Как правильно уволить сотрудника без обид и репутационных рисков

Решение об увольнении принято. Независимо от причины, следующий шаг — самый сложный: провести эту процедуру корректно, безболезненно и профессионально, сохранив деловую репутацию компании и минимизировав стресс для обеих сторон. 

В этой статье разберемся, как грамотно уволить сотрудника юридически, а также что сказать человеку при увольнении.

Шаг 1. Подготовка к разговору

Импровизация в таком деликатном деле недопустима. Успех на 80% зависит от того, как вы подготовитесь. Основательная предварительная работа по сбору документов, выбору места, времени для разговора и предложений по поддержке человека после ухода — фундамент процесса, как безболезненно уволить сотрудника.

Прежде всего проверьте юридические аспекты, в том числе не является ли спорной или надуманной причина увольнения, которую вы озвучите сотруднику. 

Четко сформулируйте основание в соответствии с ТК РФ (сокращение штата, несоответствие должности, соглашение сторон). Чтобы минимизировать риски судебных споров, проконсультируйтесь со штатным юристом.

Продумайте «социальный пакет» при увольнении. Решите, какими способами вы можете поддержать сотрудника после ухода.

Например:

• Выходное пособие сверх обязательного по закону, если возможно.
• Помощь с выходом на биржу труда, карьерные консультации.
• Составление рекомендательного письма.

Поддержка уже после увольнения покажет, что компания ценит вклад сотрудника.

Выберите время и место. Разговор должен быть конфиденциальным, в отдельном кабинете, где вас никто не прервет. 

Понятно, что идеального времени для увольнения сотрудника, особенно для самого работника, не существует. Но психологи и HR-эксперты советуют выбирать для разговора начало или середину недели (не пятница и не день перед отпуском сотрудника), лучше во второй половине дня, но не в конце.

Объясняется рекомендация просто: как минимум человек не будет пребывать в тревоге все выходные, в отличие от ситуации, когда о решении сообщают в пятницу вечером. А также сможет оперативно задать кадровикам вопросы, касающиеся процедуры увольнения.

Выделите 30-40 минут, чтобы провести беседу без спешки.

Подготовьте документы. В разговоре о том, как правильно уволить сотрудника, важно учесть, что к беседе должен быть готов проект приказа, текст уведомления, а также понятна сумма окончательного расчета. Это продемонстрирует серьезность намерений.

И помните, что в случае сокращения сотрудника нужно предупредить об увольнении за 2 месяца.

Шаг 2. Как построить разговор с сотрудником, которого надо уволить

Задача руководителя в беседе с сотрудником об увольнении доносить мысли четко, проявить уважение и не допускать противоречий в изложении причин, по которым вы приняли решение попрощаться с человеком.

Сценарий разговора

• Прямо обозначьте тему беседы. Не ходите вокруг да около. Пригласите сотрудника, займите место рядом, а не через стол, как на допросе.
• Озвучьте решение. В течение первой минуты донесите суть. Как сообщить сотруднику об увольнении без двусмысленности? Используйте прямые, но нейтральные формулировки: «Мы приняли решение расторгнуть трудовой договор по причине сокращения штата. Твой последний рабочий день запланирован на [дата]». Избегайте фраз «мы подумываем…» или «может быть…». Это дает ложную надежду.
• Кратко объясните причины, не допуская перехода на личности. Говорите о позиции, функции, изменениях в компании, но не о личности человека. 

Как корректно уволить сотрудника и что сказать? Примеры формулировок могут быть следующими:

1. «Компания переходит на новую модель работы, и твоя позиция подвергается сокращению» (при сокращении). 
2. «Мы пришли к выводу, что требования к этой должности изменились, и текущая ситуация не соответствует нашим общим целям» (при несоответствии). 

Важно!  Не допускайте оценочных суждений  из разряда «ты плохо работал».

• Расскажите, на какие выплаты, выходное пособие и меры поддержки может рассчитывать сотрудник. Об этом можно сказать так: «Мы ценим твой вклад и хотим, чтобы переход прошел для тебя мягче. Мы подготовили…» и перечислите, что получит человек при увольнении. Это один из способов, как уволить сотрудника вежливо, сместить фокус с проблемы на решение и сгладить углы, насколько это возможно.
• Дайте выговориться и ответьте на вопросы. Скажите: «Я понимаю, что это неожиданная новость. Готов ответить на твои вопросы». Выслушайте, сохраняйте спокойствие. На возможные эмоции реагируйте сдержанно: «Понимаю твои чувства, решение окончательное и пересмотру не подлежит».
• Обсудите следующие шаги. Когда решение уже объявлено, переведите беседу в практическое русло.«Сейчас я передам тебе проект уведомления. Давай согласуем план передачи дел на следующие две недели. Завтра в 10:00 обсудим детали с [имя заместителя/коллеги]».

