Новые правила ЭПД: изменения для перевозчиков, экспедиторов и ГВ

Электронные перевозочные документы: что изменилось в законодательстве и к чему готовиться бизнесу

С 1 сентября 2026 года в России начинается обязательное применение электронных перевозочных документов (ЭПД). Законодательная база практически полностью сформирована: утверждены форматы новых документов, определены правила обмена и подтверждены сроки запуска.

23 июня министр транспорта доложил Президенту РФ о готовности отрасли к переходу. По итогам совещания было подтверждено, что переносов не будет — обязательные требования вступят в силу в установленный срок.

Утверждены форматы электронных экспедиторских документов

ФНС России утвердила форматы:

• поручения экспедитору;
• экспедиторской расписки;
• складской расписки.

С 1 сентября эти документы можно оформлять в электронном виде по единым правилам обмена. Для участников перевозочного процесса это означает переход на стандартизированный электронный документооборот между клиентом и экспедитором.

Для авиаперевозок появился электронный формат грузовой накладной

Также утвержден формат электронной грузовой накладной для авиаперевозок.

Документ предусматривает электронный обмен сведениями между перевозчиком, грузоотправителем и грузополучателем, включая информацию о маршруте, характеристиках груза и факте его выдачи.

Железнодорожные перевозки переходят на электронные документы

Для железнодорожной логистики утвержден формат электронной транспортной железнодорожной накладной.

Документ содержит сведения об участниках перевозки, грузе, станциях отправления и назначения, стоимости перевозки, а также позволяет фиксировать изменения, возникающие в процессе доставки: переадресовку, перегрузку, замену локомотива и другие события.

Когда бумажные документы сохраняются

Полностью отказаться от бумажных документов пока не получится.

Исключения предусмотрены при:

• перевозке специальных и воинских грузов;
• работе в условиях чрезвычайной ситуации, военного положения или контртеррористической операции;
• отсутствии технической возможности оформить электронный документ;
• оказании услуг физическим лицам для личных нужд;
• работе с иностранными заказчиками.

Во всех остальных случаях участникам рынка необходимо готовиться к работе с электронными перевозочными документами.

Реестр перевозчиков

Следующим этапом станет запуск реестра перевозчиков.

С 1 марта 2027 года юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие коммерческие грузоперевозки транспортом с технически допустимой максимальной массой более 3,5 тонны, должны будут направлять уведомления для включения в реестр.

Реестр будет вести Ространснадзор на платформе ГосЛог. В него войдут сведения о перевозчиках, транспортных средствах и специалистах, отвечающих за безопасность дорожного движения.

Обязательный переход остается в силе

Несмотря на обращения части бизнеса с просьбой перенести сроки, обязательное применение ЭПД стартует 1 сентября 2026 года.

При этом Минтранс предложил до 1 марта 2027 года ограничиваться устным предупреждением при дорожных проверках, если вместо электронного документа предъявлена бумажная накладная. Президент поддержал эту инициативу.

Важно понимать, что речь идет только о проверках ГИБДД. Это не отсрочка обязательного перехода и не отмена требований законодательства.

Типы обязательных документов остаются прежними:

• электронный заказ-заявка (ЭЗЗ);
• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронные экспедиторские документы (ЭЭД).

Почему не стоит откладывать переход

Основной риск связан не с дорожными проверками, а с налоговым контролем.

Третий квартал 2026 года станет первым отчетным периодом, когда расходы на перевозку будут подтверждаться электронными перевозочными документами. После окончания квартала ФНС сможет запрашивать корректно оформленные ЭПД в рамках камеральных проверок.

Использование бумажных документов вместо обязательных электронных может привести к налоговым рискам при подтверждении транспортных расходов.

Кроме того, внедрение транспортного ЭДО требует времени. Компаниям необходимо определить сценарии перевозок, настроить обмен документами между всеми участниками и адаптировать внутренние процессы.

Именно поэтому подготовку к обязательному переходу рекомендуется начинать заранее.