«Купер Бизнес» рассказал, как компании организуют закупки для офиса

Офисные закупки остаются регулярным процессом для большинства компаний. По данным аналитиков «Купер Бизнес», средний заказ товаров для офиса составляет около 6200 рублей, а средняя частота закупок — пять заказов в месяц. Продукты для офиса закупают 92% компаний, хозяйственные товары — 55%, канцелярию — 40%.

В число наиболее востребованных позиций входят кофе, чай, вода, бумага А4, туалетная бумага, мыло и снеки. При этом в большинстве небольших компаний закупки остаются дополнительной задачей офис-менеджера или администратора, который совмещает ее с другими рабочими обязанностями.

Эксперты сервиса отмечают, что часто закупки осуществляются через разные каналы: продукты приобретаются у одних поставщиков, канцелярия — у других, а отдельные товары сотрудники могут покупать самостоятельно. Пока процесс находится в зоне ответственности одного человека, такая система может работать эффективно, однако при росте компании или смене ответственного сотрудника возникают сложности с контролем расходов и документооборотом.

Основные потери бизнеса связаны не со стоимостью отдельных товаров, а с организацией самого процесса закупок. Сотрудникам приходится регулярно собирать заявки, контролировать остатки, выбирать поставщиков, оформлять заказы, согласовывать оплату, принимать доставку и передавать документы в бухгалтерию.

Когда закупки ведутся через несколько поставщиков и каналов, информация оказывается распределена между электронной почтой, личными кабинетами и мессенджерами. В результате компаниям становится сложнее отслеживать историю заказов, контролировать расходы и оперативно находить необходимые документы.

Дополнительные сложности возникают при оплате товаров через личные банковские карты сотрудников или наличными средствами. Такой подход затрудняет управленческий учет и подтверждение расходов. Для компаний на общей системе налогообложения вопрос особенно актуален, поскольку корректно оформленные закупки от имени юридического лица позволяют принимать входной НДС к вычету.

По данным «Купер Бизнес», 77% клиентов сервиса используют электронный документооборот. Эксперты отмечают, что для регулярного снабжения офиса это позволяет сократить объем ручной работы с документами и упростить взаимодействие с бухгалтерией.

По мнению аналитиков сервиса, наиболее эффективной остается модель, при которой основные категории товаров закупаются через единый сервис, оплата производится по счету от юридического лица, документы передаются через ЭДО, а история заказов сохраняется в одном личном кабинете.

Эксперты «Купер Бизнес» также подготовили несколько рекомендаций для компаний, которые хотят сделать процесс закупок более прозрачным и удобным:

• Зафиксировать базовую корзину товаров, которые закупаются регулярно;
• По возможности объединить закупки продуктов, хозяйственных товаров и канцелярии в одном сервисе;
• Перейти на оплату по счету от юридического лица для более прозрачного учета расходов;
• Подключить электронный документооборот для автоматизации работы с документами;
• Хранить историю заказов и расходов в единой системе для упрощения контроля и анализа.

По мнению аналитиков, цифровизация закупок позволяет компаниям снизить операционную нагрузку на сотрудников, упростить работу бухгалтерии и сделать расходы на обеспечение офиса более прозрачными и управляемыми.