Какие фразы для увольнения сотрудника использовать, а какие — нет

Конкретные фразы, формулировки, какими словами уволить сотрудника, разумеется, будут зависеть от множества обстоятельств. В том числе от причины, по которой вы приняли решение проститься с человеком, его опыта в компании, результатов работы и даже ваших личных отношений. Я предложу лишь несколько наиболее универсальных вариантов удачных фраз и тех, что говорить точно не стоит.

Удачные формулировки:

• «Мы благодарны за твой вклад».
• «Мы хотим сделать этот переход максимально комфортным для тебя».
• «Твои сильные стороны — это [конкретика], и мы готовы подчеркнуть это в рекомендации».
• «Давай сосредоточимся на практических шагах, чтобы спокойно завершить работу».

Неудачные формулировки:

• «Мне это тоже неприятно» или «Руководство решило…» (перекладывание ответственности).
• «Я бы на твоем месте…» (неуместное сравнение).
• Любая критика личных качеств, не относящаяся напрямую к профессиональным обязанностям.

Шаг 3. Документальное оформление: текст для увольнения сотрудника

После разговора необходимо закрепить все юридически. Как написать сотруднику, что он уволен? Речь не о том, чтобы заменить разговор бездушным сообщением, а о письменном уведомлении работника.

В официальном уведомлении нет места эмоциям. В документе нужно четко изложить причины увольнения, обозначить последний день работы сотрудника в компании. При необходимости в соответствии с законодательством добавляйте другие важные блоки.

Образец уведомления при сокращении:

Уважаемый/ая [Имя Отчество]!

Настоящим уведомляем вас о предстоящем расторжении трудового договора от [число, месяц, год] № [номер] в связи с сокращением штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ).

Ваш последний день работы в компании — [число, месяц, год].

В соответствии с требованиями ТК РФ, предлагаем вам все вакантные должности, имеющиеся в компании, которые соответствуют вашей квалификации [можно перечислить или приложить список].

Ознакомьтесь, пожалуйста, с данным уведомлением и распишитесь в его получении.

С уважением,
[должность, ФИО руководителя, подпись]

Важно! Документ вручается после личной беседы, а не вместо нее. Такой текст для увольнения сотрудника завершает процесс официально.

Шаг 4. Оффбординг и работа с командой

Определиться, как сообщить сотруднику об увольнении в мягкой форме, и осуществить этот план — лишь часть задачи. Нужно предусмотреть грамотное проведение оффбординга, это поможет снизить вероятность утечки данных при увольнении, а также минимизировать репутационные риски. 

Продумайте следующие шаги:

• Проведение exit-интервью. Попросите HR пообщаться с сотрудником через 1-2 дня после разговора об увольнении. Цель — получить обратную связь о процессах в компании в конструктивном ключе, а не обсуждать решение.
• Передача дел. Назначьте ответственного и составьте четкий план.
• Разговор с командой. Сообщение об уходе человека должно быть нейтральным и согласованным с увольняемым сотрудником.

Лучше всего провести короткое собрание или отправить емкое письмо:

«Коллеги, информируем вас, что [Имя] покидает компанию [дата]. Он/а внес/ла значительный вклад в [проект]. Передачу дел будет курировать [Имя]. Давайте поблагодарим [Имя] за совместную работу». 

Избегайте разглашения причин, это приватная информация.

Проанализировав причины увольнения, стоит задуматься и о превентивных мерах. Внедрение регулярного мониторинга благонадежности для топ-менеджмента и сотрудников, работающих с чувствительной информацией или финансами, — это современный стандарт риск-менеджмента. Такие проверки помогут предотвратить потенциальные репутационные и финансовые потери, а оценка рисков при найме — принимать взвешенное решение о приеме на работу сотрудника в принципе.

Чек-лист руководителя: 5 шагов, как корректно уволить сотрудника

Резюмируем, как грамотно уволить сотрудника без обид и проблем, какие моменты нужно учесть:

• Юридическая чистота: основание увольнения строго по ТК РФ, документы подготовлены.
• Готовый сценарий: продуманы фразы для увольнения сотрудника, начало и конец разговора, ответы на вероятные вопросы.
• Поддержка сотрудника после увольнения: определен размер выходной компенсации, помощь с трудоустройством.
• Конфиденциальность и наиболее удачный момент: разговор назначен в подходящее время в закрытом помещении.
• План после разговора: готовы документы для подписания, назначен ответственный за передачу дел, составлен сценарий информирования команды. 

Не стоит считать увольнение сотрудника катастрофой. Да, это неприятный процесс, но чем лучше он будет продуман, тем меньше напоминает стихийное бедствие. Помните об уважительном отношении, выверенности формулировок и корректном составлении документов. 

Используя выверенный алгоритм, вы сможете мягко уволить сотрудника, минимизировав репутационные риски для компании и сохранив с ним отношения на достойном уровне. Ведь то, как компания прощается с людьми, говорит о ее культуре не меньше, чем то, как она их нанимает.