Как выстроить управленческий учет с нуля, чтобы увидеть прибыль

Наш клиент — это сервис цифрового контроля автопарка. Компания продает оборудование, сдает его в аренду, помогает с установкой и настройкой, работает в сфере логистики и агробизнеса. На данный момент имеет  два юрлица, в штате 18 сотрудников и ежемесячная выручка 8–12 млн руб. Однако у собственника не было понимания, сколько реально зарабатывает бизнес и на чем теряются деньги.

Исходная ситуация

Учет был разрозненным: выручка и платежи — в 1С, склад и движение товаров — в Битрикс, расходы — в Excel. Себестоимость считалась в 1С Бухгалтерии некорректно, часть платежей шла через личные карты, а процент от оборота ежемесячно «на глаз» уходили через «банк собственника». Также усложняет ситуацию специфика работы: продажи оборудования проходили по предоплате и по постоплате, сервис — по абонентской плате с постоплатой. Два юридических лица, смешанные договоры и партнерская структура вносили дополнительную сложность в сбор данных.

Решение

На первом этапе мы зафиксировали цели проекта: прозрачность прибыли, оценка эффективности направлений. Затем команда «Бережные финансы» разработала и согласовала проформы всех ключевых отчетов: отчет о прибылях и убытках (ОПУ), отчет о движении денежных средств (ДДС) и баланс. 

Реализация проекта по шагам: 

1. Сбор и проверка исходных данных

На старте мы провели аудит доступных источников: выгрузили данные из 1С (по выручке и платежам), Битрикс24 (по складу и продажам), а также собрали таблицы Excel с историей расходов. Проверили полноту и актуальность данных за один месяц и откорректировали метод передачи информации от бухгалтера и ассистента.

2. Формирование справочника статей

Мы систематизировали все виды доходов и расходов, присвоив им единые коды и категории. Это позволило исключить дублирование и сделать будущую аналитику структурированной. Классификатор статей стал основой для дальнейшего формирования отчетности, в том числе для настройки фильтров по направлениям.

3. Разработка структуры ОПУ

Создали шаблон отчета о прибылях и убытках, согласованный с клиентом: отдельно для направлений «оборудование» и «услуги». Учли специфику постоплаты, предоплаты, себестоимости по закупу и необходимость исключать внутригрупповые обороты. Провели первую загрузку данных за один месяц и проверили корректность расчетов.

4. Анализ расходов и построение ДДС

Построили отчет о движении денежных средств на основе выписок с расчетных счетов и расходов, отраженных вручную. Разделили поступления и платежи по видам деятельности и направлению, выделили подотчетные суммы. Это позволило увидеть реальные денежные потоки.

5. Составление баланса

Собрали активы и пассивы: остатки по счетам, долги перед поставщиками и дебиторку. Рассчитали собственный капитал и ввели статью «резервный фонд»  для отражения распределения прибыли. Получился корректный баланс, где прибыль минус резервный фонд соответствовала изменению капитала.

6. Построение аналитики и дополнительных отчетов

Создали дополнительную отчетность: анализ маржинальности по продаже оборудования, движение товаров по складу, отчет по подотчетным средствам и отчет по постоянным расходам. Эти данные не были доступны ранее, но стали ключевыми для принятия управленческих решений. 

Также мы составили инструкции для сотрудников компании, как самостоятельно обновлять отчеты — в видео и презентационном формате.

Так как  инструкции индивидуальны, мы не приводим их полностью, а лишь иллюстрируем как это выглядит для клиента.

Рис.1 Инструкции для создания отчетов.

Рис.2 Элементы презентации: Как заполнить и проверить Баланс.  

В проекте применялся комбинированный подход: выручку брали из документов реализации в 1С, платежи — по выпискам, а данные по поступлению товаров для реализации — вручную по данным ассистента. Был создан отдельный отчет по подотчетным суммам, который позволил контролировать движение денежных средств взятые в подотчет. Также разработали отчет по движению товаров, отсутствующий в стандартной бухгалтерии в корректном виде.

Для каждого клиента «Бережные финансы» создают индивидуальную «дорожную карту» настройки управленческого учета, с учетом ресурсов клиента. 

Реакция клиента

По завершении проекта клиент отметил, что впервые получил целостную картину: «Теперь мы понимаем, сколько у нас денег, куда идут траты, и какая маржинальность по направлениям. Это дает уверенность в принятии решений и планировании роста». В планах — запуск системы бюджетирования.