Календарный план: шесть рекомендаций по формированию

Наверняка, в своей работе многие из нас сталкивались с проблемами в процессе выполнения работ по договорам, например, нарушались сроки или отсутствовала координация между коллегами. При этом каждый из сотрудников прилагал максимум усилий в рамках своей зоны ответственности.

На практике исполнение договорных обязательств может превратиться в постоянный поиск ответов на вопросы «как успеть» и «кто виноват в срыве сроков». Наша команда «РП-Интеграция» не понаслышке знает про такие проблемы, так как занимается разработкой и внедрением программных решений для организаций, в том числе для договорного учета и формирования календарного плана.

Конечно, есть форс-мажорные ситуации и обстоятельства, на которые не может повлиять ни один самый эффективный руководитель или сотрудник. Но чтобы минимизировать любые риски нарушения сроков выполнения проектов, необходимо применять «календарное планирование». Это относится к любой сфере деятельности, а особенно к проектам, которые включают взаимосвязанные этапы по периодам и видам работ (услуг) с участием команды исполнителей с разными ролями и зонами ответственностей. Это вопрос становится более критичным, если проект распределен на этапы и виды работ с субподрядчиками или исполнителями по агентским договорам. В таком случае, приходится заниматься контролем не только своих сотрудников, но и исполнением обязательств со стороны прочих контрагентов-исполнителей.

Возможно планирование по этапам и срокам не самый интересный и креативный процесс, в отличии от маркетинга и рекламы. Но согласитесь, придерживаться принципа «решай проблемы по мере их поступления» не самый эффективный способ реализации проекта.

Сделайте «календарное планирование» обязательным. Заложите данный процесс в основу своей бизнес-модели. Простой уникальности товаров или услуг уже недостаточно, конкуренция требует эффективности, в основе которой также лежит планирование. Конечно, гибкость и готовность оперативно подстраиваться под обстоятельства это преимущество, но наличие плана не означает невозможность корректировать его при изменении условий.

В данном обзоре приведены шесть рекомендаций, которых стоит придерживаться в процессе формирования «календарного плана».

Первая рекомендация. Определите уровень детализации и иерархию.

Например, иерархия может включать главный (верхний уровень) «календарный план», включающий вложенные этапы и сроки их реализации. В свою очередь, каждый этап включает свой набор видов работ и задач. На каждом уровне иерархии могут быть свои сотрудники-исполнители или контрагенты-исполнители в рамках субподрядных или агентских договоров.

На степень детализации и структуру иерархии влияет сфера деятельности и сложность проекта. Например, в строительстве и производстве наиболее детальные описания и сложные иерархии календарного плана. А при поставке товара календарный план может включать только одну строку с указанием сроков и ответственного сотрудника по договору.

При любой глубине детализации «календарный план» как минимум должен содержать четыре типа сведений:

• Описание цели или задачи.
• Указание сотрудников, ответственных за этап или вид работы.
• Сроки выполнения (даты начала и окончания этапа или вида работ).
• Связи с другими этапами.

Вторая рекомендация. Определите форматы двух версий календарного плана для внутреннего и внешнего контроля:

• Внутренний формат. Подразумевает более глубокую детализацию для внутреннего контроля, например может включать периоды отпусков сотрудников, ответственных за исполнение работ в рамках проекта.
• Внешний формат. Если календарный план необходимо показывать заказчику или инвестору, то его скорее всего интересуют не все подробности, например, заказчику не важен кто из сотрудников контрагента-исполнителя будет в отпуске в период исполнения запланированного вида работ.

Третья рекомендация. Определите кого контролировать в календарном плане.

Каждый этап плана должен включать ответственных за выполнение работ. Это может быть один человек или группа сотрудников. Принадлежность участников проекта к организации или контрагенту является ключевым моментом в назначении и контроле ответственных.

Если сотрудников своей организации проще контролировать, то для координации с сотрудниками контрагента-исполнителя необходимо выработать отдельные регламенты и достичь договоренностей о способах коммуникаций с работниками партнера.

Четвертая рекомендация. Определите риски.

Как ни странно, но риски бывают не только негативные. Существуют также «позитивные риски», их можно не прогнозировать. Например, была получена скидка от поставщика, которая изначально не прогнозировалась. Или второй пример позитивного риска, субподрядчик выполнил свои работы быстрее, тем самым у подрядчика появилось больше времени на другие этапы.

Критичным является прогнозирование негативных рисков. Никакой план не защищен от форс-мажорных обстоятельств. Их не спрогнозировать на 100%, но лучше предвидеть вероятные события, которые могут помешать реализации календарного плана. Например, отпуск и возможные болезни работников или изменение ключевой ставки ЦБ — можно заложить в возможное изменение сроков проекта.

Пятая рекомендация. Выберите визуальный формат календарного плана.

К наиболее популярным методам формирования частей календарного плана можно отнести следующие:

1. Диаграмма Ганта. Столбчатая гистограмма для визуализации графика работ.
2. Сетевой график. Модель отображения последовательности работ с указанием связанных элементов в графической схеме.
3. Объемно-календарный график. Метод представления объема и количества ожидаемых работ.
4. Цикловой график. В основе данного метода лежит измерение продолжительности этапов и всего проекта.

В конце обзора приведены три рисунка (примеры диаграммы Ганта и циклового графика).

Шестая рекомендация. Избегайте четыре распространенных ошибки при календарном планировании.

1. Указание нереалистичных сроков, не соответствующих возможностям команды проекта. Включайте в план адекватные сроки выполнения работ, предусматривайте запас времени на объективные задержки и учитывайте ресурсы организации и компетенции сотрудников-исполнителей.
2. Отсутствие гибкости и адаптивности к переменам в процессе исполнения плана. План — это ориентир, которого нужно придерживаться для исключения хаоса при выполнении проекта. Но нет никаких гарантий от непредвиденных изменений внутри организации или внешних форс-мажоров. Преимуществом будет постоянная готовность к адаптации плана под новые обстоятельства.
3. Отсутствие коммуникации между сотрудниками, назначенными исполнителями календарного плана. Недостаточно просто составить план и передать его исполнителям. Руководителю или менеджеру проекта нужно проводить регулярные планерки для анализа статусов выполнения работ и координации сотрудников.
4. Недостаточная проработка деталей. Перед планированием рекомендуется проанализировать проект и правильно выделить этапность и зависимости между видами работ и задачами. Необходимо четкое понимание, какие сведения фиксировать в календарном плане. Избыточная информация может отвлекать в процессе контроля плана, а отсутствие важных сведений может привести к ошибкам при исполнении.

В качестве итога отметим два способа формирования документов (таблиц и схем) календарного планирования. У каждого из вариантов есть свои преимущества и особенности:

• Первый способ — применением стандартного набора приложений Microsoft MS Office. Например, специалист составляет таблицы и схемы в MS Excel, а исполнители проекта вручную вносят сведения в файлы календарного плана.
• Второй способ — применение специализированного программного обеспечения для договорного учета с модулем формирования и контроля календарного плана.

Диаграмма Ганта

Сетевой график

Комбинированный подход