Что важно знать о переходе на КЭДО в 2025 году

Сегодня КЭДО можно использовать практически для всех кадровых процессов — от оформления отпусков до штатного расписания. О том, как бизнесу оценить готовность к переходу, на что опираться в законодательстве и как внедрить КЭДО без рисков, — в этой статье.

Электронный документооборот — уже норма для крупных компаний и тренд для МСБ

КЭДО становится популярнее. С 2018 года Правительство РФ провело несколько экспериментов по цифровизации кадрового документооборота. В них участвовали федеральные ведомства и госкомпании. По итогам первых двух экспериментов в ТК РФ внесли поправки, которые легализовали кадровый электронный документооборот.

В 2020 году Минтруд России начал пилотный проект по внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО), опираясь на нормы Федерального закона №122-ФЗ. Эксперимент признали успешным, и уже в 2021 году был принят Федеральный закон № 377-ФЗ, который закрепил за работодателями право вести документы по кадрам в электронном формате.

В ближайшее время ожидается принятие законопроекта № 1173189-7. Он закрепит право использовать электронные дубликаты вместо бумажных оригиналов, что позволит снизить расходы на содержание архивов. Некоторые документы уже оформляют только в цифре. Это касается отчетности в ПФР и ФСС, электронных трудовых книжек для сотрудников и трудовых договоров с ИТ-специалистами, претендующими на льготы.

По данным VK Tech, за 2023–2024 годы количество клиентов в сегменте малого и среднего бизнеса выросло в разы. Компании с численностью от 50 до 300 человек начали массово внедрять КЭДО.

Почему при КЭДО все равно остается бумага

Часть документов, согласно законодательству, нельзя перевести в цифру и можно оформлять только в бумажном виде. В их числе: приказы об увольнении, журналы по охране труда, акты о несчастных случаях, согласия на использование простой электронной подписи. Даже при дистанционной работе часть документов можно хранить только в бумажном виде. 

Работодатель обязан получить бумажное согласие на КЭДО — его нельзя подписать ни с помощью УКЭП, ни в электронном виде. Сотрудник должен отправить оригинал с живой подписью, даже если находится в другом городе.

Кроме того, законом разрешено оцифровывать только часть процессов. Например, можно не подключать к цифровым сервисам сотрудников предпенсионного возраста или не переводить в КЭДО документы по командировкам, если оформление требует очного взаимодействия с сотрудником до его отъезда. Такой гибкий подход позволяет поэтапно внедрять электронный документооборот и учитывать специфику процессов.

Законы, связанные с КЭДО

Основа для перехода на КЭДО — Федеральный закон №377‑ФЗ. Он ввел понятие КЭДО и разрешил оформлять, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без их обязательного дублирования на бумажном носителе. Этот же закон закрепил добровольный порядок перехода: компании сами принимают решение о внедрении КЭДО при наличии согласия на переход со стороны работников.

Общие правила работы с КЭДО — статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. Документы регулируют права и обязанности сторон: работодатель может вести кадровый электронный документооборот, но обязан уведомить об этом сотрудников и получить их согласие. Отказавшимся работникам продолжают вести бумажные документы. 

В этих же статьях описано, как перейти на КЭДО и оформлять документы через систему ЕСИА.

Правила использования электронной подписи — Федеральный закон №63-ФЗ. Он определяет правовой статус разных видов электронных подписей и устанавливает правила их использования при электронном документообороте. В законе также прописаны требования к средствам электронной подписи и порядок их проверки. Если компания внедряет КЭДО, нужно зафиксировать, какой тип подписи используется, и обеспечить юридическую значимость подписанных документов.

Требования к форматам документов — Приказ Минтруда №578н от 20 сентября 2022 года. Он устанавливает, в каком виде компании оформляют кадровые документы при переходе на КЭДО. В приказе прописаны состав и формат для каждого типа документа: заявления, приказы, договоры, уведомления. Также определено, какие обязательные реквизиты должны быть в файле и в каком формате их передают.

Архивное хранение кадровых документов — Приказ Росархива №77 от 31 июля 2023 года. Описывает новые правила по хранению архивных документов, включая сроки и условия сдачи, обеспечение сохранности как бумажных, так и электронных архивов.

Защита персональных данных — Федеральный закон №152-ФЗ. Устанавливает правила обработки персональных данных, включая сведения о сотрудниках. При переходе на КЭДО работодатель обязан обеспечить законность обработки этих данных: получить согласие, ограничить доступ и принять меры безопасности.

Экономия времени и сокращение ошибок: как КЭДО упрощает работу кадровиков

На практике именно в компаниях малого и среднего бизнеса электронный документооборот быстрее всего окупается. По данным VK Tech, компании, которые внедрили КЭДО, в среднем снижают расходы на кадровое делопроизводство до 80%. Это особенно ощутимо, если кадровыми задачами занимается один специалист.

Например, розничная сеть «РИВ ГОШ» сократила расходы на кадровое делопроизводство в 3 раза после оцифровки 80+ кадровых процессов с помощью VK HR Tek. А в страховой компании «Ю-Лайф» переход 90% сотрудников на КЭДО за две недели уменьшил затраты на почтовую рассылку документов на 50%.

Гибкость для сотрудников: доступ к документам без похода в отдел кадров

КЭДО ускоряет обработку кадровых документов. В зависимости от специфики бизнеса, обработка кадровых запросов в электронном виде может происходить примерно в 2,5 раза быстрее. Сотрудники получают отпуск, оформляют командировку или подписывают приказы без визитов в отдел кадров. Это особенно важно для компаний с распределенными и удаленными командами.

В «РИВ ГОШ» оформление отпуска или командировки теперь занимает около 30 минут. В холдинге Askona документы после перехода на КЭДО согласовываются на 60% быстрее, а весь кадровый документооборот ускорился почти на 80%.

ИТ-компания «Циан» подчеркивает, что теперь все ее сотрудники от Сочи до Владивостока работают в равных условиях, оформляя документы гораздо быстрее, вне зависимости от локации.

Снижение рисков: хранение документов в электронном виде безопаснее

КЭДО снижает вероятность потери, искажения или дублирования документов. Электронные системы автоматически подставляют шаблоны, проверяют реквизиты и фиксируют каждое действие пользователя. Все документы хранятся в архиве, при необходимости нужный файл можно найти и передать на подпись.

В розничной сети «РИВ ГОШ» после перехода на КЭДО удалось полностью исключить риск потери документов. В Askona потери сократились на 87% за счет отказа от передачи бумажных копий между офисами. Курьерская служба Pony Express также отмечает, что с КЭДО процессы стали прозрачными, а риски утраты документов снизились до минимума. В «Циан» подчеркивают: единая электронная база помогла исключить дубли, ошибки и расхождения между разными версиями документов.

Как организовать переход на КЭДО

Переход можно делать поэтапно. Например, сначала перевести в КЭДО приказы и заявления, потом — трудовые договоры. Внедрить такие изменения в сегменте малого и среднего бизнеса можно за 2–3 месяца.

Главная ошибка — пытаться охватить все сразу. Некоторые документы нельзя оформить задним числом — например, согласие сотрудника на переход в КЭДО. Поэтому переход лучше начинать с тех процессов, которые легко автоматизировать. А более сложные сценарии — как работа с документами в удаленных филиалах или цифровая обработка договоров — подключаются позже, когда система уже отлажена.

Если компания только начинает переход на КЭДО, проще стартовать с готового решения — с шаблонами документов, автоматическими уведомлениями и централизованным хранилищем с удобным поиском.