Анализ процессов. Почему часто не те результаты, которые ждет бизнес

Запросы от бизнеса на анализ процессов поступают часто. Чтобы получить правильный и ожидаемый результат, необходимо понимать и правильно осуществлять такую диагностику.

Самые частые возражения к результатам, которые мы слышим от заказчиков с обращением в нашу компанию за повторным анализом процессов:

• «Мы получили результаты, которые итак знали»;
• «Не были проанализированы функции персонала, достаточность / избыток количества сотрудников»;
• «В результатах написаны «общие фразы», эксперт не предоставил рекомендации, как это исправить»;
• «Предоставлены рекомендации, которые совсем не подходят под специфику нашей компании».

Вариант данных в основе такой рекомендации на нашем примере. Эксперт проводил оценку использования единиц оборудования. В статистике явно видны простои одной единицы. Эксперт на основе только этих данных определяет необходимость передачи технологической операции на аутсорсинг, так как оборудование простаивает.

• «Предоставлены рекомендации, которые реализованы, но не привели к результату».

Компания не располагает возможностью выделить стационарную зону для бракованной продукции, однако, это требование является требованием клиента. Эксперт порекомендовал создать передвижной бокс с замком для размещения несоответствующей продукции. Однако, этот бокс также негде разместить (занял зону очистки тары), в бокс не влезает 60% случаев несоответствий.

Давайте разбираться, как правильно проводить анализ процессов и получать качественные результаты.

Вариант 1 (идеальный). Анализ процесса на основе четких данных.

Идеальный вариант — это тот случай, когда компания четко знает слабые процессы и/или области причин недостатков процесса. Выражается это опять же в четком техническом задании, например, так:

• «Провести анализ процессов по причине увеличения количества гарантийных ремонтов оборудования»;
• «Провести анализ применения программного продукта (ERP) сотрудниками, правильности, своевременного использования, целостности данных» или
• «Провести анализ производственного процесса с целью оценки возможности увеличения количества производственных заказов для одной смены».

В таком задании есть границы анализа, есть входные данные (плохие показатели) и/или целевые результаты (увеличение производительности). Выполнить анализ процесса по такому заданию просто.

Вариант 2. Общий анализ процесса или процессов.

Анализ процессов часто запрашивается без конкретных входных данных, необходимо в целом оценить или производственную площадку, или вест блок производства / инженерной службы и пр.  Такой запрос возникает в случаях:

• Новый руководитель получает ответственность за процесс/ площадку, стоит задача оперативно идентифицировать области рисков;
• Руководители получают противоречивые данные от подразделений, нет возможности оценить объективность данных;
• В компании не внедрено управление процессами, нет четких показателей процессов, результаты или тенденции бизнеса отрицательные (растут расходы, уменьшается прибыль и пр.).

Чтобы в этом варианте получить качественный результат от анализа процессов, а также не тратить лишние деньги на диагностику всего и вся, анализ должен проходить минимум в 2 этапа:

• Этап 1. Анализ процесса по его структуре с целью выявления слабых сторон;
• Этап 2. Углубленный анализ слабой стороны процесса для нахождения корневых причин, детального изучения всех взаимосвязей, выработке предложений по улучшению.

Такой подход помогает исключить «шаблонные решения», которые не подходят, выдать детализированные рекомендации.

Составные части анализа процессов

Сам подход к анализу основан на схеме процесса, у которого есть входные данные, результаты, ресурсы, коммуникация и взаимосвязи, сам алгоритм осуществления процесса. Схему исследования можно представить следующим образом:

Проанализировав все составные части на верхнем уровне, мы получим достаточные результаты для последующей детализации анализа. Что интересно, если посмотреть на саму схему очевидно, что 3 из 4 составляющих, влияющих на результаты процесса, находятся за его рамками. Только алгоритм/технология процесса — область ответственности руководителя / команды процесса. Первопричинами недостатков процесса могут быть недостаточность или некачественные материальные ресурсы процесса. И это на практике будет означать изменения в совершенно другом процессе, не том, который представлен на анализ.