Как Мегаплан помог Премии Левитана в 5 раз быстрее обрабатывать заявки
Рассказываем, как Премия Левитана автоматизировала сбор заявок через Мегаплан. Кейс о том, как ускорить работу в 5 раз и навести полный порядок в документах
Задача
Перед оргкомитетом премии стояла задача создать масштабируемую цифровую экосистему для управления творческим конкурсом федерального уровня. Необходимо было структурировать прием заявок от дикторов и актеров дубляжа, обеспечить мгновенное распределение работ по сложной сетке номинаций и подноминаций, а также внедрить прозрачный контроль каждого этапа прохождения заявки — от модерации до оценки жюри. Важным блоком была автоматизация документооборота и создание единой базы контактов для долгосрочного CRM-маркетинга.
Причина
До начала трансформации процессы велись в полуручном режиме с использованием простейших инструментов, которые не обеспечивали должной интеграции. Основной причиной изменений стал критический рост объема данных: ручная сортировка сотен аудио- и видеофайлов приводила к операционным сбоям, задержкам в ответах участникам и дублированию задач. Команде требовался инструмент, который позволил бы руководителю видеть «вертолетную картину» проекта в реальном времени, не погружаясь в микроменеджмент каждой анкеты.
Проблема: «бутылочное горлышко» ручного управления
Главной проблемой проекта была фрагментация данных. Заявки поступали через формы на сайте, но их дальнейшая «судьба» зависела от внимательности менеджеров.
- Потеря времени на рутину. Менеджеры тратили до 70% рабочего времени на перенос данных из почты в таблицы и ручную отправку подтверждений участникам.
- Отсутствие единого окна коммуникаций. Переписка с подрядчиками велась в Telegram, вопросы участников приходили на почту, а уточнения — по телефону. Это создавало информационный хаос.
- Сложность масштабирования. При увеличении количества номинаций пропорционально росла нагрузка на штат, что делало проект экономически менее эффективным.
Решение: алгоритм трансформации процессов
Для решения проблем выбрали внедрение CRM-системы Мегаплан, адаптированной под специфику творческого конкурса. Реализация проходила в четыре этапа:
Этап 1. Проектирование воронки и автоматический захват
Отказались от ручного копирования данных. С помощью API была настроена прямая интеграция сайта с Мегапланом. Теперь каждая заполненная анкета создает «Сделку» в системе. Каждой заявке автоматически присваивается уникальный номер, что критически важно для идентификации аудиоработ в творческих конкурсах.
Этап 2. Смарт-распределение по номинациям
Система была настроена таким образом, чтобы на основе полей анкеты (выбор номинации пользователем) заявка сама попадала в нужный отдел или к нужному ответственному лицу. Это исключило этап предварительной сортировки почты. Если участник подает заявку в категорию «Дубляж», система сразу тегирует ее и перемещает в соответствующий рабочий процесс.
Этап 3. Автоматизация клиентского пути
Для повышения лояльности участников были настроены сценарии (схемы): * мгновенное уведомление: сразу после подачи заявки участник получает e-mail и сообщение в мессенджер с подтверждением и дальнейшими инструкциями.
* Триггерные напоминания: если в заявке не хватает документов или файлов, система сама напоминает об этом менеджеру и участнику.
Этап 4. Единый центр коммуникаций и документов
Все внешние каналы (Telegram, почта, телефония) были заведены в Мегаплан. Теперь история общения с каждым диктором хранится в его карточке. Параллельно был настроен модуль «Документы»: счета, акты и дипломы участников теперь генерируются по шаблону за один клик, подставляя данные из карточки сделки.
Результаты
Внедрение системного подхода к управлению заявками команды Национальной премии имени Юрия Левитана стала быстрее и спокойнее:
- Скорость обработки. Время от момента подачи заявки до ее финальной сортировки сократилось в 5 раз. То, что раньше занимало рабочий день, теперь происходит в течение часа.
- Прозрачность. Руководитель проекта получил возможность в любой момент увидеть воронку: сколько заявок на модерации, сколько оплачено, сколько ожидает оценки.
- Качество данных. Создана чистая база данных участников, сегментированная по профессиональным навыкам, что позволяет проводить точечные рассылки и приглашать нужных специалистов в будущие проекты.
- Снижение нагрузки на персонал. Автоматизация типовых задач позволила команде сфокусироваться на творческой составляющей премии и работе с партнерами, а не на заполнении таблиц.
«Любое внедрение программы вызывает сначала страх, особенно у творческих людей. Но когда они начинают понимать, как все просто, удивляются, как это удобно, и спрашивают: «Почему мы не пользовались этим раньше?»», — комментирует Александр Лапшин, учредитель Премии Левитана.
Источники изображений:
Архив ООО «МЕГАПЛАН»
Рубрики
Рекомендации партнеров:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты
Рубрики