Как выглядит документация успешного проекта

В мире информационных технологий, где разработка программного обеспечения является ключевой деятельностью, хорошая документация — необходимое условие успешного проекта.

Секретами написания хорошей аналитической документации поделился системный аналитик IW Group Никита Скоропад.

Причины по которым необходима аналитическая документация на проекте:

Понимание требований

Документация помогает уточнить и формализовать требования к проекту. Это позволяет убедиться в том, что все участники проекта понимают одинаково, что нужно разработать, и что результаты будут соответствовать ожиданиям заказчика.

1. Минимизация рисков

Документация позволяет выявить потенциальные риски и проблемы на ранних стадиях разработки проекта. Это помогает команде разработчиков предотвратить возможные ошибки и ускорить процесс разработки.

2. Улучшение коммуникации

Документация — это инструмент коммуникации между участниками проекта. Она позволяет четко определить требования и ожидания заказчика и участников проекта, что улучшает взаимопонимание и помогает ускорить процесс разработки.

3. Улучшение процесса разработки

Документация помогает улучшить процесс разработки, определив этапы, которые необходимо пройти и задачи, которые нужно выполнить. Она также помогает определить способы проверки результатов разработки и улучшить качество продукта.

4. Повторное использование информации

Документация — это ценный ресурс, который может быть использован в будущем для других проектов. Она позволяет повторно использовать информацию о требованиях и процессах разработки, что ускоряет разработку новых продуктов и повышает эффективность работы команды

Как написать хороший документ?

Первое, что необходимо учитывать при написании аналитической документации, — это ее цель.

Она должна быть понятной и полезной для всех членов команды проекта, включая разработчиков, тестировщиков и менеджеров проекта. Документация должна содержать всю необходимую информацию о проекте, включая его цели, требования, функциональные возможности, ограничения и т.д.

Кроме того, документация должна быть четкой и конкретной. Используйте понятный язык и структурируйте документ таким образом, чтобы было легко найти нужную информацию.

Используйте графики, таблицы, диаграммы и другие визуальные средства для иллюстрации ключевых решений. Это даст больше понимания команде как работает продукт.

Важно также убедиться, что документация актуальна и своевременна. Периодически обновляйте ее в соответствии с изменениями в проекте и его требованиями. Кроме того, следует убедиться, что все члены команды проекта имеют доступ к актуальной версии документации.

Следует помнить, что документация не является конечной целью проекта, а скорее инструментом для достижения этой цели. Она должна быть написана с учетом конечного пользователя и технических требований проекта, а не только с точки зрения автора документации.

Документация включает в себя следующие элементы:

• Спецификация требований. Этот документ описывает требования к продукту. В нем перечислены все функциональные и нефункциональные требования к продукту, его характеристики, а также ограничения. Спецификация требований является основным документом, который определяет, что должен делать продукт.
• Анализ требований. Этот документ описывает, как будут удовлетворены требования к продукту. Он включает в себя описание архитектуры продукта, анализ рисков и возможностей, а также принятых решений. 
• Спецификация проекта. Этот документ описывает детали проектирования продукта. В нем перечислены все компоненты продукта, их свойства, отношения и функции. Спецификация проектирования является основным документом, который определяет, как должен работать продукт.
• Технические требования. Этот документ описывает, как будут реализованы компоненты продукта. Он включает в себя описание алгоритмов, структуры данных и других элементов, которые необходимы для реализации продукта.

Теперь рассмотрим основные шаги, необходимые для составления аналитической документации:

Шаг 1: Определите цели и задачи проекта. Определите, какие результаты вы хотите получить от проекта и какие задачи необходимо решить для достижения этих результатов.

Шаг 2: Составьте спецификацию требований. Определите функциональные и нефункциональные требования к продукту. Для этого необходимо провести анализ бизнес-процессов, выявить потребности пользователей и определить требования к системе.

Шаг 3: Проанализируйте требования. Определите, как будут удовлетворены требования к продукту. Разработайте архитектуру системы, проведите анализ рисков и возможностей, определите принятые решения.

Шаг 4: Составьте спецификацию проекта. Определите детали проектирования продукта. Определите компоненты системы, их свойства, отношения и функции. Убедитесь, что спецификация проектирования соответствует спецификации требований.

Шаг 5: Составьте технические требования. Определите, как будут реализованы компоненты продукта. Определите алгоритмы, структуры данных и другие элементы, которые необходимы для реализации продукта.

Шаг 6: Оформите документацию в соответствии с требованиями. Документация должна быть понятной и легко доступной для всех участников проекта. Убедитесь, что вся документация соответствует требованиям и стандартам, принятым в вашей компании (команде).

Некоторые полезные советы по написанию документации:

• Использование блок-схем и диаграмм, чтобы визуализировать взаимодействие компонентов и элементов пользовательского интерфейса.
• Использование нотаций, таких как UML, BPMN и т.д., чтобы обеспечить понимание и согласованность между всеми членами команды.
• Использование примеров и сценариев использования (USE CASE) для лучшего понимания того, как продукт должен работать в реальной среде.

Шаг 7: Обновляйте документацию в процессе разработки. В ходе работы над проектом могут возникать изменения, поэтому необходимо регулярно обновлять документацию, чтобы она соответствовала текущей версии продукта.

Шаг 8: Обеспечьте доступность документации. Документация должна быть доступна всем участникам проекта. Разместите ее на общей платформе или в облачном хранилище. Хорошим решением будет Confluence, как по мне, один из лучших инструментов для ведения проектной документации.

Поздравляем, теперь ваша документация великолепна!