Как сэкономить на автоматизации корпоративного планирования в 2026 году

Сейчас многие компании выбирают стратегию оптимизации затрат, а значит ИТ-департаменты стоят перед выбором: замораживать ли проекты по автоматизации корпоративного планирования или нет.

Дилемма на этом не заканчивается. После выбора стратегии «Инвестировать» возникает новые ветки решений: можно ли сократить затраты или нет, сохранить ли изначальный объем работ, или рассмотреть частичную автоматизацию наиболее острых и важных задач?

После серии ответов на эти вопросы можно прийти к выводу, что проще отказаться от проекта вовсе, чем пытаться притянуть ограниченный бюджет на полноценное решение. Но и в случае отказа проблема-то все равно останется нерешенной.

И так — до бесконечности.

В этом материале Дмитрий Носков, директор разработчика программного обеспечения «Планум-Платформа», расскажет, как можно сэкономить на комплексной автоматизации планирования в компании, чтобы и задачи решить, и не потратить весь бюджет компании на одни только ИТ-задачи.

Стоит ли отказываться от проекта вообще

Все зависит от того, насколько остро стоит проблема автоматизации в компании. Если текущая ситуация с данными и отчетами в файлах Excel остается управляемой, то есть экономистам все еще удобно сводить несколько отчетов, формировать единые таблицы, считать KPI, выявлять ошибки, прослеживать неочевидные зависимости в данных, а также строить прогнозы, при этом топ-менеджмент не ставит амбициозных задач регулярного пересмотра и анализа бюджетов, то для автоматизации можно поставить низкий приоритет.

Когда эти задачи становится сложнее выполнять самостоятельно, появляются несколько источников данных и параллельное заполнение, а на просчет нового сценария с новыми вводными уходит несколько часов, то автоматизация становится необходимой.

И здесь речь не просто про технические вопросы организации процесса, а скорее про эффект для бизнеса, который может выражаться не просто в снижении количества ошибок или сокращении времени сбора, но в возможности выявить проблемы управления и планирования. Например, когда новый заказ приносит больше убытков, а не прибыли из-за плохо налаженной системы расчета итоговой себестоимости товаров или услуг, или переоценен штат бэк-офисных функций, или планирование выручки происходит для каждого подразделения по собственной методологии без какого-либо общего подхода.

В таких случаях отказ или промедление с автоматизацией может привести к большим потерям, чем стоимость самого проекта. Тогда логичным шагом становится поиск способов его удешевления.

Как сэкономить на проекте автоматизации планирования

Прежде, чем приступим к обсуждению основных способов, постарайтесь определиться — что вы хотите увидеть по итогам, что важно?

Если нужна прозрачность, прослеживаемость всех вычислений, а также объединенная плановая модель по всей компании, то это один вариант.

Если необходимо разрешить ряд критичных участков в бизнес-процессе, то это чуть другое.

Для нашего анализа возьмем ситуацию, когда вы уже определились с проектом и решили осуществить его от начала до конца. Итак, начнем.

1. Подумайте над формой организации проекта

В консалтинге есть несколько вариантов организации проекта.

Первый — проект с фиксированной стоимостью, его также иногда называют «под ключ» или «фикс». Такой проект предполагает, что команда внедрения берет на себя не просто все работы по реализации проекта, но и все риски, связанные с расширением объектов работ или усложнения структуры модели и расчетов. Работа идет не только на достижение «быстрых побед», но и выполнение всех изначально сформулированных и поставленных целей.

Второй вариант — Time & Materials — предполагает, что проект выполняется, например, двухнедельными спринтами, и результаты работ принимаются при завершении спринта. Основным преимуществом становится возможность влияния на объемы работ во время проекта. Учтите, что при таком подходе вовлечение ваших сотрудников также будет выше, поскольку проект ведется более интенсивно.

И в той, и в другой форме есть свои преимущества. Например, в самом начале фиксированного проекта можно спрогнозировать результат — именно он является ориентиром для всех участников, а не просто перечень работ или сложность исходных файлов. Однако, увеличение трудозатрат для достижения результата — является рисками для консультанта, которые он хочет подстраховать.

