Договорной учет: с чего начинается оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация договорного учета начинается с описания соответствующих бизнес-процессов. Но, учитывая специфику каждой отрасли и компании, вначале необходимо понять, что именно считать договорным учетом и где проходят его границы в компании.

Ниже — практическая последовательность действий, с которой можно стартовать анализ процессов договорного учета перед его оптимизацией или автоматизацией.

1. Определение целей и границ процесса

Необходимо ответить:

• Зачем компании нужен договорной учет:
  • контроль финансовых обязательств;
  • юридическая защита;
  • управление выручкой и затратами;
  • контроль исполнения договоров.
• Где начинается и заканчивается договорной учет:
  • старт: инициирование потребности в договоре, например заявка от клиента;
  • финиш: закрытие обязательств и архивирование;
  • только договоры или включаются также реестры первичных документов акты, счета, закрывающие документы.

Результатом этапа является формализованный документ, например регламент о договорной работе.

2. Определение участников и распределение ролей

Следующий шаг — определение всех вовлеченных сторон и их ответственности.

Как показывает практика, в процессы договорного учета вовлечены:

• инициаторы договоров (бизнес-подразделения);
• юридическая служба;
• финансисты;
• бухгалтерия;
• отдел закупки и/или отдел продаж;
• руководители;
• секретариат или канцелярия;
• ИТ-специалисты (если применяется программа договорного учета).

На этом этапе поможет т.н. RACI-матрица:

• кто инициирует;
• кто согласует;
• кто утверждает;
• кто исполняет;
• кто фиксирует и хранит.

Это важно для исключения конфликтов ответственности, которые зачастую всегда присутствуют в договорных процессах.

Матрица RACI — это инструмент управления проектами, предназначенный для уточнения ролей и ответственности в команде. Чаще всего матрицу используют в проектах с большим количеством участников. 

Каждый участник процесса имеет четко определенную роль (по первым буквам ролей строится название RACI):

• R (Responsible) — исполнитель, ответственный за выполнение задачи;
• A (Accountable) — лицо, отвечающее за результат(может принять решение);
• C (Consult before doing) — консультирующий сотрудник, согласовывает решения в процессе работы;
• I (Inform after doing) — наблюдатель, заинтересован в конечном результате (данный участник должен знать принимаемые решения и быть в курсе процесса выполнения задачи).

3. Анализ фактического процесса через AS-IS, а не формальные документы

Ошибка большинства проектов при анализе существующих процессов — смотреть на них через регламенты вместо реальности.

Корректный подход включает т.н. методику AS-IS (от англ. as is — «как есть») — это модель текущего состояния бизнес-процессов в организации. Она фиксирует, как процессы работают на практике, а не как они описаны в регламентах или как их представляет руководство.

Для этого проведите:

• интервью с ключевыми участниками договорного учета;
• анализ реальных кейсов согласования и исполнения договоров;
• анализ документооборота (изучение документов, которые создаются в договорном учете, например листы согласований или календарный план исполнения).

Цель этапа — выявить как сейчас исполняются работает договорной учет в компании.

4. Фиксация жизненного цикла договора

Каждый договор имеет свой жизненный цикл, который зависит от сложности проекта или вида договора и прочих критериев.

Базовые этапы жизненного цикла договора могут включать:

1. Инициирование потребности в договоре.
2. Подготовка проекта договора.
3. Юридическая(правовая) экспертиза.
4. Финансовая проверка.
5. Согласование.
6. Подписание.
7. Регистрация в системе.
8. Исполнение обязательств.
9. Контроль сроков и статусов исполнения.
10. Закрытие договора.
11. Передача в архив.

Этот цикл становится основой для дальнейшего моделирования всех связанных подпроцессов.

5. Определение объектов учета

На этом этапе формируется логическая модель бизнес-данных договорного учета.

Ключевые сущности:

• Заявка.
• Договор.
• Контрагент.
• Лист согласования.
• Согласующие сотрудники.
• Сотрудники-исполнители.
• Приложение / спецификация.
• Первичные документы.
• Календарный план.

6. Выявление контрольных точек и рисков

Основные внимание нужно уделить:

• Юридически-правовым рискам (некорректные условия, отсутствие согласований).
• Финансовым рискам (перерасход, неоплаченные обязательства).
• Операционным рискам (срыв сроков, отсутствие актов).

Ключевые контрольные точки:

• до подписания договора (финансы + юристы);
• перед проведением оплаты;
• при превышении лимитов;
• при закрытии периода.

9. Формирование концепции TO-BE

После прохождения описанных выше этапов, можно переходить к т.н. TO-BE концепции (от англ. as to be —  «как должно быть», «как будет») — это методика в бизнес-моделировании, которая описывает целевое качество бизнес-процессов после их оптимизации, автоматизации или изменения организационной структуры. Это проект будущего, к которому нужно прийти в результате улучшений.

На финальном этапе формируются принципы оптимизированного договорного учета:

• единый реестр договоров;
• контроль статусов и сроков;
• безопасное хранение файлов договорного учета;
• единые маршруты согласования;
• контроль финансовых обязательств до подписания;
• прозрачная связь договора с первичными документами;
• прочие улучшения.

Заключение

Описание бизнес-процессов договорного учета начинается с выстраивания аналитической базы:

• определения границ учета;
• фиксации ролей;
• изучения существующих процессов;
• выявления жизненного цикла договора;
• понимания объектов учета и контрольных точек.

Только после этого можно начинать процессное моделирование становится не формальной документацией, а инструментом управления и автоматизации.