Компания «Шаклин» представила итоги внедрения Saby Docs на «ЭДО — Сибирь»

Переход на электронный документооборот (ЭДО) в России идет с 2010 года. Государство шаг за шагом переводит бизнес на цифровые форматы работы. По плану Федеральной налоговой службы России к 1 января 2027 года электронный формат должен стать обязательной нормой для всех компаний без исключения. 

Об этом сообщил Илья Присяжнюк, замначальника управления электронного документооборота ФНС России на форуме «ЭДО — Сибирь». Здесь представители бизнеса обсудили, как подготовиться к грядущему переходу, и поделились опытом. 

Директор по общим вопросам компании «Шаклин» Владимир Прудников и руководитель направления Saby Docs компании «Тензор» Елена Загребова рассказали о практике внедрения ЭДО с помощью доработки интеграционного решения Saby. 

Комплексный переход на цифровые рельсы стал не только вопросом эффективности для оптовой компании, но и соответствия государственным требованиям.

Почему ЭДО стал необходимостью

Компания «Шаклин» — один из ведущих поставщиков медицинского оборудования и расходных материалов в России. 

Цифры деятельности подтверждают масштабы бизнеса: 

• Более 10 тыс. клиентов. Это федеральные и региональные лечебные учреждения, частные клиники, аптечные сети и региональные фармдистрибьюторы.
• Складской комплекс обеспечивает бесперебойную деятельность торговых подразделений. Склады компании расположены в Новосибирске, в Москве, Ростове-на-Дону и Артеме. 
• Сотрудничество налажено с более чем 300 производителями, а торговая марка INEKTA известна как российским, так и зарубежным партнерам.

За таким объемом стоит огромный поток первичных документов, который невозможно обрабатывать вручную без риска ошибок, задержек или налоговых претензий. 

До 2020 года компания пользовалась разрозненными сервисами: отдельные решения для отчетности, проверки контрагентов и взаимодействия с контролирующими органами. Эти системы не были связаны между собой. Бизнес рисковал потерять данные и контекст сделок, а дублирование информации и разрозненность процессов замедляли документооборот с контрагентами.

Как следовать в ногу с ФНС: ставка на готовые решения от провайдера ЭДО

Требования ФНС стали драйвером перехода на ЭДО. С 2020 года налоговая переводит бизнес на электронный документооборот. На 2025 год уже 63% счетов-фактур в России оформляется в электронном виде, а к 2027 году этот показатель, по прогнозу ведомства, вырастет до 75%. 

В свете тенденции для заказчика требовалось единое решение, которое позволило бы работать с государством, контрагентами, внутренними процессами в одном окне.

При выборе провайдера ЭДО руководство компании сделало ставку на Saby — продукт компании «Тензор». Решающими факторами стали: наличие готовых решений для работы с ФНС и другими госорганами, а также принцип единого окна. 

Задачи проекта комплексного внедрения:

• Внедрение сервисов Saby: ЭДО, «Электронная отчетность», «Суперсверка», «Прослеживаемость», «Все о компаниях и владельцах».
• Ускорение обмена электронными документами.
• Реализация массового подписания и отправки документов.

Учет в «Шаклин» ведется в системе 1С, но конфигурация отличалась от стандартной версии. Поэтому обычной интеграции было недостаточно. Специалисты Saby совместно с ИТ-отделом заказчика адаптировали модуль внешней обработки 1С (ВО). Он позволяет вести электронный документооборот в привычной учетной системе компании.

С помощью модуля внешней обработки 1С можно:

• Отправлять первичные документы контрагентам из 1С.
• Загружать документы от поставщиков в 1С.
• Утверждать и отклонять документы.
• Переносить номенклатуру из 1С в Saby.
• Подписывать документы электронной подписью физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД). 

С интеграционным решением «Шаклин» создала синергию двух систем. Например, обработка входящих документов, обмен юридически значимыми документами, поиск торгов, проверка контрагентов осуществляется в Saby.  

Другая часть операций в 1С и ее интеграционных модулях, в том числе через ВО Saby. Это отправка исходящих документов, а также работа с маркировкой. Документы формируются в 1С, а встроенный модуль «Маркировка» Saby отправляет данные в «Честный знак».

