Как государство стимулирует бизнес переходить на ЭДО

На конференции ELMA DAY’23: Меняйся легче в Москве гостей ждали не только выступления спикеров с докладами, но и дискуссии на самые волнующие темы. «Один шаг назад, два шага вперед: как государство стимулирует бизнес переходить на электронный документооборот» — название дискуссии блока ECM с представителями бизнеса, ФНС и операторами ЭДО. 

О чем говорили? 

Модератором дискуссии выступил Раис Ахкямов, Product Owner ELMA365 ECM. Основными направлениями обсуждения стали: влияние государства на развитие документооборота, помощь вендоров в его развитии, потребности и проблемы бизнеса при использовании и внедрении ЭДО. Раис Ахкямов обратился к Николаю Женишеку, Руководителю управления развития Диадок в «Контуре» с вопросом, достигает ли государство плановых показателей по стратегии развития ЭДО до 2024 года. 

«На «Форуме ЭДО» коллеги заявили, что только одна треть всех счетов-фактур переведена в электронный вид, если говорить про юридические лица, и одна четвертая, если говорить про ИП. При этом со сцены представители ФНС сказали, что они будут уточнять стратегию и она явно претерпит определенные изменения», — ответил Николай. 

Также эксперт «Контура» отметил, что степень выполнения плана зависит от сферы. Если большинство счетов-фактур действительно обмениваются в электронном виде, то электронные транспортные накладные были введены недавно, поэтому показатели существенно ниже. По мнению Николая, целевые показатели могут быть достигнуты к 2026 году.

«Фактически в следующем году будет основной запуск. Всем, кто возит алкогольную продукцию, различную химию, косметику и фармацевтические препараты, советую посмотреть в сторону электронных транспортных накладных», — отметил Николай Женишек. 

Далее со стороны модератора и спикеров были озвучены мнения, что только сейчас появляется интерес к сфере ЭДО, а неспешное внедрение новых систем и бизнес-процессов связано с «ожиданием» бизнеса финальных сроков по переходу. 

«Коммерческую структуру сложно заставить что-то делать, когда она этого не хочет. Мы ждем последних сроков. Для коммерческой структуры очень важно, чтобы родилась экосистема. Взять те же самые транспортные накладные. А как отреагирует ГИБДД, будут ли готовы перевозчики?.. Когда мы видим готовность инфраструктуры, то мы начинаем действительно стараться и разрабатывать. Поэтому хочется, чтобы кто-то уже прошел этот путь», — подтвердил предположение коллег Юрий Осадец, Директор по ИТ производственного направления Минеральная изоляция в «Технониколь».

Эксперт отметил, что ЭДО — это будущее, но есть поставщики, не готовые к переходу, поэтому коммерческим структурам приходится стимулировать их к работе с ЭДО самим. Но основная сложность — это перестройка процессов внутри всех подразделений бизнеса. Дополнил тему Сергей Лапшин, Менеджер Корпоративного центра регистрации API в «Контуре», ответив на вопрос о том, способствуют ли текущие нормативные требования появлению понятной экосистемы ЭДО.

«Государство создает доступную среду в виде того же Госключа, который можно интегрировать в систему электронного документооборота. Это тот самый уровень доступности, точка входа для каждого гражданина, который хочет пользоваться электронной подписью. С другой стороны, есть запрос бизнеса на другие нетривиальные сценарии», — отметил Сергей.

Кейс внедрения МЧД

Далее перешли от обсуждения требований законодательства к конкретным кейсам. Слово взял Алексей Гудаев, Senior IT Product Manager в «Эйч Энд Эн» (ex Danone). Спикер начал с цифр внедрения: рассказал о количестве выданных ЭЦП, затронутых процессах и доверенностях, сформированных и подписанных в системе ELMA365. Интересно в ситуации «Эйч Энд Эн» то, что проект был реализован в короткие сроки, хотя процесс внедрения происходил на фоне переименования юрлица и множества непредвиденных факторов.

«Мы очень долго осознавали. В конце мая решили, что все же надо внедрять. В конце июня согласовали проект на совете директоров и у нас осталось 2 месяца на внедрение. 12 сентября мы переименовали торговую марку и успешно на следующее утро начали отгружать продукцию, подписанную уже с помощью МЧД, всем клиентам. 19 сентября производственная компания «Данон Россия» стала «Эйч Энд Эн»», — рассказал Алексей.

Эксперт призвал компании обратить внимание на несколько моментов. Он выделил, что отсутствует договоренность между государственными органами о формате МЧД, но присутствует инертность, которая может тормозить процессы внедрения. В отличие от «Эйч Энд Эн», уже внедривших электронные доверенности, «Технониколь» производят переход постепенно, о чем высказался Директор по ИТ производственного направления Минеральная изоляция в компании.

