Как OptiTeam автоматизировал Performance Review на базе российского ПО

В статье поделимся пошаговым планом автоматизации процесса Performance Review на примере кейса ИТ-компании OptiTeam.

Когда старая система оценки перестает работать

В жизни каждой компании наступает момент, когда прежние подходы к оценке сотрудников перестают удовлетворять требования бизнеса. В OptiTeam это стало очевидно, когда за три года численность команды увеличилась в пять раз. При такой динамике каждый новый сотрудник — это инвестиция, а каждая кадровая ошибка — риск для бизнеса.

Чтобы сократить риск и при этом сохранить фокус на людях, компании нужен точный и прозрачный инструмент оценки эффективности сотрудников и развития их компетенций. Такой инструмент в OptiTeam был — Performance Review. Но он требовал трансформации.

1. Диагностика: почему нужны автоматизация оценки и PR

Performance Review, который должен быть точкой роста, начал буксовать. Причин было несколько, одна из них — в разных подразделениях грейды трактовались по-своему. В одном подразделении senior — это стратег, который грамотно управляет проектами, в другом — сотрудник с тремя годами стажа. В результате сотрудники одного грейда могли сильно отличаться по навыкам, а значит — и по уровню эффективности на проектах.

«HR-команда поняла: пора исключить субъективность, настроить единый управляемый процесс и автоматизировать рутинные задачи. Мы решили двигаться по пути унификации процесса: зафиксировать требования, встроить их в систему и автоматизировать каждый этап», — пояснила Елена Ющенко, директор по персоналу OptiTeam Consulting.

2. Элементы новой системы оценки

Когда болевые точки были зафиксированы, команда HR и руководители OptiTeam перешли к следующему этапу — созданию универсальной модели оценки. Предстояло построить объективную, гибкую и привязанную к бизнес-задачам систему.

Приняли решение включить в Performance Review не просто оценку результата работы и обратную связь от коллег (оценку 360), но и оценку по матрице компетенций.

Шаг 1. Разработка матрицы компетенций

Это был нелегкий путь: HR и руководители обсуждали требования к сотрудникам и брейнштормили, пока не договорились о наборе ключевых навыков для каждого грейда. Причем в основу легли корпоративные ценности. В OptiTeam их шесть:

• профессионализм,
• ответственность,
• результативность,
• лидерство / самостоятельность,
• сотрудничество,
• инициативность.

По каждой ценности мы четко прописали требования к навыкам с учетом должности и грейда (junior, middle, senior и partner).

Каждому навыку присвоили два параметра:

• вес — насколько этот навык влияет на результат;
• обязательность — можно ли двигаться дальше без его освоения.

С этого момента началась трансформация: теперь в OptiTeam сотрудников оценивают по четкой и понятной модели, которая исключает субъективность оценки. 

Шаг 2. Обновление оценки 360

В OptiTeam сразу поняли: без обратной связи Performance Review останется однобоким. Но чтобы это действительно работало, формат фидбэка пришлось «пересобрать».

За основу оценки снова взяли корпоративные ценности (ценность = компетенция). Разработали по каждой компетенции индикаторы поведения и добавили вопросы для сбора более полной обратной связи:

1. Какие сильные стороны вы видите у сотрудника?
2. Над чем, по вашему мнению, ему стоит поработать?

Такой подход помог сделать обратную связь более честной и полезной, избавиться от «вежливого молчания» в сложных кейсах и вовлечь участников команды в развитие друг друга.

Теперь на встрече с сотрудником обсуждаются не только баллы по компетенциям, но и комментарии коллег. Часто именно в них содержатся идеи для задач в индивидуальном плане развития (ИПР) или подсказки, как улучшить показатель. Например, сотрудник получил низкий балл по «инициативности», и, если бы не комментарий коллеги: «Вижу потенциал, но пока не хватает самостоятельности в новых проектах», было бы сложно понять, как это исправить.

«Создание новой системы оценки — не простой процесс. Тут требуется терпение, время, внимательное отношение к мнению руководителей и сотрудников. Мы тщательно изучали, какие навыки действительно важны в работе на разных должностях и грейдах. Размышляли, что именно мы хотим развивать в людях, какие ценности помогают добиваться результата.  А еще мы сознательно ушли от обезличенных баллов и добавили возможность делиться обратной связью. Благодаря этому оценка 360 и процесс PR превратились в более удобный инструмент развития», — прокомментировала Елена Ющенко.