В варианте Time & Materials клиент точно знает за что он платит, и здесь помимо результата, на первый план выходит как раз перечень работ для его достижения.

Если вы понимаете, что у вас достаточно простая модель, объясняемая и понятная структура данных, то, возможно, вам будет выгоднее предпочесть Time & Materials. Если, напротив, все не так очевидно, легко и просто — рассмотрите вариант фиксированного проекта.

2. Возьмите что-нибудь на себя

Практически любой консалтинговый проект предполагает несколько этапов, которые включают анализ исходных данных, формирование или адаптацию целевой методологии, погружение в учетные системы, построение архитектуры и модели данных и т.д.

Конечно, такие работы, как построение архитектуры, реализацию модели на базе системы лучше оставить профессионалам. Да и без знакомства консультантов с исходными файлами и данными тоже будет достаточно сложно выполнить хороший проект. Однако такие задачи, как подготовка методологии или работа с собственными учетными системами, в целом могут быть выполнены на стороне заказчика.

Реализация доработок тоже возможна силами клиента, причем необязательно ИТ-специалистами — это могут быть как аналитики, так и финансовые менеджеры, которые имеют системный взгляд на задачу и навыки построения финансовых моделей.

Поэтому не стесняйтесь, и беритесь за совместную работу. Бонусом это позволит сэкономить на часах обучения и тестирования, поскольку вы будете непосредственно принимать участие в создании системы с самого начала.

3. Не усложняйте

Конечно, большинству на выходе хочется получить систему, которая покрывает все задачи, поставленные перед командой, однако действительно ли весь целевой функционал так необходим?

Вполне вероятно, что после детального анализа использования всех данных и отчетов, часть может оказаться ненужной — где-то информация дублируется, какие-то показатели не используется и тому подобное.

Обратите внимание и на загрузку данных из учетных систем, или интеграцию. В некоторых случаях процесс переноса данных может настраиваться достаточно легко и занимать мало времени, однако бывает и наоборот — задача будет требовать многоэтапного подхода и нескольких специалистов. Избежать роста стоимости проекта из-за интеграции можно за счет предварительной очистки и структурирования данных на стороне самого клиента.

4. Попросите скидку

Цена любого проекта автоматизации состоит из двух составляющих: работы по внедрению и собственно программного обеспечения, на котором будет происходить построение всей системы.

Скидку на работы по внедрению предоставить достаточно сложно: у консультантов есть понимание своей эффективной ставки на сотрудника, чтобы их бизнес тоже был окупаемым.

Тем не менее, после предварительной оценки вы можете запросить детализацию работ с шагом в 100-500 тысяч рублей, а также провести уточняющую встречу, чтобы выявить те пункты, в которых были заложены избыточные риски из-за ограниченной информации о вашей текущей ситуации.

Со скидкой на программное обеспечение дела обстоят несколько проще — производители достаточно охотно идут навстречу клиенту и могут снизить стоимость на несколько процентов.

Правда, не стоит ожидать радикального снижения стоимости лицензий после вашей просьбы, поскольку у производителя программного обеспечения также есть понимание эффективности собственного бизнеса и каждой сделки.

5. Подойдите к выбору системы более тщательно

В среднем, будем честны, системы одного класса, для одних и тех же бизнес-задач, внешне очень похожи друг на друга. Отличия начинаются, когда ближе знакомишься с логикой и функционалом каждой системы.

Например, для решения вашей задачи в одной системе потребуется большой штат профессиональных ИТ-специалистов, или разработчиков. Другая система при компактной команде консультантов потребует найма отдельного сотрудника-администратора к себе в штат. Бывают и такие системы, где из-за архитектурных особенностей ввод данных, создание формул и таблиц требует больше времени, чем в аналогах.

Все эти организационные и технологические особенности будут сказываться непосредственно на длительности и масштабе самого проекта, а значит, непосредственно влиять на его стоимость.

Надеемся, что наши советы не будут вредными для всех участников рынка. Ведь оптимизация проекта автоматизации планирования помогает управлять объемами работ при сохранении высокого качества результата.