Пошаговая цифровизация бизнеса: как сократить издержки и навести порядок

Это вторая часть разбора шагов на пути к цифровизации малого и среднего бизнеса. В первой части я объяснила, в чем отличие автоматизации от цифровизации и почему необходимо начать движение к цифровизации через автоматизацию. А еще поделилась списком симптомов, сигнализирующих, что бизнесу уже необходимо избавляться от устаревших Excel-таблиц. Но это все — теория. Самое время перейти к делу.

Я расскажу, как избавиться от трат сегодня и повысить продуктивность сотрудников в будущем.

Итак, вы прошли этап автоматизации бизнеса и задумались о том, как перейти на уровень цифровизации. Но как подступиться к этому слону? Разделать на куски!

1. Ракурс решает все

Посмотрите на свой бизнес через призму потребностей клиента. Как вы ведете разговор? Все ли о нем знаете и как внимательно относитесь к деталям? Насколько просто клиенту с вами общаться и получать информацию о продукте или услуге?

Здесь задача бизнеса сводится к оптимизации цифровой структуры. В том числе сбору информации и ее включении во внутренние процессы компании. На этом этапе развитие системы уходит в детализацию того, что было задано еще на этапе автоматизации.

2. Удержание инфраструктуры

Если уровень автоматизации мог держаться на одной-двух системах в инфраструктуре компании, то для задач цифровизации нужно сшить «лоскутное одеяло», где каждая компания — фрагмент ткани под свои задачи и цели.

Здесь важно придерживаться незыблемого правила: новая программа должна соответствовать не только текущим задачам бизнеса, но и масштабироваться под растущие запросы.

При этом важно помнить: экосистема компании — единый механизм взаимосвязанных деталей, а цифровые технологии прочно в него встроены. Поэтому любые изменения, обновления или новые инструменты должны внедряться не хаотично, а с четким пониманием — как они будут взаимодействовать с остальными элементами системы.

Такой подход позволяет бизнесу не просто удерживать инфраструктуру в рабочем состоянии, а формировать устойчивую среду, которая сможет адаптироваться под новые задачи, рост компании и изменения рынка.

Однако на этом этапе многие допускают критическую ошибку. Они пытаются настроить все самостоятельно. В результате учет изначально строится неправильно, и компания начинает терять деньги — порой сотни тысяч, а иногда миллионы! Вряд ли кто-то станет строить дом на кривом и неустойчивом фундаменте. Может, конечно, получится что-то вроде второй Пизанской башни, но вряд ли к такому дому будут ехать за тысячи километров. И тем более жить в нем.

3. Оптимизация

Дальше работа становится понятнее. Живой, растущий бизнес регулярно пересматривает процессы, убирает лишние действия, самостоятельно выводит в цифру повторяющиеся операции и недостающие аналитики. Это непрерывный процесс, который постепенно меняет и само мышление внутри компании. В этом случае любые проблемы становятся вашим соратником. Они подсвечивают зыбкие места, требующие изменений.

На этом этапе важно не забывать, что включение любой новой программы, — это усиление общей системы.

Кроме того, в такой ситуации бизнес вводит новые подходы и правила с точки зрения открытия новых возможностей, а не закрытия брешей в учете. Теперь ваше дело напоминает дом на стабильном фундаменте с базовыми коммуникациями, в котором активно появляются умные лампочки, подогрев пола и прочие высокотехнологичные удобства.  

При этом ко всем этапам стоит подходить в строгой последовательности — иначе придется делать проводку, разбивая красивую плитку. Поэтому увидеть существующие, возможные и будущие проблемы может специалист. Профессионал за пару часов сессии сэкономит вам до нескольких дней или недель головной боли.

Укрощение 1Строптивых

Однако при разборе всех этапов появляется еще один распространенный барьер — страх перед сложными системами. Часто он связан не столько с программами, сколько с неправильным подходом к их внедрению. Работникам дают доступ сразу ко всему функционалу, не обучают базовым действиям, не настраивают интерфейс под конкретные задачи.

В итоге инструмент, который должен упрощать работу, усложняет ее.

При грамотной настройке и обучении большинство таких систем становятся вполне понятными и удобными. А значит, рабочих часов, потраченных на разбор системы, становится меньше — их можно задействовать в других областях.

Разберем основные шаги «подготовки» сотрудника и самой программы.

1. Долой лишнее

Нет смысла открывать доступ ко всему функционалу рядовому работнику. Давать информацию, которую сотрудник не будет использовать в своей деятельности — только путать.

Лучше всего ограничить доступ и предоставить только необходимое для работы. Так работник не будет теряться и делать ошибки случайными нажатиями. Лучше внедрять по чуть-чуть и постепенно.

2. Настройка под себя

Часто руководитель и его сотрудники теряются в обилии окошек, всевозможных отчетах и функциях... Но есть возможность настройки интерфейса и создания системы под себя (например, 1С:ERP).

3. Помощь со стороны

Инструменты цифровизации всегда можно настроить, систему или интеграцию доработать и подогнать под конкретные запросы бизнеса. Сделать это эффективно помогут программисты или специалисты по цифровизации.

Не готовы подходить настолько кардинально? Пригласите специалистов для обучения ваших сотрудников. Вклад в образование работников окупается быстро и заметно.

Все начинается не с дорогих и трудных решений, а с базового — порядка в учете и готовности системно выстраивать процессы.