Как обеспечить интеграцию системы управления закупками с ЕИС и ГИС НР

При всем многообразии корпоративных закупок существенную их долю составляют закупки по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — 223-ФЗ), осуществляемые госкорпорациями и госкомпаниями и подлежащие размещению в Единой информационной системе в сфере закупок (далее — ЕИС) в соответствии с требованиями законодательства.

Общая сумма затрат на закупки, опубликованные в рамках 223-ФЗ, по итогам третьего квартала 2024 года составила 2,13 трлн рублей. Приведенные данные относятся только к открытой части закупок госкорпораций. В марте 2022 года Правительство РФ приняло решение, которое позволило заказчикам по 223-ФЗ публиковать закупки в закрытых секциях торговых площадок на основании постановления Правительства РФ от 06.03.2022 № 301. По этой причине часть закупок недоступна для аналитики.

ЕИС — это государственная информационная система, предназначенная для обеспечения централизованного учета и обработки информации о закупках товаров, работ и услуг. ЕИС обеспечивает прозрачность и доступность информации о закупках, а также способствует повышению эффективности и конкурентоспособности закупочных процедур. Все сведения, размещенные на официальном сайте ЕИС, находятся в открытом доступе, просмотреть их может каждый пользователь. Исключение составляют лишь данные, содержащие государственную тайну, а также данные, не подлежащие размещению, — их могут просмотреть только исполнитель и сам заказчик.

Интеграция корпоративных систем управления закупками с ЕИС позволяет повысить эффективность и прозрачность закупочного процесса за счет автоматизации большого количества операций, связанных с проведением процедуры закупок и контроля ее результатов, а также исполнением договоров. Это значительно сокращает время на ручные операции, уменьшает вероятность ошибок и способствует соблюдению законодательных требований. При этом на стороне заказчика обеспечивается единый сквозной процесс закупок, что существенно упрощает анализ информации, мониторинг закупок, и в конечном счете позволяет принимать более обоснованные решения на основе актуальных данных.

В последние годы ЕИС претерпела множество изменений, направленных на улучшение взаимодействия с другими информационными системами. Эти изменения касаются как технических аспектов интеграции, так и функциональных возможностей, предоставляемых пользователям. Изменения, связанные в том числе с интеграционным взаимодействием, происходят постоянно, поскольку ЕИС регулярно совершенствуется и адаптируется к новым требованиям законодательства и техническим стандартам.

Современная корпоративная SRM-система должна обеспечивать широкие возможности интеграции, в том числе с ЕИС, электронными торговыми площадками и электронными магазинами. Ключевым вопросом для вендора при этом становится необходимость отслеживания всех изменений и своевременная доработка своего продукта в целях обеспечения надежной интеграции с внешними системами и бесперебойной работы системы управления закупками. Для этого требуется наличие команды квалифицированных специалистов, способных оперативно реагировать на изменения и вносить соответствующие обновления в программное обеспечение. Не нужно забывать также про важные аспекты технической поддержки на всех этапах по консультированию пользователей в части вносимых изменений в функционал систем.

Важно также понимать, что SRM-система должна не только эффективно осуществлять интеграцию с ЕИС и другими системами, но и быть готова к внедрению новых инструментов, способствующих улучшению процесса закупок. С 2020 года еще одним дополнительным инструментом в обеспечении прозрачности, эффективности и безопасности процесса закупок всех видов стала государственная информационная система «Независимый регистратор» (далее — ГИС НР). Эта система, разработанная для мониторинга и фиксации действий участников контрактной системы в сфере закупок в реальном времени, играет важную роль в обеспечении соблюдения требований законодательства, борьбе с мошенничеством и предоставлении объективной информации для контролирующих органов. С помощью установки специального плагина обеспечивается:

• фиксация, включая видеофиксацию, действий (бездействия) участников закупочных процедур в ЕИС и на электронных площадках, в том числе информации об электронных документах;
• фиксация событий информационного взаимодействия ЕИС с электронными площадками и информационными системами;
• видеофиксация действий (бездействия) участников закупочных процедур в таких информационных системах;
• мониторинг доступности (работоспособности) ЕИС и электронных площадок и хранение информации о такой доступности (работоспособности).

Пользователь самостоятельно решает, устанавливать ГИС НР или нет, но, отказываясь от его использования, важно помнить, что в спорных ситуациях и при рассмотрении дел в Федеральной антимонопольной службе (ФАС) записи ГИС НР являются официальным доказательством действий или бездействия лица и принимаются к рассмотрению [1]. Заказчик или поставщик может использовать ГИС НР, когда участвует в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые проходят на ЕИС и восьми федеральных электронных торговых площадках. Согласно данным, приведенным в официальном Telegram-канале Федерального казначейства, по состоянию на октябрь 2024 года, обеспечивается в среднем 31 тыс. ежедневных применений плагина и зарегистрировано свыше 51,8 млн событий.

При этом необходимо учитывать, что с апреля 2024 года вступила в силу норма о том, что передача из ЕИС в корпоративную информационную систему управления закупками информации, которая не подлежит размещению на официальном сайте ЕИС, обеспечивается только в случае наличия у такой системы аттестата соответствия по защите не ниже К2 и ее обязательной интеграции с ГИС НР (п. 32 Положения о ЕИС, утвержденного постановлением Правительства от 27.01.2022 № 60). Без зафиксированного факта настроенного взаимодействия такой системы закупок с ГИС НР, начиная с 1 апреля 2024 года, получение из ЕИС сведений, которые не подлежат размещению на официальном сайте ЕИС, недоступно. Таким образом, обеспечение интеграции корпоративной системы закупок с ГИС НР становится не только полезной, но и необходимой задачей.

Если закупки в компании осуществляются в рамках 223-ФЗ, то полноценная интеграция корпоративной SRM-системы с ЕИС и ГИС НР — это ключевой фактор для обеспечения соответствия законодательным требованиям, повышения прозрачности и эффективности процесса закупок, а также оптимизации расходов и минимизации рисков. Постоянное развитие и совершенствование ЕИС и ГИС НР требуют от вендоров оперативности и готовности к адаптации своих продуктов, что в конечном итоге позволяет обеспечить возможность заказчикам работать с надежными и эффективными решениями в сфере управления закупками.

[1] Письмо Федеральной антимонопольной службы от 25.02.2019 № МЕ/13989/19 «О применении ГИС «Независимый регистратор» при рассмотрении жалоб на действия (бездействие) электронных площадок»