Автоматизация аккредитации: что изменилось с внедрением ФГИС

Российская система подтверждения соответствия продукции требованиям качества и безопасности — огромный механизм, без слаженной работы которого невозможно функционирование экономики. Когда-то все участники этой сферы утопали в бумагах. Сегодня большая часть процессов автоматизирована, в первую очередь, благодаря ФГИС Росаккредитации.

Что такое ФГИС Росаккредитации

ФГИС Росаккредитации — Федеральная государственная информационная система, созданная для автоматизации процессов в сфере аккредитации, осуществляемых работниками центрального аппарата и территориальных органов Росаккредитации, аккредитованными лицами, экспертами по аккредитации, экспертными организациями и иными участниками национальной системы аккредитации, повышения качества услуг по аккредитации, а также ради прозрачности информации в сфере оценки соответствия. 

Если коротко — это система, предназначенная для автоматизации процессов аккредитации, ведения реестров и обмена информацией между всеми участниками системы подтверждения соответствия. ФГИС введена в эксплуатацию в 2014 году, за это время количество ее пользователей достигло 20 000 человек.

ФГИС объединяет все реестры Росаккредитации и позволяет оперативно получить доступ к информации, а также к ряду государственных услуг, которые оказывает Росаккредитация. 

Задачи, которые решает ФГИС Росаккредитации

• Ведение реестров. Это единый источник достоверной информации, исключающий разрозненность данных.
• Публикация сведений реестров Росаккредитации в открытом доступе, что дает всем заинтересованным лицам (бизнесу, потребителям, надзорным органам) возможность проверить статус аккредитованной организации.
• Подача заявлений и оказание госуслуг, в том числе обеспечение взаимодействия между участниками отрасли (центральным аппаратом и территориальными управлениями Росаккредитации, аккредитованными лицами, экспертами по аккредитации, экспертными организациями). Это сокращает бюрократию и ускоряет процессы.
• Мониторинг хода оказания госуслуг Росаккредитации. Это повышает прозрачность для заявителей и контроль внутри системы. 
• Осуществление государственного федерального контроля деятельности аккредитованных лиц с целью предупреждения нарушений.
• Сбор информации от аккредитованных лиц.
• Предоставление сведений реестров Росаккредитации по запросам ФОИВ и других заинтересованных лиц через СМЭВ;
• Формирование статистики и аналитики о деятельности в сфере аккредитации;
• Предоставление требуемого уровня безопасности ФГИС Росаккредитации и т.п.

Что изменилось на рынке с появлением ФГИС? 

Слаженность работы всех участников процесса.

Это касается как самого органа и его территориальных подразделений, так и аккредитованных лиц, экспертов и экспертных организаций, включая лаборатории.

Скорость работы.

Получать и передавать информацию теперь можно оперативно. Чтобы подать заявление на аккредитацию, подтверждение компетентности и т. д., больше не нужно отвозить в Росаккредитацию бумажные версии документов. 

Прозрачность рынка.

В реестре можно онлайн проверить орган по сертификации или испытательную лабораторию, а также получить актуальную информацию о документах. 

Процесс контроля.

Контролирующим органам стало проще выявлять риски и проблемы. 

Появились данные для аналитики и оптимизации.

ФГИС позволяет собирать статистику и анализировать данные, с помощью которых можно выявлять зоны развития и в дальнейшем корректировать регулирование происхождения в сфере аккредитации.

Сложности использования 

Вопрос о необходимости цифровизации не стоит, современные ИТ-решения необходимы. Однако активное использование инструментов автоматизации, в том числе ФГИС, может вызвать у участников некоторые сложности: 

Повышенные требования к оборудованию и ПО.

Для корректной работы пользователь должен иметь автоматизированное рабочее место, соответствующее следующим требованиям:

• процессор с производительностью не ниже 1700 МГц;
• объем оперативной памяти не менее 2 ГБ;
• доступ в интернет со скоростью не менее 5 мб/с.

Также требуется организовать защищенный канал связи от АРМ пользователя к ФГИС Росаккредитации, в связи с чем требуется приобрести программное обеспечение «ViPNet Client 4.х KC3».

Как решить:

Нанять грамотных технических специалистов. Это важные требования для информационной безопасности. 

Нестабильность в работе системы.

Периодически бывают технические сбои, в результате которых временно невозможна регистрация сертификатов соответствия. 

Как решить:

Заложить в риски потенциальную задержку. 

Как работать с ФГИС без ошибок: практические рекомендации

Чтобы минимизировать риски ошибок при взаимодействии с ФГИС, стоит придерживаться проверенных правил:

Будьте в курсе изменений. Регулярно отслеживайте обновления системы и актуализируйте соответствие текущим требованиям. Это поможет:

• избежать применения устаревших форматов;
• учесть новые технические или процедурные нормы;
• своевременно адаптироваться к изменениям в интерфейсе или функционале.

Тщательно изучайте документацию. Перед началом работы внимательно ознакомьтесь официальными инструкциями по работе с системой.

Контролируйте данные перед отправкой. Прежде чем направить заявление или пакет документов, проведите самопроверку:

• убедитесь в полноте комплекта документов;
• перепроверьте корректность внесенных сведений (особенно цифр, дат, реквизитов);
• удостоверьтесь, что файлы соответствуют требуемым форматам и размерам;
• проверьте подписи и реквизиты электронной подписи.

Пользуйтесь официальными каналами поддержки (электронная почта, телефон, онлайн‑форма). Если возникли неясности или технические сложности:

• сформулируйте вопрос максимально конкретно (с указанием шагов, скриншотов, кодов ошибок);
• сохраните номер обращения.

Системный подход — ключ к безошибочной работе с ФГИС. Регулярное обновление знаний, внимательная проверка данных и готовность обратиться за помощью позволят избежать типичных ошибок и эффективно использовать возможности системы.