3. Автоматизация PR 

Чтобы PR перестал быть разрозненным набором таблиц с результатами оценки, в OptiTeam разработали собственную платформу на базе российской CPM-системы Optimacros. 

На платформе мы объединили матрицу компетенций, оценку 360, обратную связь, планы развития и карьерные треки. Но главное, сделали процесс PR живым, автоматизированным и понятным для каждого участника.

Что видят сотрудники

Теперь у каждого есть личный кабинет — персональное HR-пространство, где сотрудник может:

• увидеть свой грейд, стаж, баллы за участие в бонусной программе «Огоньки», в которой фиксируются все корпоративные активности сотрудников;
• оценить текущее соответствие своей должности;
• получить отчет 360 и индивидуальный план развития;
• проследить карьерную траекторию;
• найти ресурсы для роста: ссылки на базу знаний, экспертные клубы, онлайн-курсы, записи вебинаров.

Личный кабинет помогает сотруднику не теряться в процессах и видеть, как конкретные действия влияют на его рост и ценность внутри компании.

Что видят HR и руководители

Все. Причем в одном окне. Теперь можно:

• контролировать график встреч;
• запускать подготовку к Performance Review в один клик;
• отслеживать статус прохождения по каждому участнику;
• видеть готовые отчеты по оценке, обратной связи, грейдам, KPI;
• принимать решения на основе наглядной аналитики и дашбордов;
• управлять не только сотрудниками, но и командой в целом.

И все это в режиме реального времени. Больше не нужно собирать данные по крупицам, искать в почте ответы или напоминать, чтобы прислали оценочную форму. Данные фиксируются и обновляются автоматически.

4. Оценка соответствия должности

Следующим элементом оценки стало введение показателя «соответствие должности», который платформа рассчитывает автоматически на основе анализа оценки по матрице компетенций (при расчете учитываются вес и обязательность навыков).

Чтобы перевестись на следующий грейд, сотруднику нужно соответствовать навыкам будущей роли на 80% и более. Если навыки не дотягивают — платформа фиксирует это и помогает построить план развития.

Благодаря показателю соответствия должности теперь решение о карьерном росте основано на полных данных. При этом за руководителем остается последнее слово, но уже на основе аналитики и четкой аргументации.

«Чтобы руководители и HR-специалисты видели в режиме реального времени, насколько текущий уровень компетенций команд соответствует требованиям бизнеса, мы ввели показатели «соответствия должности» по командам, подразделениям и компании. Это помогает оценивать стратегию найма и развития сотрудников, а также человеческий капитал компании», — пояснила Елена Ющенко.

5. Автоматизация коммуникаций: письма вместо инструкций

Процедура Performance Review в OptiTeam включает много повторяющихся действий: напомнить о самооценке, выслать форму, объяснить, как заполнить, когда ждать встречу и что делать после. Раньше на это уходило слишком много времени HR-специалистов — каждый раз одно и то же, вручную, в чатах и письмах.

Вместо того, чтобы писать многостраничные гайды или устраивать обучающие марафоны, в компании выбрали другой путь — автоматизировать коммуникации на платформе.

Как это реализовано

Каждому участнику процесса отправляется персонализированное письмо с нужной информацией:

• сотруднику – инструкция по самооценке и ссылка на форму;
• руководителю – чек-лист для валидации и кнопка «запросить подтверждение»;
• HR’у — напоминание, что все этапы завершены, пора назначать встречу;
• после PR — автоматическая рассылка отчета 360 и ИПР на почту сотрудника.

Никакой путаницы. Сотрудник получает только ту информацию, которая нужна ему именно сейчас. И это работает лучше, чем pdf-файл на 20 страниц.

Почему это важно

1. Уменьшилась нагрузка на HR. Не нужно дублировать и объяснять несколько раз.
2. Снижен порог входа. Даже новички без подготовки легко проходят процедуру.
3. Информация не теряется. Все зафиксировано, автоматически отправляется и остается на платформе.

Performance Review стал процессом, который «проходит сам собой», при этом остается персонализированным, сохраняя индивидуальный подход к каждому участнику.

6. Этапы Performance Review: как все устроено

Автоматизация процесса — это не «перенести Excel в систему». В OptiTeam процесс Performance Review — это четкая последовательность шагов.

