Управление закупками в банке: как SRM-система повышает их эффективность

Банки закупают все — от высокотехнологичного ИТ-оборудования до канцелярских скрепок, от услуг охраны офисов обслуживания до комплексных решений по кибербезопасности. За каждым заказом стоят не только деньги, но и время, а также соответствующие операционные риски, поэтому управление закупками — это один из важных стратегических процессов для банков.

Закупочные процессы в банках имеют ряд особенностей:

• проведение как коммерческих закупок, так и закупок по 223-ФЗ;
• необходимость согласования с комплаенс-подразделением;
• повышенные требования к проверке благонадежности поставщиков;
• необходимость интеграции с банковскими учетными системами;
• риски нарушения требований информационной безопасности при обмене документами;
•  длительные сроки согласования из-за многоуровневого контроля;
• взаимодействие с электронными торговыми площадками и маркетплейсами.

В таких условиях легко допустить ошибку. Например, подразделение запрашивает закупку необходимого цифрового оборудования, и такую заявку должно также согласовать ИТ-управление, а финансовый департамент утверждает под нее лимиты. Из-за отсутствия сквозного закупочного процесса лимиты могут быть утверждены, но ИТ-управление может внести свои коррективы — и первоначальная цена может увеличиться, что потребует повторного утверждения лимитов и, как следствие, дополнительного времени и трудозатрат, а также может и вовсе привести к отклонению заявки. Исполнитель по разным причинам может нарушать сроки договора, а поставщик — сорвать поставку, что приводит не только к задержкам в снабжении, но и к штрафам со стороны регуляторов. Если весь этот процесс протекает в разрозненных системах, то проконтролировать его сложно.

Вот почему финансовым организациям необходима система управления закупками. SRM — инструмент, создающий единую среду закупок, где все участники процесса видят полную картину: от формирования потребности до закрытия договора.

Функции

SRM-система помогает банку организовать сквозной бизнес-процесс закупок и централизованно контролировать его в едином цифровом пространстве. Она обеспечивает:

• интеграцию с другими информационными системами и сервисами, внутренними и внешними (Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС), электронными торговыми площадками (ЭТП), СЭД, финансовыми системами, ERP, CRM, сервисами проверки контрагентов, BI);
•  взаимодействие отдела закупок с другими подразделениями, участвующими в снабжении: инициаторами закупки, финансовой и юридической службами, ИБ;
• управление поставщиками: ведение единой базы данных, сегментацию, оценку по KPI (цене, качеству, срокам, надежности);
• ведение каталога закупаемых товаров, работ и услуг — структурированного перечня, который используется для облегчения поиска, выбора и закупки необходимых позиций;
• планирование и бюджетирование: консолидацию заявок, формирование планов закупок, контроль лимитов, поддержку сложных процедур согласования с участием всех ответственных лиц;
•  публикацию и проведение закупочных процедур: инициирование тендеров, размещение документов в ЕИС и на ЭТП, автоматизацию выбора победителя с помощью скоринга, поддержку переторжек;
•  управление договорами: контроль сроков, условий, ответственных, исполнение обязательств, автоматическое напоминание о продлении договоров;
• электронный документооборот (в связке с СЭД), подписание договоров и актов в режиме онлайн;
• мониторинг временных рамок и ключевой информации о закупках: сроков публикации документов, сроков подачи заявок и проведения процедур, корректного и полного заполнения всех обязательных реквизитов и полей в документах;
•  формирование аналитики и отчетности: дашбордов по эффективности закупок, экономии, KPI поставщиков, отчетности для исполнения 223-ФЗ.

Как это работает на практике? Предположим, отдел маркетинга финансовой организации планирует обновить парк принтеров. Для этого ответственный сотрудник вносит запрос в SRM. Система автоматически проверяет наличие средств в бюджете по указанным в запросе финансовым классификаторам для исключения ситуации проведения необеспеченной финансами закупки. Заявка проходит установленный регламентом организации маршрут согласования, в том числе параллельного или с использованием мобильного устройства на определенных этапах. Затем согласованный электронный документ автоматизированно передается на выбранную ЭТП для проведения закупочной процедуры, в том числе и среди предварительно аккредитованных контрагентов. Все документы подписываются в электронном виде, а впоследствии система напоминает о сроках поставки и оплаты.

SRM-система анализирует историю закупок, выявляет наиболее надежных поставщиков, прогнозирует потребности и даже предупреждает о рисках. Например, если у ключевого контрагента ухудшаются финансовые показатели, банк заранее получает сигнал и успевает найти альтернативу. Интеграция с ERP и электронными торговыми площадками делает процесс снабжения сквозным. Данные о закупках автоматически попадают в бухгалтерский учет, а отчеты формируются в режиме реального времени.

Помимо типовой функциональности, при выборе SRM банку стоит обратить особое внимание на соответствие системы всем требованиям информационной безопасности: технологическую независимость, возможность развертывания во внутреннем защищенном контуре организации (on-premise), наличие модулей проверки благонадежности контрагентов, управления рисками и комплаенсом, функциональность шифрования, разграничения прав доступа, логирования и аудита действий пользователей.

Возможности автоматизации

Как показывает практика, внедрение SRM-системы позволяет:

• организовать работу всех пользователей в единой цифровой среде, избавиться от рутины и ручного переноса данных между системами;
• сократить время на согласование закупок;
• исключить дублирование данных при формировании планов и заявок;
• сократить затраты за счет прозрачности цен и конкуренции между поставщиками;
• снизить регуляторные риски благодаря автоматическому контролю сроков и процедур;
• укрепить партнерские отношения путем заключения долгосрочных контрактов с проверенными исполнителями;
• обеспечить прозрачную аналитику для руководства.

Эти эффекты усиливаются благодаря тому, что продвинутые SRM-системы отвечают современным технологическим трендам.

Во-первых, поддержка подхода low-code позволяет гибко кастомизировать систему, добавить в нее функциональные компоненты и шаблоны, отвечающие специфике операционной деятельности банка, создать наиболее удобный для пользователей интерфейс.

Во-вторых, внедрение в SRM модулей на основе искусственного интеллекта предоставляет еще больше возможностей для автоматизации процессов и сокращения рутинного труда, а также для повышения эффективности закупок и снижения рисков за счет качественной аналитики больших объемов данных в режиме онлайн.

Автоматизация закупок с помощью SRM — это оптимальный способ собрать все этапы закупочной деятельности в цельный отлаженный механизм, где каждый шаг контролируется, каждый риск просчитывается, а каждое решение подкрепляется данными. Для банка, который привык бережно относиться ко всем финансовым издержкам и стремится оставаться конкурентоспособным в эпоху цифровых вызовов, система управления закупками становится одной из основ устойчивого развития.