«Пока была возможность, мы перерегистрировали старые ЭЦП. До следующего августа у нас есть время этот вопрос решить, так что ситуация с МЧД нас не подкосила. Естественно, с сентября мы уже работаем с ЭЦП физлиц и МЧД. Провайдеры ЭДО хорошо подготовились, поэтому все нормально походит. Для себя мы решение проблемы распределили по времени, поэтому большой нагрузки нет», — отметил Юрий Осадец.

Михаил Канусик, Руководитель проекта по внедрению Госключа ответил, есть ли планы по поддержке подписаний с использованием МЧД в «РТ Лабс» — команде Госуслуг. 

«На текущий момент мы не запрещаем это делать, но забегу вперед по схеме, по которой мы движемся. В случае с Госключом, МЧД на текущий момент передается в пакете документов, который приходит на подписание. То есть, вы загружаете PDF и кладете рядом МЧД. Это неудобно, но мы активно работаем с операторами ЭДО, чтобы мы выступали просто как механизм подписания», — дополнил Михаил.

Как бизнесу работать с НЭП?

Михаил Канусик из «РТ Лабс» выступил с докладом в следующей части дискуссии. Он рассказал о Госключе — мобильной электронной подписи. Ответил на главный вопрос, почему Госключ нужен компаниям, а не только отдельным гражданам.

«Есть 4 основных отрасли, которые идут в оцифровку документов: строительный бизнес, государство, ИТ и финансы. Мы, также как и операторы, заинтересованы в узкой спецификации документов, поскольку нормативы по общим уже описаны и известны. Чем больше бизнес будет заинтересован в попытках оцифровать и сократить расходы на подобных видах документов, тем самым он и финансово сократит, и внутри себя убедится, что ЭДО — это просто и удобно», — рассказал Михаил о пользе Госключа в процессе быстрого перехода на электронный документооборот. 

Далее было представлено коммерческое решение для подписания НЭП от «Контура». Сергей Лапшин, Менеджер Корпоративного центра регистрации API рассказал, как удостоверяющие центры помогают бизнесу развивать ЭДО. Он отметил, что государство фокусируется на доступности, а коммерческие УЦ на экстра-сервисе и нетривиальных запросах бизнеса. Также эксперт подробно рассмотрел ценности коммерческого удостоверяющего центра: гибкости в рамках ФЗ, SLA, предоставлении не только сервиса, но и сопровождения. При этом было подчеркнуто, что удостоверение личности происходит через Госуслуги и Госключ, что указывает на общую работу бизнеса и государства в сфере ЭДО.

«Мы отрасль развивали всегда совместно. Как коммерсанты мы ищем какие-то новые сценарии и необычные потребности: масштабируем их, обкатываем на себе. Когда это превращается в некоторый стандарт для рынка, этот сценарий становится частью государственной системы, которым можно воспользоваться бесплатно», — завершил доклад Сергей.

Кейс о переходе на ЭДО

«Бесплатные сервисы в приоритете, все-таки это деньги. Но в высшем приоритете качество общения с клиентами и общения с заказчиками. Если коллеги обеспечивают качество лучше, чем бесплатное решение, соответственно, мы этим пользуемся», — предвосхитил свое выступление с докладом Юрий Осадец, Директор по ИТ производственного направления Минеральная изоляция в «Технониколь». 

Эксперт рассказал о процессе внедрения СЭД и КЭДО. В начале доклада было уточнено, что в корпорации высокая производительность труда, которой гордятся и не хотят сокращать. Принимая решение о нововведениях, подразделение «Минеральная изоляция» заботится о том, не будет ли снижена производительность труда и как все будет работать при большой географической разобщенности заводов. Спикер упомянул, что при введении ЭДО и КЭДО они хотели достичь удобства работы, как на сайте интернет-магазинов: с категориями документов и понятной фильтрацией.

«Мы перешли на электронные трудовые книжки и сняли с работодателя обязанность следить за ними. Также больничные листы. И надеюсь, что обязанность хранить документы с работодателя будет снята. У государства есть платформа, которая может обеспечить это. Мы можем прозрачно передавать документы в любой архив, а страшные цифры в 75 лет от нас могут уйти», — высказался в завершении Юрий на тему обязанности длительной архивации документов компаниями.

Основной блок подошел к концу и последовали вопросы аудитории. 

Итоги 

В рамках дискуссии спикеры обсудили процессы внедрения электронного документооборота. Были озвучены проблемы, с которыми сталкивается бизнес при переходе, и предположения о дальнейшем развитии данной сферы. 

Благодарим экспертов за участие в дискуссии!