Также в рамках проекта поддержана специфика работы с документами. Перед запуском в документооборот файлам присваиваются статусы «Подтверждение склада» и «Выбыл со склада». Система Saby передает статусы обработки и уведомляет менеджеров о готовности.

Алла Шугаева, директор по развитию «Шаклин»: 

«Очень ценно, что Saby поддерживает работу с нестандартными формами документов, например с отгрузочными разнарядками. Мы формируем в своей системе и отправляем через Saby. Контрагент получает документ в нужной форме». 

Сейчас компания работает с УПД, счетами, УКД, актами взаиморасчетов исключительно в цифре. Дополнительно для ЭДО в компании реализованы уникальные печатные формы: дополнительное соглашение и отгрузочная разнарядка.

Что находится за рамками стандартного ЭДО

Функционал Saby стал для компании больше, чем просто системой обмена первичными документами. 

Ряд поставщиков поставляют компании импортный товар, который попадает под прослеживаемость. Поэтому специалисты Saby поддержали новую форму счета-фактуры и УПД, а также автоматизировали обработку РНПТ (регистрационного номера партии товара). Это гарантирует корректную отчетность перед ФНС.

Отдельный инструмент для сдачи отчетности — сервис «Суперсверка». Функционал сравнивает книги продаж с книгами покупок, снижая вероятность претензий от налоговых органов.

Эффекты цифровизации и плановое масштабирование по бизнес-направлениям

С комплексным решением от Saby «Шаклин» автоматизировал десятки бизнес‑процессов. 

Особенно заметным стал эффект от внедрения «Суперсверки»: компания получает сигналы о расхождениях в налоговых книгах еще до того, как ФНС предъявит претензии. Также модуль «Все о компаниях и владельцах» помогает заранее оценивать партнеров, отслеживать финансовое состояние и оперативно реагировать на изменения на рынке.

На 2025 год 60% контрагентов заказчика уже работают по ЭДО, и эта цифра будет стремительно расти. Причиной цифрового бума станут изменения в национальной системе цифровой маркировки. С 1 сентября 2025 года появится обязанность передачи сведений об обороте маркированных медицинских изделий. 

В планах «Шаклин» — курс на расширение цифровизации в нескольких направлениях: от логистики и кадрового документооборота до работы с маркетплейсами и государственными закупками.

Владимир Прудников, директор по общим вопросам «Шаклин»: 

«Готовимся доработать ВО для автоматизации работы со входящими документами, отказаться от отправки счетов в pdf-формате и перейти на .xml.

Для торговли с крупнейшими сетями ЭДО будет дополнен технологией EDI. Параллельно будет настроен обмен с маркетплейсами: Wildberries, Ozon и «Яндекс Маркет». 

Также планируем адаптировать функционал для работы с Единой информационной системой (ЕИС) в сфере закупок. Это позволит напрямую отправлять закрывающие документы по государственным тендерам». Дополнительно рассматриваем переход на кадровый электронный документооборот для 150 сотрудников». 
Отдельный большой блок — перевод логистики в формат ЭТрН. Через него будут проходить перемещения между складами «Шаклин» и внешние грузоперевозки. ЭТрН позволит управлять поставками в цифровом виде, а каждое действие будет фиксироваться и доступно госорганам в режиме реального времени.

Почему опыт «Шаклин» важен для всего B2B-сектора

Форум «ЭДО — Сибирь», посвященный развитию ЭДО, прошел 7 августа 2025 года в Новосибирске. Мероприятие объединило около 200 участников. 

Представленный кейс доказывает: переход на ЭДО становится стратегическим преимуществом бизнеса. Компании, которые заранее выстраивают логику работы с электронными документами и тестируют их на практике, снижают риск штрафов от регуляторов, ускоряют взаимодействие с сетями и маркетплейсами и без задержек участвуют в тендерах.

Елена Загребова, руководитель направления Saby Docs «Тензор»:

«Нам было интересно сотрудничество. И тут вопрос не только в том, что сервис Saby смог закрыть большую часть потребностей. Для нас было важно реализовать непростой кейс по интеграции функционала ЭДО в учетную систему торговой компании. 

Кейс показывает, что если у бизнеса специфические бизнес-процессы, формы документов или сложные схемы работы, их также можно перевести в электронный вид. У компании много планов по цифровизации. Мы, безусловно, поможем с их воплощением».