Как настроить учет, чтобы узнать чистую прибыль

Выручка — это то, чем гордятся многие предприниматели. В государственной статистике, в бизнес-клубах, в маркетинговых исследованиях принято сегментировать бизнесы по размеру выручки. Но важна ли она, если в конце месяца вы не знаете, сколько чистой прибыли заработали на самом деле? В России большинство предпринимателей малого и среднего бизнеса не могут назвать точную сумму своей чистой прибыли. Это касается не только начинающих бизнесменов, но и опытных владельцев с многолетней историей. Как я об этом узнал? Дело в том, что с каким бы запросом по настройке финансового управления ко мне не пришли на консультацию, в итоге доходим до сакраментального вопроса величины чистой прибыли.

Как часто вы задаете себе вопрос: «Почему выручка растет, а денег в кармане больше не становится?». Если эта странная мысль вас посещала — успокойтесь, вы не одиноки. Но делать с этим что-то надо, ведь именно прибыль — плата за риск, труд, энергию, в конце концов жизнь предпринимателя.

Начать желательно с ответа на вопрос: «А какова чистая прибыль вашего бизнеса?». Если спросить любого финансиста: «Где можно посмотреть чистую прибыль?». Ответ очевиден: «Откройте Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же Отчет о финансовых результатах (ОФР), он же Profit and Loss Statement (P&L)». Однако число в отчете может иметь мало общего с реальностью.

Почему вы не знаете свою прибыль

Во-первых, не налажен корректный учет фактов хозяйственной деятельности. Т.е. любой расход, любой приход должен быть своевременно отражен в учетной системе и должным образом классифицирован, в соответствии со справочниками.

Во-вторых, учет без методологии — это хаос. Важно разработать структуру, которая позволяет разделить доходы и расходы по направлениям, продуктам или подразделениям.

В-третьих, нет понимания, как не просто собрать цифры и бросить на стол владельца бизнеса пачку табличек, а как провести финансовый анализ, найти проблемные точки и точки роста.

И, четвертое, главное, мучительно трудно собрать команду, которая это все реализует. Но если вам это удалось, вот несколько рекомендаций.

Что делать? Шаги к прозрачной прибыли

Не возводите в абсолют текущую систему управленческой отчетности. Вполне вероятно, что она будет искажена:

• Искажения могут носить исторический характер. У нас был кейс, когда в компании в одном из направлений учет выручки велся по полученным от клиентов заявкам, а в другом — по отгрузке.
• Искажения, могут быть сделаны специально. 
  Например, в ходе проведения аудита обнаружили, что начальник склада манипулировал отчетностью, чтобы иметь возможность списать и продать часть товара.
• Но самое частая причина искажения — «изобретение велосипеда» владельцем бизнеса. 

В общем, если стоит сохранить существующую методологию управленческого учета, сохраняйте, но если не работает, проще сделать заново.

Фактически необходимо создать управленческую структуру на предприятии, включая регламенты, финансовую структуру и шаблоны. Отчетность можно собрать с нуля, используя данные из движения по расчетным счетам. Следует выделить центры доходности и затрат, структурировать статьи затрат и доходов, и разработать несколько юнит-экономик для предприятия, учитывая различные подразделения, продукты и юридические структуры.

Идея единой юнит-экономики малопродуктивна, так как не дает полного спектра информации для принятия решений. Важно настраивать необходимое количество юнитов и срезов для управления, включая иерархию внутри центров финансовой отчетности и центров затрат. Такой подход позволяет сделать прозрачной структуру затрат. Увидеть, где происходят непонятные утечки и перетоки. Именно туда направляется пристальный взгляд. В 80% случаев, все оказывается в норме, но вот в 20% случаев находится неэффективность, которая как раз и убивает чистую прибыль.  

Важно все действия по учету оформить в регламенты, объясняющие, кто, когда и как должен выполнять задачи, откуда брать информацию. Это документы, которые не только помогают в составлении отчетности, но и создают предпосылки для непрерывности учета и его дальнейшего развития. Также регламент является базой для последующей автоматизации. Любой 1С интегратор скажет вам за него «спасибо» и может даже снизить стоимость своих услуг.  

Не стоит унифицировать отчетность для всех предприятий, чем часто грешат бухгалтера. Это нецелесообразно. Каждое предприятие в чем-то уникально. Уникален стиль руководства. Важно соблюдая базовые принципы  финансового управления, выстроить систему, которая максимально поддерживает сильные стороны бизнеса.

Приведенная последовательность действий позволяет предпринимателю четко и уверенно отвечать на вопрос: «Какая моя чистая прибыль?». Пусть не всегда этот ответ приятен, но только он позволяет работать над ее увеличением.