Планерки, которые работают: стратегии организации продуктивных встреч

Сегодня существует множество споров по поводу планерок — нужны ли они вообще, стоит ли от них отказываться и, если все-таки проводить, то как делать это правильно. Разговоров вокруг много, и чаще всего я встречаю дебаты между людьми, которые сами бизнесом никогда не управляли, а лишь предоставляют профильные консультации. Я же — практик с большим опытом, и мое абсолютное мнение в том, что без планерок невозможно построить сильный и успешный бизнес. 

Что такое планерка и зачем она нужна

Планерка — это собрание людей, действующих в различных зонах ответственности и объединенных одной целью. Проще говоря, они должны выполнить общую задачу, но при этом каждый из них отвечает за свой фронт работы.

Представим, что планерки не проводятся, а вы — руководитель, который несет ответственность за выполнение проекта, задачи, цели или плана. Как вы будете действовать, чтобы понять, на какой стадии находится каждый участок работы? Наверное, придется пообщаться с каждым ответственным лицом — возможно, лично, по системе выполнения задач или посредством электронной почты. Но в любом случае вам нужно будет потратить колоссальное количество времени на беседу с каждым ответственным лицом и, скорее всего, поговорить с ним не один раз. 

Но при этом у вас есть возможность собрать всех на общую планерку, и за одну единицу времени:

• Получить отчет по каждому участку работы на текущий момент;
• Разобраться в проблемах, которые возникают между участками работы;
• Поставить новые задачи;
• Определить сроки и ответственных лиц.

Так, в течение одного-двух часов вы сможете проработать все вопросы с большим количеством подчиненных. Ответственные лица пообщаются между собой и найдут решения, которые удовлетворят всех членов команды. Никакие другие способы не дают столь положительного эффекта для движения к цели и поиска решения проблемы, как совместные обсуждения. Ведь как говорится: «Одна голова — хорошо, а две — лучше». 

Выбор вида планерки

Планерки можно использовать для ежедневного определения задач, когда утром собирается команда и обсуждает задачу на рабочий день. Такой способ практикуют дистрибьюторские компании, собирая торговых представителей утром перед выездом на маршрут. Супервайзер озвучивает задачу подчиненным, они совместно решают, как будут выполнять ее и какие для этого необходимы инструменты, а также распределяют выполнение задачи на каждого члена команды. Такая небольшая процедура обеспечивает дистрибьюторским компаниям продвижение новых продуктов и быстрое завоевание рынка.

В своей практике я использовала еженедельную планерку со всеми руководителями, чтобы:

• Обсудить текущие результаты месяца по выполнению плана;
• Услышать индивидуальные результаты каждого;
• Определить общий прогноз выполнения плана;
• Понять, как идут дела в каждом подразделении;
• Обсудить текущий результат;
• Определить план дальнейших действий;
• Распределить задачи;
• Назначить ответственных. 

Какую именно планерку проводить — ежедневную, еженедельную или ежемесячную, решать только вам. Но важно, чтобы она была эффективной и продуктивной, а не просто дань моде, прихоть или способ самоутвердиться. Планерка должна показать точку, в которой вы находитесь, помочь выявить проблему и дать толчок для дальнейшего развития. Всего остального на планерке быть не должно. Это касается выяснения отношений, поиска виноватых, прилюдных «порок», споров до хрипоты и многого другого. 

Как правильно проводить планерку

Чтобы планерка не превратилась в балаган и действительно стала эффективным инструментом для достижения результата, следует соблюдать правила ее проведения:

• Планерка должна иметь четкий план, который заранее высылается каждому участнику. Он должен содержать все вопросы, которые будут освещаться на встрече, с указанием ответственных лиц, участвующих в обсуждении;
• Планерка должна иметь четкий временной регламент. Я рекомендую проводить ее регулярно в одно и то же время в один и тот же день — например, каждый понедельник в два часа дня;
• Важно, чтобы продолжительность встречи всегда была одинаковой. Это нужно для планирования работы, поскольку непонимание того, в какое время она начнется и закончится, не дает возможности хорошо подготовиться к ней, а также может подвергать срыву рабочие процессы;
• Планерка должна иметь жесткие правила поведения, чтобы не превратиться в пустой разговор. Следует уважительно относиться друг к другу и задавать правильные вопросы. Например, правило нашей компании — задавать вопрос «Что делать?», а не «Кто виноват?». Поиски виноватых никогда не приводят к решению, потому что никто не хочет признаваться в своей неправоте. Так или иначе, люди пытаются скрыть свои ошибки — в такой ситуации не сыщешь правды и просто не сможешь принять правильное решение;
• В ходе переговоров нужно давать четкие ответы на вопросы, говоря кратко и по существу. Чтобы не нарушать это правило, следует назначить модератора, который будет следить за соблюдением установленных норм и предотвращать неподобающее поведение участников;
• Планерка всегда должна заканчиваться постановкой задач и разработкой плана действий, а также назначением сроков и ответственных за выполнение поставленных целей;
• Каждый раз нужно подводить краткие итоги — какие вопросы обсудили, к чему пришли, какие решения были приняты, какие задачи, сроки и ответственные лица определены. Важно, чтобы все участники планерки приняли ее итоги и согласились с ними, иначе можно будет столкнуться с саботажем при выполнении поставленных задач в перспективе. 

Рекомендации, как сделать планерку более эффективной

В первую очередь нужно создать позитивную атмосферу, чтобы сотрудники не приходили на планерку «отбывать повинность», прячась за спины друг друга. Это позволит людям свободно генерировать идеи для решения проблем или получения лучшего результата. Ощущение негатива не мотивирует сотрудников предлагать и продвигать идеи, а лишь заставляет затаиться и сделаться невидимыми для всех. 

Для того, чтобы мероприятие прошло максимально эффективно:

• Начинайте планерку с озвучивания общей цели, которая стоит перед командой, чтобы сосредоточить ее внимание в нужном направлении;
• Обсуждайте участие каждого в достижении цели, чтобы сконцентрировать усилия сотрудников в правильном русле. Почаще задавайте им вопрос «Как то, что они делают, влияет на общий результат?» и сохраняйте фокус на этой мысли;
• Выделяйте и поощряйте сотрудников публичным признанием заслуг за хорошие показатели, предложения и выдающиеся идеи;
• Вдохновляйте людей на более высокие результаты в достижении цели;
• Объединяйте членов команды, чтобы они оказывали поддержку и помощь друг другу, болея душой за общее дело.

Если соблюдать все рекомендации, то ваша планерка будет давать хороший заряд для достижения цели и развития компании.