ЦКР сократил документооборот на 40% используя единый комплект документов

С чего начинается путь к реформе договорного блока

Как обычно выглядит договорной блок в большой организации: гора соглашений на каждый продукт или услугу, изменений к ним, дополнительных приложений и форм. С таким набором документов ежегодная договорная кампания становится трудоемким и сложным процессом. 

Компании, которые предоставляют клиентам широкий спектр продуктов или услуг, как правило, действуют по такой схеме фиксации условий работы: 

1. Заключение рамочного договора. Он включает часть условий об оказании услуг;
2. Подписание отдельных доп. соглашений. Эти документы оформляются на каждый комплект услуг с условиями по этой конкретной услуге;
3. Ежегодное заключение доп. соглашения об изменении сервисного соглашения. Проводится пересмотр набора услуг, регламентов взаимодействия, показателей эффективности, стоимости сервисов.

Настолько длительный процесс не особо продуктивен: большое количество документов, множество этапов согласования по времени и задействованным участникам. 

Чтобы быть эффективными, важно быстро замечать то, что отнимает много ресурсов, и переходить к стратегии сокращения. Именно так ЦКР поступил, проведя реформу договорной работы.

Формула оптимизации документооборота

В ходе реформы ЦКР вывел свою формулу с двумя компонентами: то есть, всего двух форм договоров для всего спектра услуг. Важно учитывать, что у компании объемный клиентский портфель и не менее объемный портфель услуг.  

Какие два типа договора компания заключает сегодня: договор присоединения и типовой сервисный договор. 

Обычно договор присоединения не имеет широкого распространения. Он используется лишь страховыми компаниями и операторами телефонной связи. На рынке же аутсорсинга это тем более редкая практика, так как каждый договор содержит специфику услуг или области применения. 

1. Договор присоединения 

Сфера использования: стандартные сервисные услуги

Это документ, который утверждается и подписывается лишь с одной стороны, предоставляющей услуги. Чтобы получать услуги, заказчику нужно просто присоединиться к договору. Документом двусторонней подписи регулируется только стоимость — клиент получает уведомление о стоимости.

Позднее появилось обновление: присоединиться к комплексу услуг теперь можно одним заявлением и одним уведомлением, тогда как раньше приходилось делать несколько соглашений и заявлений на каждую услугу. 

Итог: сокращение договорного документооборота и первичного комплекта расчетных документов на 60%.

2. Типовой сервисный договор

Сфера использования: в случае, если по внутренним регламентам клиент не может перейти на договор присоединения.

Такой договор отличается от договора присоединения лишь наличием второй подписи — подписи заказчика. Стоимость также фиксируется отдельно — соглашением о стоимости, все условия оказания услуг содержатся в тексте договора.

Есть ли услуги, которые не вошли в типовые формы договора? Да, это такие услуги, как, например, сертификация и обучение. Для них разработаны отдельные шаблонные формы. Связано это с большой вариативностью объектов и предметов договора. 

Эффекты и преимущества изменений

Реформа договорного блока, конечно, требует времени, но ее действие не заставит себя ждать. Следствием сокращения документооборота в ЦКР стало следующее.

Снижение трудозатрат на сопровождение договора как на стороне исполнителя, так и у заказчика. Центр корпоративных решений благодаря этой системе достиг оптимизации затрат на поддержку процесса до 50%.

Упрощение структуры договора. Компания сократила объем договорных и первичных документов на 40%.

Унификация условий договора. Это повысило качество документов, помогло избежать в них ошибок и в целом облегчило любую работу с договорами.

Стратегия на будущее

С учетом тренда на развитие электронного документооборота мы смотрим на оптимизацию документооборота в общем в компании и прорабатываем идею ведения договорной работы через личный кабинет заказчика. Такое решение поможет сократить сроки запуска проектов с дней до часов.