Аудит системы управления охраной труда: почему мало эффекта на практике

Руководители многих производственных компаний или подразделений с ответственностью за охрану труда проводят аудит системы управления охраной труда (СУОТ). Это инструмент, который в теории призван свидетельствовать о проведении контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, за соблюдением персоналом требований к охране труда, а также пожарной безопасности (статьи 212 и 214 Трудового кодекса).  Старт таких аудитов начинается часто после увеличения случаев небезопасного осуществления работ внутри компании или несчастных случаев на соседних / родственных по отрасли предприятиях.

Задача такого поручения или даже регулярной практики — понятная.

Аудит системы управления охраной труда должен находить слабые места, предупреждать инциденты и происшествия, снижать травматизм. На практике же по моей индивидуальной оценке в 70-80% случаев аудит СУОТ не дает никакого эффекта. Даже наоборот, дает отрицательный эффект, так как для проведения таких регулярных проверок (а именно в регулярных проверках есть смысл) в штат принимается дополнительный персонал, вырастает фонд оплаты труда, а результат остается без изменений.

Почему так происходит

Безусловно, есть большая область причин выделения ресурсов на улучшение условий труда, улучшения инфраструктуры, которые не зависят от специалистов, проводящих аудит, а зависят от руководителей и собственников компании. Самый простой пример: если в производственном помещении летом жарко, не установлены кондиционеры, то у сотрудников и может повышаться артериальное давление, и теряется внимательность, концентрация, что приводит к несчастным случаям.

Но даже такую потребность в установке кондиционеров должен выявлять и обосновывать аудит системы управления охраны труда, фиксировать ее в результатах и направлять в задачи для выделения инвестирования, предлагать временные меры решения.

В этой статье я рассмотрю причины низкой эффективности проверок, которые связаны непосредственно с аудитом, которые я наблюдаю в реализуемых нашей компанией независимых аудитов системы управления охраной труда.  

Причина 1. Нет актуальных знаний у специалистов

Эту область причин часто наблюдаю в небольших компаниях. Мы проводим Аудит СУОТ — это оценка многих процессов и их взаимосвязей (поэтому и называется «система управления охраной труда»), которая базируется на десятках нормативно-правовых актов, отраслевых правилах, лучших практика систем менеджмента (например, требованиях ИСО 45001). Законодательные требования постоянно меняются, необходимо отслеживать изменения. В средних и больших компаниях штатные специалисты по охране труда регулярно обучаются и по измененным нормативным требованиям, и по лучшим практикам. Обсуждение причин несоответствий по результатам нашего аудита СУОТ в малых компаниях часто сводится к высказыванию: «Мы не знали об этих требованиях».

Кроме этого, проведение аудита — это также особые знания и навыки. Теория определена в стандарте ИСО 19011, аудитор должен уметь собирать информацию по критериям соответствия назначенной проверки.  Аудиту также необходимо обучать специалистов, что часто не реализуется.

Последствия причины недостаточности знаний: Аудитор приходит на участок и не видит реальных проблем, потому что не знает, на что именно смотреть. Он проверяет соблюдение «обычных требований», например, наличие журнала вводного инструктажа, который на скорую руку заполнен руководителем производственного участка при получении информации о предстоящем аудите системы управления охраной труда.  Эффекта от такой проверки не будет.

Как исправить. Напишу сразу о сложном моменте, что обуславливает, почему я именно эту причину поставила первой в статье. Исправить недостаток знаний можно только с реализацией двух задач:

• Регулярно обучать специалистов по охране труда и пожарной безопасности  актуальным требованиям;
• Иметь мотивированных специалистов-аудиторов, которые имеют желание получать и применять знания в своих проверках. Сейчас очень много профессиональных сообществ, информационных каналов, где публикуются опыт и практики.  Стоит только иметь желающих специалистов.

Причина 2. Нацеленность аудитов на документы, а не на процессы

Руководители и аудиторы часто путают документированную систему с работающей системой. Добавляют эту путаницу и проверки надзорных органов, которые, конечно, также делают акцент в проверках на ведение надлежащей документации. Аудит превращается в ревизию папок. Есть приказ о назначении ответственных? Есть. Заполнен журнал выдачи нарядов-допусков? Заполнен. Все, аудит пройден. При этом никто не проверяет:

• Как проходят реальные работы на высоте? Какое реальное состояние средств подмащивания?
• Понимает ли персонал этот самый наряд-допуск? Осознает ли он опасности?

Последствия. СУОТ воспринимается как идеальные документы, а в жизни люди работают с нарушениями, потому что так быстрее и удобнее.  Риски несчастных случаев, инцидентов не исчезают, нет эффекта от аудита СУОТ. Пример из практики:

Оценены профессиональные риски главного механика     на основе только его должностной инструкции, в которой определены «офисные» функции руководителя — управление процессами, подбор и заказ материалов для технического обслуживания, ведение аналитики и отчетности. Мы встретили главного механика за подготовкой к процессу сварки.

Как исправить.  Есть также 2 решения:

1. Аудит — это проверка «в поле», оценивать следует процессы.

На практике эффективный аудит предполагает проверку процессов «в поле», а не только кабинетную работу с документами. Вместо того чтобы изучать папки с документами в переговорной, аудиторы выходят на обходы рабочих мест. Часто необходимость в детальной проверке документов отпадает, так как ключевые нарушения выявляются непосредственно в процессах. Пример из практики — на фото.

Датчик пожарной сигнализации заклеен. Нет смысла смотреть протоколы тестирования пожарной сигнализации.

2. Проводить, например, 1 раз в год независимый аудит системы управления охраной труда. 

Сторонние специалисты привносят новый взгляд на процессы, часто обнаруживают и новые помещения, и новые  опасности, которые не замечены в процессах по причине «замыленного взгляда».

Причина 3. Предвзятость, распространенные мнения

Самая токсичная причина. Когда аудит системы управления охраной труда выявляет реальные нарушения (например, неисправность вентиляции или отсутствие ограждений), часто сам аудитор их не фиксирует, так как не верит в то, что это будут исправлять. Вмешиваются распространенные мнения:

• «Так никто не делает»;
• «Это стоит миллион, мы не потянем»;
• «Рисков нет, 20 лет так работали и никто еще не пострадал».

Последствия. Аудитор либо под давлением смягчает выводы, либо делает их, но «рекомендательными». Отчет кладется на полку. Корректирующие действия не назначаются или выполняются фиктивно. Система не улучшается. Аудит проведен, но эффекта нет.

Как исправить.  Здесь также на практике хорошо работают 2 решения:

• Фиксировать все результаты аудита системы управления охраной труда и обсуждать их в межфункциональной команде. Так повышается шанс получить альтернативное мнение и опыт. Можно добавлять всестороннюю оценку рисков, за нарушения требований охраны труда есть и штрафы, и уголовная ответственность;
• Долгосрочное мероприятие — развивать культуру безопасности, которая в том числе приводит к стремлению быть лучше и лучшими. «Даже если никто так не делает, мы будем первыми».

Приведу в завершении статьи вместо финальных выводов краткую шпаргалку, как сделать аудиты системы управления охраной труда эффективными:

• Инвестировать в компетентность и мотивацию специалистов, внедрить периодический независимый аудит системы управления охраной труда.
• Сменить фокус с оценки документации на процессы (и в постановке задач, и в рассмотрении результатов аудита СУОТ);
• Развивать культуру безопасности, привлекать к СУОТ широкий круг руководителей;

Если нет готовности к таким подходам, нет большой экономической целесообразности принимать в штат специалистов для функций аудита СУОТ.