Как интеллектуальная автоматизация меняет процесс закупок

Что чаще всего в закупках автоматизируют в первую очередь с помощью интеллектуальных технологий — и почему именно эти задачи?

Во-первых, это рутинные задачи, связанные с обработкой большого объема информации и постоянным потоком данных. Именно там быстрее всего достигается измеримый эффект — сокращаются сроки обработки и снижается влияние человеческого фактора.

Один из важнейших моментов — формирование заказов и сравнение предложений поставщиков. После согласования запроса система может автоматически сформировать заказ, агрегировать однотипные потребности, направить запросы поставщикам и обработать полученные предложения по заданным критериям. В результате сотрудник получает готовую сводку с оптимальными вариантами, что сокращает время принятия решения и снижает риск ошибок.

Во-вторых, мы часто говорим про пополнение запасов. Система отслеживает остатки, частоту потребления, минимальные пороги и прогнозные показатели, после чего автоматически формирует потребности и запускает процедуру выбора поставщика.

Интеллектуальная автоматизация позволяет сократить сроки обработки, снизить количество ошибок и высвобождает время сотрудников для задач, требующих экспертного участия. Экономический эффект при этом измеряется в миллионах.

Какие технологии лежат в основе Цифрового сотрудника для закупок? Какие практические задачи он решает? 

Когда я говорю про Цифрового сотрудника в закупках, то имею в виду ИИ-агента с мультимодальным восприятием: он понимает контекст документов (счета, спецификации, акты) с помощью современных моделей распознавания. Система работает не на уровне простого извлечения полей, а на уровне понимания смысла текста и принятия решений в рамках бизнес-процесса. За счет интеграции с различными учетно-финансовыми системами через API обеспечивается стабильность работы и сокращение сроков внедрения в среднем на 60–70%.

С помощью Цифрового сотрудника можно, например, верифицировать закрывающие документы. Система одновременно анализирует счет-фактуру, товарную накладную и акт приема-передачи, сверяя номенклатуру, количество, цены и единицы измерения с заказом на закупку и договором. Выявляются как количественные, так и смысловые расхождения. Корректные документы проходят автоматически, исключения передаются эксперту.

Еще вариант применения — это обогащения справочников НСИ. Цифровой сотрудник извлекает из договоров, спецификаций и накладных новые номенклатурные позиции, единицы измерения и коды ВЭД, сопоставляет их с действующими справочниками и предлагает актуализацию. Это снижает количество ошибок при формировании последующих заказов.

Есть ли уже какие-то реализованные кейсы?

Конечно. Одному клиенту, например, мы предложили внедрить Цифрового сотрудника для автоматизации ключевых операций в закупочном контуре на базе 1С.

В первом сценарии система после получения заявки на закупку автоматически формирует документ на проведение процедуры закупки: регистрирует цены поставщиков, сопоставляет предложения и предлагает оптимальный вариант. Готовый документ подготавливается к согласованию, что существенно сокращает время обработки и снижает нагрузку на специалистов.

Во втором сценарии Цифровой сотрудник автоматически создает заявку на оплату по завершенным закупочным операциям и направляет ее на согласование. Это позволяет исключить ручной ввод данных, уменьшить количество ошибок и ускорить финансовый цикл.

В результате клиент получил более быстрый и прозрачный процесс закупок и оплат, а сотрудники смогли сосредоточиться на задачах, требующих экспертного участия.