Оформление командировок 2025: какие изменения ждут кадровых сотрудников

С 1 января 2025 года вступили в силу новые нормы трудового и налогового законодательства. Чтобы работать без ошибок, HR-менеджерам и сотрудникам отдела кадров нужно адаптировать рабочие процессы. 

Новые нормы законодательства требуют особого внимания про оформлении командировок. Пройдемся по ключевым изменениям.

Введение туристического налога

Новый налог в России действует с 1 января 2025 года вместо курортного сбора. Местные власти в каждом регионе самостоятельно решают, применять туристический налог или нет. Они же определяют, на каких условиях применяется налог, а также формулируют условия получения льгот для налогоплательщиков. 

Ключевые положения туристического налога: 

• Начальная ставка: 1% от стоимости номера, но не менее 100 рублей в сутки.
• Постепенное увеличение: к 2029 году ставка достигнет 5%.
• Налог распространяется только на стоимость услуги размещения (без НДС).

Обязанность по уплате налога лежит на компаниях и ИП, которые предоставляют временное жилье, включая гостиницы и апартаменты. Любой тип такого жилья должен быть зарегистрирован в специальном реестре классифицированных средств размещения. Так как налогоплательщиком является отель, стоимость номеров в 2025 году вырастет пропорционально налогу. Например, с 1 января 2025 года цена номера в Санкт-Петербурге увеличилась на 1%, а к 2029 году — на 5%.

Введение туристического налога нацелено на развитие путешествий по России и поддержку инфраструктуры. В закрывающих документах турналог не будет отображаться отдельной строкой. От уплаты туристического налога освобождены люди с инвалидностью, участники СВО, Герои России и другие категории россиян. Полный перечень — в п. 2 ст. 418.4 НК РФ в редакции закона от 12.07.2024 № 176-ФЗ.

Рекомендации Роструда о сроках уведомления о командировке и медосмотре

Трудовой кодекс не определяет фиксированный срок уведомления о командировке. В пояснении от Роструда рекомендуется информировать сотрудников о предстоящей деловой поездке заранее: минимум за три дня до даты отправления в командировку. Такой подход помогает избежать трудовых споров и тщательнее планировать организацию поездки.

Кроме этого Роструд разъяснил, что сотрудники, которые едут в командировку в район с особыми климатическими условиями, не обязаны проходить медосмотр.

Новая прогрессивная шкала НДФЛ и НДС

• С 2025 года применяется прогрессивная шкала НДФЛ, в рамках которой ставки варьируются от 13% до 22%. Ставка НДФЛ зависит от размера годового дохода физического лица. Теперь компенсационные выплаты (суточные, расходы на проезд и проживание и т.д.) по командировкам могут оказывать влияние на общий доход сотрудников. Новые ставки налогообложения необходимо будет учитывать при выплатах.

Исключения и особенности:

• Дивиденды, проценты по вкладам и доходы с продажи недвижимости: 13 % и 15% (с доходов свыше 2,4 млн руб.);
• Налоговые вычеты на детей: 

1) увеличили предельный доход с 350 000 рублей до 450 000 рублей;

2) увеличили размеры этих вычетов: на второго и последующих детей.

Кроме этого в 2025 года компании и ИП на УСН могут лишиться права на вычет НДС, если применяют пониженные ставки 5% и 7%. Это нововведение требует пересмотра учета расходов, связанных с командировками, включая возмещение НДС за проезд, проживание и суточные. 

Нюансы организации командировок в 2025 году и рекомендации для кадровых специалистов

Чаще всего компании сталкиваются с трудностями в командировочных процессах из-за:

• Ошибок в документах. Некорректное оформление авансового отчета, может привести к отказу в налоговых вычетах. Чтобы сэкономить время на оформлении и ускорить процесс, можно использовать онлайн-инструменты. 
• Трудовых споров и непредвиденных ситуаций. Отказ сотрудника ехать в деловую поездку, форс-мажоры на маршруте или проблемы с подрядчиками, требуют оперативного решения. Подобные кейсы требуют от отдела кадров знания законов и тесной работы с юристами компании. 
• Изменений в законодательстве. Новые правила расчета НДФЛ и подотчетных расходов создают дополнительные риски для бухгалтерии и отдела кадров. Чтобы избежать проблем с налоговыми органами, кадровым специалистам нужно обновить внутренние документы компании, проинформировать сотрудников о новых правилах расчета компенсаций и обеспечить передачу всей необходимой информации и документов бухгалтерам.

Мы с командой подготовили обновленное руководство, которое поможет кадровым специалистам уверенно работать по новым стандартам.