Бизнес-аналитика — с чего начать внедрение в компании

В разговорах с предпринимателями, руководителями и ключевыми сотрудниками компаний из разных отраслей регулярно проявляется один устойчивый стереотип. Для части аудитории — особенно в небольших командах — термин «бизнес-аналитика» по-прежнему ассоциируется с крупными корпорациями, сложными методологиями и абстрактными концепциями, слабо связанными с повседневной управленческой практикой. Более того, нередко бухгалтерский учет воспринимается как разновидность бизнес-аналитики — просто потому, что и там и там фигурируют цифры и отчеты. На практике это принципиально разные инструменты, решающие разные задачи.

Этот материал адресован тем, кто хочет превратить учет в компании из формальной обязанности в управленческий инструмент — опирающийся на фактические показатели, метрики и данные. Сегодня цифровой бизнес — это не только сайт, интернет-продажи и учет в бухгалтерской системе или Excel. Цифровыми должны быть и управленческие решения, а именно здесь бизнес-аналитика становится ключевым элементом зрелого управления.

Начните с вопросов

Первый шаг — сформулировать правильные вопросы к данным и процессам, с которыми работает компания. Речь идет не о бухгалтерском учете как таковом, а об управленческом взгляде на процессы и результаты. Именно вопросы определяют, будет ли учет инструментом принятия решений или останется набором разрозненных цифр.

Например, работа с входящими обращениями потенциальных клиентов. Способны ли вы за несколько секунд получить отчет по заявкам за любой прошлый период — с детализацией по заказчику, содержанию запроса и конверсии заявок в продажи? Если для этого требуется ручная обработка или данные хранятся в разных источниках, аналитика фактически отсутствует.

Другой показательный блок — договорная работа. Можно ли оперативно ответить, на каком этапе согласования находятся проекты договоров за выбранный период? Или определить размер задолженности по подписанным доходным договорам прошлого месяца с новыми контрагентами, с которыми ранее не было взаимодействия? Эти вопросы напрямую связаны с управлением рисками и денежными потоками.

Подобных вопросов может быть десятки. Они возникают в маркетинге, продажах, кадровом и договорном учете и прочих направлениях. Практический подход — рассматривать компанию как совокупность логически связанных бизнес-процессов и для каждого из них формировать набор ключевых управленческих вопросов, на которые должна отвечать бизнес-аналитика.

Эффективной практикой становится отдельная рабочая встреча с ключевыми сотрудниками, посвященная формированию такого перечня вопросов. Важно, чтобы это не было разовым событием. Бизнес-модель меняется, процессы усложняются, появляются новые точки контроля — а значит, перечень аналитических вопросов должен регулярно пересматриваться.

Результатом этого этапа становится структурированная таблица: группы бизнес-процессов и соответствующие им вопросы, ответы на которые выражаются в конкретных числовых показателях и отражают реальное состояние дел в компании.

Определите источники данных

Чтобы получать ответы на управленческие вопросы, необходимо понимать, на каких данных они основаны. В бизнес-аналитике ключевое значение имеют зафиксированные факты, а не субъективные оценки руководителей или сотрудников. Если данные не зафиксированы, для аналитики их попросту не существует.

Деятельность компании можно рассматривать как совокупность логически связанных бизнес-процессов. В ходе выполнения каждого из них формируются данные. Например, кадровый учет создает массив персональных и HR данных по кандидатам и сотрудникам. Взаимодействие с клиентами — коммерческие данные о заказчиках, запросах и сделках. Договорная работа является источником информации о статусах согласования, исполнении обязательств и выполнении финансовых условий.

При этом данные накапливаются в самых разных формах: файлы и сканы документов, таблицы и презентации, переписка в почте и мессенджерах, записи встреч, аудио- и видеоматериалы. Даже заметки, сделанные после переговоров, — это тоже данные, которые при отсутствии фиксации в системе теряются для бизнеса. В итоге, на компанию можно посмотреть, как на огромный массив дат, чисел, текстов, реестров и отчетов.

Регламентируйте обработку данных

У каждого источника данных и процессов должен быть владелец — сотрудник или роль, отвечающие за полноту, актуальность и корректность информации. Кадровик отвечает за персональные данные кандидатов и сотрудников, менеджер по продажам — за фиксацию клиентских запросов, юрист — за правовую экспертизу и статусы договоров. Без закрепленной ответственности данные быстро теряют качество и ценность.

Поэтому, помимо перечня источников и относящих к ним процессов, необходимо определить правила обработки и хранения данных: что именно фиксируется, в каком формате, в какие сроки и кто за это отвечает. Эти правила целесообразно оформлять в виде внутренних регламентов, привязанных к должностям и бизнес-ролям.

Показательный пример — обработка персональных данных, жестко регулируемая законодательством. Наличие формальных требований дисциплинирует процессы и снижает риски. Аналогичный подход необходим и для коммерческих данных, в частности входящих запросов от потенциальных клиентов. Если порядок фиксации не определен, запрос может остаться в памяти менеджера и не попасть в дальнейшую обработку. Отсутствие регламента означает отсутствие контроля — а значит, и отсутствие гарантии, что сделка будет доведена до результата.

Примите решение, где хранить и анализировать данные

Понимание того, какие вопросы вы задаете бизнесу, и какие данные нужны для ответов, неизбежно приводит к следующему шагу — выбору места хранения информации. Данные поступают от разных сотрудников, формируются в результате разных процессов и существуют в различных форматах. Без единого подхода к их хранению бизнес-аналитика не работает.

Ключевая задача — обеспечить централизованное хранение разнородных данных с возможностью последующей обработки: подсчетов метрик, построения отчетов, графиков, диаграмм и управленческих дашбордов. На практике вариантов немного, и один из них по-прежнему остается самым распространенным — и самым рискованным.

Речь идет о хранении данных «в местах их возникновения», фактически — на рабочих компьютерах сотрудников, в личной почте, мессенджерах и разрозненных Excel-файлах. В такой модели данные не проходят по цепочке бизнес-процессов, а «застревают» у конкретных исполнителей. Любая попытка получить сводную аналитику превращается в ручной сбор информации в авральном режиме, с неизбежными потерями времени и искажениями данных.

Несмотря на очевидные ограничения, этот подход до сих пор широко используется. Как правило, движение данных начинается только по инициативе руководства — в формате периодических запросов «собрать все в одном месте». Только в таком случае файлы попадают в общую папку или — отправляются по почте руководителю. Но это не минимизирует проблему «разрозненности» данных.

Однако даже общая папка не решает ключевых задач. Как обеспечить безопасность доступа? Как быстро найти нужную дату, контрагента или фрагмент текста среди сотен файлов разных форматов? Как построить консолидированный отчет на основе нескольких Excel-таблиц? И, наконец, где гарантия, что в папке хранится финальная версия подписанного договора или акта, а не промежуточный черновик?

Без ответа на эти вопросы данные остаются пассивным архивом, а не основой для управленческих решений — и бизнес-аналитика так и не выходит за пределы «теории».

Единственным верным подходом в описанной выше ситуации будет применение специализированных программных решений. Это может быть дорогая корпоративная информационная система, автоматизирующая обработку всех процессов и объединяющая в единый архив всех рабочих данных. Аналогичную задачу могут решить отдельные программы для разных наборов логически сгруппированных процессов.

Если нет возможности выделить сотни тысяч и месяцы времени на сложную корпоративную систему, то внедрите недорогие и удобные решения с возможностью построения аналитических ответов на основании хранимых данных в программе. Например, отдельная кадровая программа наведет порядок в персональных данных и кадровых приказах. А договорной учет будет автоматизирован своей программой.