Сильная команда «на удаленке»

В последние годы удаленная работа стала нормой для многих компаний, однако переход к этому формату не всегда проходит гладко. Эффективное управление и четкий контроль в условиях онлайн-коммуникаций требует особых приемов. Мы никогда не общались с этими людьми, не знаем их реальных рабочих мест и жизни, не имеем возможность увидеть или услышать их манеры, мышление, мотивы. У меня самой был опыт, когда я наняла менеджера продаж даже без видео-собеседования. У молодого специалиста предстояла лицевая операция, он не мог полноценно говорить, поэтому мы работали только в переписке! И это бы, кстати, весьма успешный опыт. 
 
 Итак, как построить качественные коммуникации и добиться результата с онлайн-командой в быстро меняющемся бизнес-мире? Внедряем рабочие приемы, которые помогут сохранить командный дух и продуктивность даже удаленно.

 1. Четкие цели и задачи

Первый шаг к эффективному командному взаимодействию онлайн — установить понятные правила, ясные цели и задачи. Каждый участник команды должен понимать, какая работа стоит перед ним, и как его вклад влияет на общий результат. Регулярное уточнение целей помогает избежать недопониманий и разночтений.

- Два уровня целей. Первая цель — общая, командная: чего мы должны достичь в этом месяце (году). Это классические цели по принципу SMART (конкретные, измеряемые, достижимые, актуальные, ограниченные по времени), чтобы сотрудники знали, к чему стремиться. Они должны быть измеримые, а не творческие сформулированные. «Мы должны стать лидерами отрасли» — не пойдет. «Мы должны увеличить свои продажи до 1 миллиарда в месяц, что позволит нам стать безусловным лидерам в регионе в нашей сфере» — так понятно, что мы реально достигли результата. Вторая цель или набор задач — это описание того, ЧТО конкретно должен делать сотрудник, для достижения общей цели. Например, каждый менеджер отдела продаж должен выполнять план 10-12 миллионов в месяц — тогда компания достигнет общую цель.

- Общие регулярные собрания: для удаленки это крайне важно. Проводим систематические онлайн-созвоны, встречи, на которых команда обсуждает прогресс, формулирует новые задачи и помогает участникам встречи в их работе.

 2. Инструменты для общения.

Грамотная коммуникация — это основа успешной удаленной работы. По сути мы общаемся в чатах, в CRM, и на видео-созвонах. Все. Поэтому каждое слово, смайлик и запятая имеют значение.  Нам нужно настроить взаимодействие, создать отношения и при этом — сохранять информацию и поддерживать связь между членами команды.

- Платформы для общения: выбираем мессенджеры, удобные для всех, договариваемся о скорости реакций, правилах диалогов быстрого и удобного общения. Например, система папок или чатов или «веток» по проектам, задачам и другим критериям для более структурированного общения. Изначально договоритесь об элементарных вещах: что можно / нельзя. Например, не используем голосовые сообщения, не материмся, общаемся дружелюбно. Думаете, это очевидно? Опыт показывает, что нет.

- Видеозвонки и вебинары: Регулярные видеоконференции создают ощущение личного общения. Планируйте «виртуальные офисы» или casual-встречи заранее, договоритесь, что сотрудники приходят на них с видео, а не глухой аватаркой. Вносите в диалог юмор, интерес, позитив, чтобы повысить командный дух.

 3. Структура рабочего процесса.

Четкая структура правил и процессов позволяет избежать хаоса и повысить эффективность. Например, определите роли и ответственность внутри команды, правила контроля, чтобы он не был внезапным; фиксируйте задачи, чтобы каждая из них была понятна и доступна для выполнения.

- Доступность ресурсов: убедитесь, что все сотрудники имеют доступ к сохраненным документам, инструментам и сервисам, выполнены входы в аккаунты, с учетом часовых поясов и стран, где находятся люди.

- Регулярные проверки: наличие контрольных меток помогает сотруднику с дисциплиной, которая на удаленке имеет особое значение. Без внимания сотрудник может расслабиться, растеряться и начать совершать ошибки. Лучше выявлять проблемы на самом раннем этапе.

4. Поддержка и мотивация

Поддержка и мотивация сотрудников в удаленном формате — это важно. Как создать атмосферу надежности и позитива?

- Признание достижений: поощряем успехи, даже самые незначительные. Радуемся маленьким достижениям, обсуждаем что-то полезное, интересное — это повышает мотивацию и создают положительную атмосферу.

- Скорость реакций руководителя: много раз мне говорили, что со мной комфортно на удаленке именно потому, что я быстро и понятно отвечаю. Да, руководитель занят, но если сотрудник не может получить ответ на свой вопрос не просто несколько часов, а несколько дней — это уже проблема на стороне руководителя. Именно он тормозит работу и снижает мотивацию, создавая эффект «игнора»

- Социальные взаимодействия: поощряем неформальное общение в группе. Простой прием — проведение виртуальных чаепитий или игр и челленджей помогает сохранить командный настрой.
 

5. Обучение и развитие

Сейчас очевидно, что удаленно нужно постоянно обучать людей. Ведь у них нет возможности «пропитаться» в офисе вашим опытом, мышлением, поведением, они лишены возможности получить личный коучинг через пример в общем пространстве. Поэтому нужна возможность для менеджеров развивать свои навыки.

- Вебинары и тренинги : Регулярные обучающие сессии помогают группе изучать новые технологии и методики. Это также создает базу для обмена данными между коллегами.

- Обратная связь (ОС): это прямо важно. Во-первых, сами, как руководитель, научитесь давать своевременную и конструктивную ОС, чтобы заряжать людей. Во-вторых, нужно пространство для честного обмена мнений по работе и о процессах. Это поможет выделить узкие места и даст возможность сосредоточиться на улучшениях.

Удаленная работа на самом деле для многих бизнесов может стать вызовом для роста. Установив четкие цели и задачи, правила взаимодействия, эффективно организовав коммуникацию и поддерживая мотивацию сотрудников, компания сможет не только сохранить, но и повысить продуктивность команды в условиях «удаленки». А экономия на офисе, квадратных метрах аренды, компьютерах и времени сотрудников, которое они тратили бы на дорогу туда-обратно, вы высвободите дополнительные ресурсы компании. 

На фоне топливного и кадрового дефицита, сотрудники онлайн — это мощная точка роста. Зарплаты (во всяком случае — оклады) меньше, есть очевидная экономия… Но важно научиться всем этим управлять! В конечном итоге — это вклад в стабильное развитие бизнеса в условиях быстро меняющейся среды.