Шаг 1. Самооценка

Сотрудник начинает с анализа своей позиции: смотрит матрицу компетенций, выбирает желаемые должность и грейд, видит требования к уровню развития компетенций и отмечает, насколько соответствует каждому из необходимых навыков. Если навык требует развития — он это фиксирует.

Шаг 2. Валидация руководителем

Руководитель получает заполненную сотрудником форму и либо подтверждает самооценку, либо не соглашается, аргументирует свою позицию и запрашивает подтверждение от сотрудника (кейсы, ссылки, комментарии). Это исключает спор, добавляет конкретику.

Шаг 3. Подтверждение навыков

Сотрудник дополняет данные по спорным пунктам — прикладывает примеры, описывает кейсы. Такой подход не только делает оценку объективнее, но и учит формулировать достижения.

Шаг 4. Оценка 360

Одновременно с оценкой по матрице компетенций запускается оценка 360. Каждому участнику процесса приходит письмо с инструкцией, что и как заполнить. По итогу оценки формируется отчет в удобном формате: визуализация и текстовые комментарии по категориям, которые сотрудник получает после PR.

Шаг 5. Встреча по PR

Когда все этапы оценки пройдены, и HR это видит в отчетной форме на платформе, он назначает время встречи с сотрудником и его руководителем.

На PR-встрече обсуждают:

• достижения и сложности за период;
• уровень развития компетенций, по которым возникли разногласия;
• результаты оценки 360;
• показатель соответствия должности;
• возможное изменение грейда и зарплаты;
• индивидуальный план развития.

Фокус только на сути: обсуждаются не все компетенции подряд, а только те, где есть расхождения или нужно дополнительное внимание. Это экономит время и делает разговор предметным.

Шаг 6. Подведение итогов

После встречи HR нажимает кнопку «Подвести итог PR», и платформа:

• рассчитывает процент соответствия должности;
• предлагает (или нет) повышение грейда;
• формирует индивидуальный план развития с задачами по навыкам;
• отправляет сотруднику полный пакет результатов оценки на почту.

Шаг 7. Завершение и перезапуск

Все данные сохраняются в системе. Автоматически во всех HR-формах обновляются грейды, должности, задачи. Сохраняется история оценки. Далее начинается отсчет времени до следующего PR.

«Не так важно, какую платформу вы используете, — важно, чтобы все семь шагов работали как единая система. Только тогда автоматизация Performance Review становится процессом, где есть логика, цель и результат», — прокомментировала Елена Ющенко.

7. Обучение процессу PR

Даже продвинутая система не заработает, если люди не понимают, как ей пользоваться. В OptiTeam это знают. Поэтому с самого старта автоматизации Performance Review мы сделали акцент на обучении и мягком включении всех участников процесса — от новичков до топ-менеджеров.

Welcome-интро для новичков

Каждому новому сотруднику уже на этапе адаптации кратко рассказывают о процессе Performance Review: зачем он нужен и как помогает расти в компании. Это создает доверие с самого начала: сотрудники понимают, что развитие в OptiTeam — не пустые слова.

Живое обучение: вебинары и ответы на вопросы

Перед запуском обновленной системы оценки HR-команда провела обучающие сессии:

• для сотрудников — презентация матрицы компетенций, объяснение, как строится самооценка, что значит «грейд» и как повлиять на карьерный рост;
• для руководителей — гайд по работе с моделью, валидации навыков, чтению отчетов и проведению встречи по PR.

Не все укладывается в форматы «читаем и идем делать». Поэтому обучение сделали живым, интерактивным, с возможностью задать вопросы и обсудить реальные кейсы.

Микрообучение внутри писем

Инструкции в письмах — еще один способ обучения. Они не просто говорят, что делать, но и почему это важно. Например: «Подтвердите навык «Сотрудничество», если у сотрудника есть кейсы продуктивного взаимодействия с другими командами. Это поможет точнее рассчитать его соответствие должности и спланировать развитие».

Такой подход гарантирует обучение в процессе — сотрудник получает знание тогда, когда оно ему действительно нужно.

В результате ни один участник процесса не остается в растерянности. Даже если сотрудник проходит PR впервые, он понимает свою роль, знает, чего ждать и как действовать. И все это — без сложных регламентов.