Все — не то: почему ожидания руководителей часто не оправдываются

Почему реальность и результаты расходятся

Работая с представителями бизнеса, очень часто я слышу от них о ситуациях, когда руководитель ставит задачу подчиненному, но итоговый результат не соответствует ожиданиям. Сотрудник выполнил работу так, как посчитал нужным, однако руководитель ожидал совершенно иного подхода или решения. В конечном итоге это приводит к разочарованию, потере времени и необходимости переделывать задачу самостоятельно.

Несоответствие между ожиданиями руководителя и реальными результатами работы сотрудников — действительно одна из самых частых проблем в управлении. Руководитель ставит задачу, уверен, что его поняли правильно, но в итоге получает не то, что он имел в виду. Почему так происходит и как этого избежать?

1. Недостаточно четкая постановка задачи

Часто руководители формулируют задачи расплывчато, полагая, что сотрудник «сам додумает и догадается». Однако даже опытные специалисты могут интерпретировать задачу иначе. Чем конкретнее и детальнее поставлена цель, тем выше шансы на ее точное выполнение.

2. Отсутствие обратной связи

Если руководитель не проверяет промежуточные результаты, велик риск, что работа пойдет не в том направлении. Регулярное обсуждение прогресса помогает своевременно скорректировать действия и избежать неприятных сюрпризов в конце.

3. Разное понимание стандартов качества

То, что кажется приемлемым для сотрудника, может не соответствовать ожиданиям руководителя. Важно заранее обсудить критерии оценки результата — сроки, детали, формат и уровень проработки.

4. Неучтенная нагрузка и ресурсы

Иногда сотрудник физически не может выполнить задачу так, как хочет руководитель, из-за нехватки времени, информации или других ресурсов. Руководителю важно реалистично оценивать возможности команды.

5. Отсутствие мотивации или заинтересованности

Если сотрудник не понимает, зачем нужно выполнять задачу именно так, как требует руководитель, он может действовать формально или так, как ему удобнее. Объяснение контекста и значимости работы повышает вовлеченность.

Что делать?

Для решения этой проблемы в первую очередь я рекомендую наладить регулярную коммуникацию, чтобы команда могла открыто сообщать о прогрессе, проблемах и вовремя получать четкие указания. Создание культуры, в которой сотрудники не боятся давать обратную связь и задавать вопросы, позволит руководителю всегда быть в курсе реальной ситуации, происходящей в компании. А активное слушание со стороны руководства и понимание точки зрения сотрудников будет способствовать сближению ожиданий и реальности.

Чтобы не попадать в подобные ситуации и не разочаровываться в результатах, я советую применять простое, но эффективное правило:

• Детально обсудите с сотрудником задачу.
• Объясните, какой результат необходимо получить.
• Оговорите, как именно человек будет выполнять задачу.
• Обсудите срок выполнения задачи.

Теперь рассмотрим каждый пункт более подробно:

• Обсудите с сотрудником поставленную задачу — как он ее понимает? Проговаривая намеченные цели, вы синхронизируете ваши картины понимания задачи. Если они расходятся, значит надо поправить картину сотрудника. Если вы проигнорируете этот шаг, сотрудник будет стремиться к реализации своей собственной картины, а не вашей, а значит и результат будет другим и далеко не тем, что вы себе представляете.
• Обсудите с сотрудником ожидаемый результат выполнения задачи. Это поможет ему четко понять конечную цель и согласовать ее с вашими требованиями, избегая недопонимания и расхождений в итоге.
• Обсудите с сотрудником план выполнения задачи. Это позволит убедиться, что выбранный подход соответствует вашим ожиданиям, имеющимся ресурсам и срокам, а также поможет своевременно скорректировать действия в случае необходимости.
• Обсудите с сотрудником сроки выполнения задачи, чтобы обеспечить ясность и согласованность в планировании. Это поможет избежать недопонимания и обеспечит своевременное достижение результата.

Какие еще моменты стоит учесть:

• Четко формулируйте задачи, используя принцип SMART.
• Проверяйте промежуточные результаты и давайте обратную связь.
• Убедитесь, что сотрудник правильно понял задачу — пусть он перескажет ее своими словами.
• Учитывайте реальные возможности команды и предоставляйте ей необходимые ресурсы.
• Объясняйте, почему задача важна и какой результат ожидается.

Выводы

Безусловно, может показаться, что такой процесс постановки задачи требует значительных временных затрат. В то время, как простое формулирование поручения занимает считанные минуты, детальная проработка всех аспектов может занять несколько часов. Да, это так. Однако именно этот подход позволяет избежать недопонимания и обеспечить полное соответствие результата вашим ожиданиям. В противном случае, когда наступит срок выполнения, вы рискуете столкнуться с невыполненной или некорректно реализованной задачей. Это повлечет за собой необходимость срочной доработки, вложения дополнительных средств и работы вне установленного графика, что в конечном итоге приведет к потерям времени и ресурсов.

Есть во всей этой истории еще один очень важный момент: каждый раз, когда вы ставите перед персоналом новую задачу и разбираете ее с подчиненным, вы учите его выполнять подобные задачи. В следующий раз вы с ним уже не будете обсуждать поручения столь подробно — сотрудник уже будет иметь опыт правильного выполнения. С каждым разом в арсенале сотрудников будет накапливаться все больше задач, которые ваши подчиненные успешно выполняют самостоятельно. С каждой новой задачей ваши люди будут становиться профессиональнее, а значит и работать с ними вам станет все проще и удобнее.