«Система на бумажках долго не протянет»: как ЖК перешел в «цифру»
Кейс жилого комплекса о переходе на систему управления бизнесом: как это экономит деньги, время и нервы
Краткое описание
В 2023 году управляющая компания жилого комплекса «Эдем» столкнулась с неэффективностью работы и потерей управляемости из-за бумажного документооборота и отсутствия единой системы постановки задач. Управляющий Алексей инициировал цифровизацию процессов, внедрив систему управления задачами и документооборотом Projecto. Это позволило структурировать работу, сократить количество ошибок и повысить прозрачность взаимодействия с жителями.
Проблема
На момент прихода нового управляющего большинство процессов в компании велось вручную. Документы передавались по кабинетам, обращения жителей фиксировались в чатах и на бумаге, контроль исполнения поручений велся «на память».
Из-за этого возникали типичные для отрасли проблемы:
- терялись заявки и документы;
- сроки ответов на обращения нарушались;
- не было прозрачности по статусам задач;
- сотрудники тратили много времени на рутинные операции.
Накопившийся объем микрозадач привел к потере управляемости и рискам — жалобам в надзорные органы и штрафам.
Задачи
Перед командой стояло несколько ключевых задач:
- Упорядочить внутренние процессы и создать единую среду для взаимодействия сотрудников.
- Автоматизировать документооборот и сократить время согласования документов.
- Наладить контроль выполнения задач и повысить прозрачность рабочих процессов.
- Минимизировать риски штрафов и жалоб со стороны жителей и контролирующих органов.
Решение
Первым шагом стала цифровизация документооборота. Все акты, счета, договоры и сметы были переведены в электронный формат. Для каждого документа настроен маршрут согласования: специалист — председатель — управляющий — бухгалтерия. Теперь каждый участник процесса видит, на каком этапе находится документ и кто отвечает за задержку.
Следующим этапом стала организация работы с обращениями жителей. Каждое входящее письмо теперь регистрируется, автоматически связывается с исходящим ответом и сопровождается системой напоминаний. При нарушении сроков система фиксирует просрочку, что позволило своевременно реагировать и избежать жалоб.
Для инженерной службы и подрядчиков была внедрена мобильная среда: комендант на объекте фиксирует проблему, прикладывает фото и формирует задачу. Исполнители видят ее в реальном времени, отмечают выполнение и прикладывают отчет. Это позволило контролировать десятки микрозадач ежедневно.
Дополнительно компания внедрила электронный календарь для планирования командировок, отпусков и судебных заседаний, что облегчило распределение нагрузки и ресурсов.
Результат
Через два года после начала цифровизации с помощью Projecto компания «Эдем» добилась ощутимых результатов:
- скорость согласования документов сократилась с нескольких дней до нескольких часов;
- количество потерянных обращений снизилось до нуля;
- случаи жалоб и штрафов от надзорных органов практически исчезли;
- повысилась прозрачность процессов и доверие со стороны жителей;
- сотрудники отметили сокращение рутинной работы и повышение дисциплины.
Цифровизация изменила корпоративную культуру компании: процессы стали управляемыми, коммуникации — прозрачными, а работа — предсказуемой и документально подтвержденной.
Вывод
Опыт «Эдема» показал: автоматизация управленческих и операционных процессов может стать фактором устойчивости даже в сложной сфере ЖКХ. Главное — выстроить систему, где каждый этап фиксируется, контролируется и доступен для анализа. Такой подход помогает не просто ускорить работу, а обеспечить ответственность и прозрачность на всех уровнях.
Источники изображений:
Валерия Меркулова
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании