Сервисы для управления штрафами автопарка: чем отличаются и как выбрать

Я работаю в сервисе мониторинга штрафов и знаю, с какими сложностями сталкиваются компании при отслеживании начислений. Самая частая проблема, которую называют клиенты: при ручном мониторинге штрафы теряются, их не успевают оплатить со скидкой и начисление попадает в ФССП.

Эту проблему закрывают специальные сервисы, которые собирают информацию из официальных баз данных и хранят ее в одном месте. Они помогают компаниям вовремя реагировать на постановления, успевать оплачивать их в льготный период и не допускать передачи приставам.

На основе опыта клиентов я собрала критерии, по которым российские компании выбирают сервисы для контроля штрафов.

Услуги

Изначально многие компании ищут сервис только для проверки штрафов. Однако со временем организации хотят закрывать в сервисе больше задач, потому что автоматизация значительно упрощает работу и разгружает сотрудников.

Чтобы не пришлось переносить данные на другой сервис, стоит сразу выбрать вариант с разными решениями для автопарков.

Вот что сервис должен делать обязательно:

Мониторинг штрафов. Убедитесь, что сервис отслеживает штрафы из нужных ведомств: ГАИ, АМПП, МАДИ, Ространснадзора. Если работаете с большегрузами, платформа должна мониторить начисления системы «Платон». Автоматическое отслеживание поможет вовремя оплачивать штрафы, экономить деньги за счет оплаты со скидкой и избегать передачи штрафов судебным приставам.

Проверка исполнительных производств. Посмотрите, собирает ли сервис данные о делах ФСПП. Как только приставы запустят производство, придет уведомление, так что вы сможете погасить задолженность до начисления исполнительского сбора.

Еще сервис может предлагать дополнительные услуги:

Отслеживание платных проездов. Пригодится, если машины часто ездят по трассам системы «свободный поток»: ЦКАД, М-12 «Восток», МСД, ЗСД и другие. Если в сервисе нет отслеживания проездов, придется проверять постановления вручную: на сайтах и в приложениях операторов платных дорог.

Автоматизированный мониторинг также поможет быстро подтвердить оплату проезда для бухгалтерии, проанализировать затраты и увидеть, на какую поездку пришла задолженность.

Проверка пропусков на МКАД, ТТК и СК. Если грузовые машины регулярно ездят через Москву, пригодится мониторинг пропусков. Он предупредит об истечении срока действия за несколько недель, так что вы успеете собрать необходимые документы, подать заявление и оформить новый документ. Сервис позволит избежать штрафа за проезд, если пропуск аннулируют.

Интеграция с программой учета. Если вы используете 1С или другую учетную систему, проверьте, есть ли у сервиса модуль для подключения. С такой опцией не придется открывать несколько окон или переносить платежные поручения в программу вручную: новые штрафы будут загружаться в нее автоматически. По такому же принципу работают сервисы с интеграцией через API (программный интерфейс).

Чаще всего сервисы мониторинга включают в подписку базовую услугу — мониторинг штрафов и исполнительных производств. А отслеживание проездов и пропусков оплачивают дополнительно.

История данных

Очень важно, чтобы штрафы не исчезали из системы после оплаты, а хранились централизованно. Так, если уже погашенный штраф по ошибке перейдет приставам, вы сможете найти квитанции, подтвердить оплату и обжаловать исполнительное производство.

Также у сервиса должна быть система фильтрации штрафов, которая поможет быстро найти нужное постановление. Удобно, если начисления можно сортировать:

• по номеру авто;
• статусу оплаты;
• ведомству или типу нарушения;
• дате постановления.

Проверьте, есть ли у сервиса необходимые настройки для формирования отчетов и насколько они гибкие. В первую очередь узнайте, можно ли составлять разные виды из доступных данных. Например, получится ли добавить в документ только оплаченные постановление на все машины автопарка или по конкретным водителям.

Работа с водителями

Если штрафы оплачивает водитель, стоит выбрать сервис, в котором есть возможность направлять начисления сотрудникам, например, в виде СМС. Как только придет новое постановление, ответственный за нарушения получит СМС со ссылкой на оплату. Вы также будете видеть, кто именно получил штраф, и сможете напомнить ему о погашении.

В некоторых сервисах можно настроить автоматическое списание средств с карты. Сотруднику необходимо один раз дать согласие на безакцептное списание, и тогда система будет снимать деньги за штраф сама, без подтверждений платежей от работника. Так не придется оформлять возмещение и удерживать деньги из зарплаты вручную.

Разные варианты оплаты начислений

Убедитесь, что на платформе доступно несколько способов оплаты, среди которых можно выбрать наиболее удобные — в зависимости от ситуации. Как правило, сервисы работают с такими вариантами:

• онлайн-платежи банковской картой;
• оплата через платежное поручение по реквизитам;
• списание с банковской карты водителя.

Еще есть сервисы с балансом личного кабинета — это «кошелек», который можно пополнить и с него списывать деньги на погашение. Так вы сможете погасить все начисления разом, а бухгалтерам не придется выгружать штрафы в программу учета: будет достаточно сформировать одно платежное поручение на пополнение баланса.

Уровень поддержки и сопровождения для бизнеса

Важно, чтобы у сервиса была экспертная поддержка, которая разбирается не только в настройках личного кабинета, но и в задачах автопарка. Платформы для мониторинга тесно связаны с работой ведомств. Если штраф поздно загрузится или по нему придется оформить возврат, вас не должны оставить один на один с этой задачей. Качественный сервис подскажет вам, куда направить обращение, как составить ходатайство, и будет сопровождать на всех этапах решения вашего вопроса.

Чтобы проверить уровень поддержки, напишите в чат с каким-нибудь профильным вопросом. Посмотрите, как консультанты решают проблему и не отвечает ли на ваши сообщения бот.

Вывод

1. Чтобы выбрать подходящий сервис, проанализируйте, какие задачи автопарка нужно закрыть сейчас и какие услуги вам могут понадобиться в будущем. Например, помимо мониторинга штрафов и исполнительных производств, компании могут следить за пропусками и платными дорогами.
2. Сервис должен хранить все начисления и платежи компании, чтобы вы могли быстро найти подходящее постановления. Удобные фильтры помогут с поиском информации для обжалований и отчетов.
3. Если компания взыскивает штрафы с водителей, стоит выбрать сервис, где можно перенаправлять уведомления о новых постановлениях сотрудникам и списывать с них деньги автоматически.
4. На платформе должны быть удобные вам варианты оплаты: банковской картой, по реквизитам или через баланс в личном кабинете.
5. Желательно, чтобы служба поддержки сервиса разбиралась в работе разных ведомств. Например, помогала с обжалованием или восстановлением сроков для уплаты штрафов.