Каждый гость как драгоценный камень: двухдневный частный юбилей

Концепция

Именинница — многогранная, мудрая, незаменимая, достигшая к своему юбилею совершенства. 50 лет — золотой возраст, когда в жизни уже есть самое ценное: крепкая семья и верные друзья. Исходя из пожеланий клиента и личных качеств именинницы была предложена концепция «Драгоценные камни», где каждый гость для виновницы торжества — особенное, изысканное украшение этого события.

Проект в цифрах

• 4 месяца на подготовку;
• 40 драгоценных гостей;
• 52 артиста;
• 79 человек персонала;
• 2 дня.

Перед командой стояли задачи организовать выездной уикенд в узком кругу самых близких, обеспечить сопровождение гостей с момента приглашения, создать атмосферу праздника и роскоши для именинницы и гостей, поддержать высокий уровень сервиса и банкетного обслуживания, собрать звездный состав артистов, сохранить в программе юмор ведущих и сделать ее разнообразной и насыщенной на все время проведения события.

Было принято решение провести два наполненных событиями дня в Москве. 

Приглашения

За несколько месяцев до мероприятия гости получили электронное приглашение с указанием сайта, где можно было найти подробную информацию о предстоящем юбилее.

Физические приглашения состояли из трех элементов: конверт, карточка приглашения и карточка с дресс-кодом. Конверты вырублены штампом и собраны вручную. Листы бумаги для карточек специально склеивались для большей плотности (560 г/м²). Для печати использовались и цифровая печать, и печать методом шелкографии, и высокая печать.

Текст на карточках и логотип на конвертах были изготовлены из золотой пластины, нанесенной на клеевой слой методом гальванизации, наклеены вручную на каждое приглашение. На конверт и приглашение так же были наклеены стразы Swarovski различного диаметра.

Площадка

Нам требовалась площадка, подходящая под критерии:

• Отдаленность от города, дорог;
• Эстетика площадки;
• Возможность расселения 40 гостей;
• Высокий уровень гостиничного и банкетного обслуживания;
• Статус площадки.

Гости поселились в отеле загородного гольф-клуба Agalarov Estate Hotel & Spa.

Для гала-ужина выбран зал гольф-клуба. Пространство площадки заполнено большой фотозоной и сценой, обрамленной экранами и декоративным каше, для того, чтобы гости, сидя за разными столами, были рядом с друг другом, и зал не был слишком большим для 40 человек.

Визуальный стиль декора гала-ужина был подчинен общей концепции мероприятия — роскоши и драгоценностям.

В стилистику были добавлены неоновые элементы: арочная фотозона, парящие гостевые столы, неоновое каше для сцены.

Для каждого стола был выбран индивидуальный цвет и камень: изумруд — зеленый, берилл — желтый, александрит — розовый, рубин — красный, алмаз — белый, сапфир — синий.

Для сценических экранов были разработаны: основная видеозаставка, контент на экраны под каждый концертный номер, атмосферная цветная заставка под каждый блок тостующих.

Гала-ужин вели Екатерина Скулкина и Александр Гудков, звездными хедлайнерами выступили Дима Билан и Сергей Минаев. В программе гала-ужина были выступления танцоров, барабанного и огненного шоу.

Второй день юбилея

Для второго дня требовалось сменить локацию и настроение, а также предложить гостям активность, которая бы заинтересовала, но не утомила людей.

Во второй день программа продолжилась неспешной прогулкой на яхте ERWIN по Москве-реке и выездным казино от ПРО-Интерактив. Юмор обеспечивал ведущий Максим Маркевич, музыкальное сопровождение подготовили event-DJ Кирилл Свиридов и приглашенный DJ VINI.

В рамках проекта была организована комплексная работа по нескольким направлениям:

1. Подбор площадок и работа с выбранными локациями: зонирование пространства, внедрение концепции, декора и технического оснащения в условия площадки.
2. Разработка меню на два дня торжества с учетом формата и тайминга программы.
3. Guest-менеджмент: контакт с гостями, организация перелетов и трансферов, расселение, координация услуг по укладке и макияжу, сопровождение гостей в течение двух дней мероприятия.
4. Планирование технического оснащения площадок, совмещение технического оборудования и декора, обеспечение технических райдеров артистов.
5. Разработка идеи, концепции, сценария и шоу-программы на два дня мероприятия, включая подбор артистов и хедлайнеров, создание тайминга и сценария события.
6. Обеспечение бытовых райдеров артистов и персонала: перелеты, расселение, подготовка гримерок в соответствии с требованиями.
7. Продакшн: разработка видеозаставки и контента на экраны под каждый номер, создание сайта, а также полиграфической продукции (приглашения, меню, кувертные карты, программы в номера гостей).
8. Разработка и контроль технического тайминга монтажей и демонтажей для эффективного взаимодействия всех служб: банкетной службы площадки, технических партнеров, декораторов, артистов и других участников процесса.

Основное внимание в проекте было уделено тому, чтобы концепция считывалась во всех деталях и точках контакта, а двухдневная программа оставалась насыщенной, но при этом комфортной для всех участников.