Почему бизнесу стоит перейти на электронные чеки

Электронные чеки давно перестали быть экзотикой — это полноценные фискальные документы, только в цифровом виде. В статье я расскажу, что такое электронный чек, когда его можно выдавать, какие реквизиты обязательны, какие нюансы стоит учитывать и как перейти на электронные чеки без хаоса в магазине.

Можно ли отправлять электронный чек вместо бумажного

Электронный чек — это тот же самый кассовый чек, только не на бумаге, а в цифровом виде. Он, как и обычный чек, сначала передается в ОФД, а затем ОФД отправляет чек в налоговую, а также клиенту — в случае, если с чеком переданы реквизиты покупателя — телефон или почта. По закону такой чек полностью равнозначен бумажному: его можно предъявлять при возврате, пересылать кому угодно, хранить годами — никаких ограничений.

Но раздавать электронные чеки по собственному желанию нельзя. По закону можно перейти на электронный формат, только если выполнены три условия (п. 2 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ):

1. Покупатель согласился на электронный формат.

2. Он заранее дал телефон или электронный адрес — до момента оплаты.

3. Касса работает онлайн: есть интернет и связь с ОФД.

Если хотя бы один из этих пунктов не выполняется — продавец обязан выдать бумажный чек.

Какие реквизиты должны быть в электронном чеке

Электронный чек — не упрощенная «цифровая квитанция». Он должен содержать все те же реквизиты, что и бумажный, плюс несколько дополнительных, которые обязательны только для электронных чеков. Например, номер смены, а также абонентский номер или адрес электронной почты покупателя. Из этого правила есть лишь одно исключение, для смс — они могут содержать только минимальную информацию и ссылку на полный чек у ОФД.

Полный список обязательных реквизитов можно посмотреть на сайте налоговой.

С 1 сентября 2025 года при продаже маркированных товаров добавились два новых обязательных тега:

• тег 2040 — номер фискального документа кассового чека (чека коррекции);
• тег 1011 — это часовая зона, в которой касса установлена и пробивает чеки.

Эти требования распространяются и на электронные чеки — так что важно, чтобы касса была обновлена и умела формировать их корректно.

Плюсы электронных чеков для бизнеса

Электронные чеки — это не просто удобство и модная цифровизация. Это реальные, осязаемые преимущества для бизнеса, которые можно почувствовать сразу на кассе, в бухгалтерии и даже в маркетинге. 

Экономия на расходниках. Термолента стоит недешево — это особенно накладно при большом потоке покупателей. А с новыми требованиями, которые вступили в силу с 1 сентября 2025 года, чеки стали еще и длиннее: увеличились символы, межстрочный интервал и размер QR-кода. В итоге чек на два-три товара стал длиннее примерно на два сантиметра, и это сразу сказывается на расходе бумаги.

Плюс к этому — все «прелести» бумажных чеков: закупка ленты, хранение коробок, замена рулонов прямо в разгар наплыва покупателей. Электронные чеки снимают все эти проблемы и неудобства.

Скорость работы. Чем меньше механики, тем быстрее обслуживание. Некоторые магазины автоматизируют выдачу электронных чеков так:

1. Предлагают клиентам зарегистрироваться в программе лояльности магазина для получения бонусов или оформления онлайн-заказов. 

2. Дополнительно запрашивают разрешение на получение электронных чеков. 

3. При оформлении чека кассиры сканируют штрихкоды на картах лояльности клиентов — физических или в приложении — и электронный чек автоматически отправляется на почту покупателя. 

Так кассирам не приходится лишний раз ждать, пока чек распечатается, и возиться с застрявшей или закончившейся лентой. На длинных очередях эта разница особенно ощутима: минус одна-две секунды на каждом клиенте — и вы экономите часы рабочего времени в месяц. А еще это влияет на лояльность клиентов, которые не любят стоять в очередях.

В приложении сети магазинов Spar покупатель дал согласие на получение электронных чеков. Теперь, когда он покупает товары в их офлайн-магазине и показывает QR-код из приложения, он автоматически получает чек на почту

Сбор контактов клиентов. Если клиент согласился оставить свою почту или телефон, чтобы вы отправили на нее чек — это +1 контакт в вашу базу. Позже на него можно отправить рекламную рассылку или предложить клиенту стать участником вашей программы лояльности. Любая активность может увеличить вашу прибыль.

Пожалуй, в этом случае важно избегать навязчивой или агрессивной рекламы: помните, клиент дал свою почту или телефон, чтобы получить чек. И если вы будете вести чрезмерно активный маркетинг — это может отпугнуть потенциальных покупателей. 

Как перейти на электронные чеки 

1️. Определите способ отправки чеков. Выберите, как именно будете отправлять электронные чеки: смс, почта или мессенджеры. Оцените стоимость каналов, удобство для покупателей и технические ограничения.

2️. Пропишите правила работы с чеками. Зафиксируйте, в каких случаях предлагаете электронный чек, а когда печатаете бумажный по умолчанию. Пропишите исключения: по требованию клиента, при отсутствии связи или если покупатель принципиально предпочитает бумагу. Чем понятнее правила, тем меньше споров на кассе.

3️. Настройте кассу. Включите режим электронных чеков, обновите ПО, проверьте интернет. Убедитесь, что ОФД принимает данные без ошибок. 

Разные производители касс предлагают различные решения для работы с электронным чеками. В частности, на Эвоторах есть сервис «Отправка чеков на e-mail (ESG)», который входит в комплект приложений «Смарт-терминал Плюс». 

4️. Организуйте хранение контактов. Решите, как будете хранить контакты, например с помощью CRM или программы лояльности. Это экономит около 20 секунд на ввод данных в кассу при пробитии чека и избавляет от бесконечного «назовите ваш адрес еще раз».

5️. Обучите кассиров. Бывает, что покупатель просит отправить ему электронный чек, но чаще кассирам придется самим предлагать этот вариант. Объясните сотрудникам, что контакт нужно спрашивать до оплаты — иначе чек будет считаться оформленным с нарушением. Пропишите стандартные фразы, научите кассиров предлагать электронный чек корректно и быстро.

Коротко про электронные чеки

Электронные чеки — это законная цифровая альтернатива бумажным чекам, их можно предъявлять при возврате, пересылать кому угодно и хранить годами:

Почему стоит внедрить. Электронные чеки экономят ресурсы, ускоряют обслуживание и помогают собирать базу клиентов — ваша прибыль от этого только вырастет. 

Когда можно выдавать. Если покупатель согласен, заранее дал свой номер телефона или адрес электронной почты, а касса работает онлайн.

Что должны включать. Электронный чек содержит все реквизиты бумажного плюс дополнительные поля — номер смены и номер телефона либо адрес электронной почты покупателя.