Как подготовиться к годовой инвентаризации запасов

Годовая инвентаризация — это не просто формальность и обязательная процедура, регламентированная новым Федеральным стандартом бухгалтерского учета «Инвентаризация» (ФСБУ 28/2023), а один из основных инструментов внутреннего контроля в компании.

Инвентаризация позволяет оценить реальное состояние активов и подтвердить их оценку, выявить расхождения, минимизировать финансовые риски и улучшить показатели оборачиваемости запасов.  Для крупного производственного предприятия, где в обороте находятся тысячи тонн сырья, готовой продукции, оборудования и прочих запасов, инвентаризация превращается в масштабный проект. И если начинать подготовку в последний момент, то неизбежно возникнут проблемы. Даже при наличии приказа о проведении инвентаризации и соответствующего регламента, процесс сопровождается трудностями, которых можно избежать при правильной подготовке.

Типичные сложности при проведении инвентаризации:

1. Несоответствие данных учета и фактического наличия:

• Несвоевременное отражение первичных документов в учете.
• Разница в количестве сырья, полуфабрикатов и готовой продукции из-за ошибок в первичном учете. 
• Неправильная маркировка или потерянные партии материалов. 

2. Несвоевременное списание неликвидных ТМЦ:

• Устаревшие материалы, брак или избыточные запасы «висят» в учете, искажая отчетность.

3. Остановка производства:

• Инвентаризация часто требует приостановки работы производственных цепочек, складов и отвлечения сотрудников, что ведет к потерям времени и денег. 

4. Человеческий фактор:

• Недостаточная подготовка сотрудников, привлекаемых к пересчету. 
• Ошибки в заполнении документов из-за спешки. 
• Отсутствие персонала для годовой инвентаризации, вызванное некорректным распределением отпусков без учета сроков проведения инвентаризации.

5. Технические сложности:

• Проблемы с оборудованием для взвешивания и измерения (неисправные весы, отсутствие калибровки). 
• Недоступность некоторых складов или зон хранения из-за логистических задержек. 

6. Нехватка времени:

• Если начинать подготовку поздно, процесс становится менее системным, качество проверки снижается. 

Как избежать авральной ситуации в период инвентаризации

Оптимизировать процесс инвентаризации, снизить издержки на ее проведение и учесть результаты инвентаризации в годовой отчетности поможет система предварительных мероприятий. 

1. Разработка графика пересчета:

• Использование метода скользящей инвентаризации, при котором пересчет запасов производится не сразу целиком, а по частям в течении утвержденного периода.
• Правильная оценка потребности в количестве ресурсов для проведения инвентаризации.

2. Автоматизация учета и предварительная сверка:

• Внедрение информационной системы складского учета с адресным хранением запасов для отслеживания их движения и использование терминалов сбора данных при проведении инвентаризации.
• Ежемесячные сверки между производственными отделами и бухгалтерией.
• Ежеквартальные выборочные пересчеты для выявления и устранения проблем до начала годовой инвентаризации. 

3. Обучение персонала:

• Проведение инструктажей для сотрудников, задействованных в пересчете. 
• Разработка четких регламентов и инструкций: кто за какой участок отвечает, как заполнять документы. 
• Использование единого шаблона и формата документов, оформляемых по итогам инвентаризации.
• Проверка знаний и тестирование уровня компетенции участников рабочих комиссий.

4. Подготовка инфраструктуры:

• Проверка и калибровка весов и других измерительных приборов. 
• Организация логистики: оформление пропусков и допусков ко всем складам и производственным зонам, обеспечение корректной навигации на складах для участников рабочих комиссий.
• Уведомление подрядчиков, осуществляющих хранение и переработку запасов, о предстоящей инвентаризации и проверка готовности их инфраструктуры к проведению инвентаризации.
• Предварительное согласование участия в инвентаризации специалистов-маркшейдеров для отдельных категорий запасов, если это применимо.

5. Оптимизация сроков:

• Проведение инвентаризации в период минимальной загрузки производства.
• Разделение процесса на этапы, чтобы не останавливать производственные мощности.
• Привлечение дополнительных ресурсов на период пересчета — временный персонал или специализированную организацию. 
• Завершение работы комиссий по активированию и списанию неликвидных запасов до начала инвентаризации.

6. Взаимодействие с бухгалтерией и аудиторами:

• Предварительное согласование методик пересчета.
• Привлечение внутренних аудиторов для контроля на ключевых этапах.
• Предварительная актуализация информации о материально-ответственных лицах и актуальных местах хранения

7. Рассмотрение и утверждение итогов инвентаризации центральной инвентаризационной комиссией (ЦИК)

• Заблаговременное формирование графика заседаний ЦИК для планирования ресурсов членов комиссии.
• Создание единого информационного ресурса для сбора и хранения материалов инвентаризации доступного ЦИК для предварительного ознакомления с ними.
• Перевод в электронный формат подготовки и подписания всей документации по инвентаризации — от приказа до инвентаризационных описей и протокола, утверждающего итоги инвентаризации, чтобы повысить скорость оформления результатов инвентаризации и оптимизировать документооборот.

Внедрение современных технологий учета, обучение сотрудников и четкое планирование позволяют превратить инвентаризацию из ежегодной головной боли в рабочий инструмент контроля.