Как WMS помогает обеспечивать безопасность данных в складской логистике

В современных реалиях складская логистика стала неотъемлемой частью промышленной и коммерческой деятельности, но с ростом объемов онлайн продаж товаров и повышением требований к прозрачности операций, скорости и точности доставки, системное управление складом приобретает критическое значение. Центральным звеном выступают аналитика и мониторинг данных, информация обо всех поступающих грузах, имеющихся поставщиках и клиентах. Обеспечение безопасности становится приоритетной задачей, поскольку утечка, утеря или компрометация могут привести к серьезным ущербам, таким как:

• финансовые потери, кража коммерческой информации, нарушение цепочки поставок, несанкционированные заказы могут привести к значительным потерям прибыли;
• потеря репутации, утечка данных клиентов, партнеров или поставщиков может нанести удар по репутации компании;
• остановка бизнеса, кибер атаки могут привести к блокированию деятельности, нарушению поставок и высоким потерям в прибыли.

Обеспечение безопасности данных на складе это комплексная задача, требующая многоуровневого подхода. Необходимо принимать технические меры безопасности, такие как шифрование информации на серверах, контролировать надежность принятых процедур доступа, регулярно обновлять программное обеспечение. Помимо этого важно планировать и проводить обучение персонала в регулярных тренингах по вопросам кибер безопасности, внедрять строгую политику паролей с использованием сложных комбинаций символов и регулярно их менять, в обязательном порядке автоматизировать резервное копирование и восстановление данных. Многие склады периодически проводят аудиты безопасности, это помогает своевременно оценивать системы и процессы на предмет выявления уязвимостей и разрабатывать эффективные меры по их устранению и предупреждению в будущем. WMS выступает как надежный инструмент, гарантирующий высокую защиту данных от несанкционированного доступа и в этой статье рассмотрим полезные функции системы, которые обеспечивают безопасность данных для складов в разных сферах.

Как WMS помогает обеспечивать безопасность данных

1. Назначение ролей. Warehouse Management System реализует строгую систему контроля, разрешая доступ к данным только авторизованным пользователям, это достигается путем использования уникальных учетных записей с различными уровнями. Администраторы системы могут определять, какие пользователи имеют право просматривать, редактировать или удалять данные в зависимости от их роли и обязанностей (например, кладовщик, оператор погрузчика, менеджер склада). Установленные разрешения определяют, какие операции пользователь может выполнять в системе, например «приемка», «сборка», «инвентаризация», «маркировка». То есть кладовщик может видеть и выполнять задачи по приемке, но не имеет доступа к функциям ценообразования или управления запасами, а менеджер склада имеет полный доступ, включая отчетность и управление всеми пользователями во всех рабочих сменах. Многие WMS поддерживают шифрование данных как на уровне их хранения, так и при передаче в другие системы учета (ERP, CRM, TMS). Информация преобразуется в нечитаемый формат, что делает ее недоступной для злоумышленников даже в случае намеренного взлома (например, кибер атака).

2. Аутентификация пользователей. Одним из важнейших аспектов обеспечения безопасности и целостности данных является аутентификация пользователей, это процесс проверки личности перед предоставлением доступа. В контексте использования WMS она служит для того, чтобы гарантировать, что только авторизованные лица имеют доступ к конфиденциальной информации о товарах, клиентах и операциях склада, обеспечивая:

• улучшение контроля доступа, аутентификация позволяет контролировать доступ к различным функциям и аналитическим данным в зависимости от роли и полномочий работника склада;
• логины и пароли, простая, но необходимая мера для идентификации. Двухфакторная аутентификация улучшает безопасность, требуя дополнительный способ подтверждения личности (например, код, отправленный на телефон) или биометрическая аутентификация, распознавание отпечатков пальцев или сканирование лица для доступа к терминалам или зонам склада;

Каждый сотрудник входит в систему со своим уникальным логином и паролем, а для доступа к критически важным операциям или особо ценным товарам может потребоваться двухфакторная аутентификация.

3. Контроль доступа к оборудованию. Контроль доступа к оборудованию также играет важную роль в предотвращении краж, повреждений имущества и несчастных случаев работников в складской деятельности. Он может быть реализован с помощью электронных ключей, каждый сотрудник получает индивидуальный электронный ключ, который предоставляет доступ только к разрешенному оборудованию и систем видеонаблюдения, камеры записывают все события на складе, что помогает в расследовании инцидентов и предотвращении будущих нарушений. WMS может интегрироваться с системами контроля доступа, такими как турникеты, двери, шлагбаумы и определять, какие сотрудники имеют право доступа к определенным зонам склада. Например, только авторизованные сотрудники могут получить доступ к зоне хранения оборудования через турникет, управляемый WMS или конкретным погрузчиком может управлять только конкретный оператор после авторизации в системе.

4. Отслеживание операций и аудит. Одна из ключевых функций программного обеспечения — отслеживание всех складских операций в режиме реального времени. Это включает такие важные этапы как:

• «прием», система регистрирует поступающий товар, проверяет его количество и качество по накладным, присваивает уникальные идентификаторы (штрих-коды, RFID-метки) и размещает на складе. Благодаря AS WMS внедряется адресное хранение, что не просто повышает эффективность системы прослеживаемости, но и влияет на такие важные показатели как скорость и точность. В итоге скорость приема возрастает до 40%, а точность до 100%;
• «хранение», WMS отслеживает местонахождение каждого груза на складе, учитывая его характеристики (размер, вес, тип хранения), доступность и срок годности;
• «сборка», WMS генерирует оптимальные маршруты для сборщиков заказов, указывая точные места нахождения необходимых товаров. Система также контролирует количество собранных единиц и сравнивает его с заказами, минимизируя риск ошибок в виду влияния человеческого фактора;
• «отгрузка», WMS регистрирует отгружаемые товары, генерирует сопроводительные документы (товарные накладные, счета-фактуры) и отслеживает процесс доставки до конечного потребителя в виду способности интегрироваться с TMS.

В плане функционала программное обеспечение способно вести журнал всех операций, выполненных пользователями (кто, когда, что сделал). Это позволяет отслеживать ошибки, нарушения безопасности, оценивать производительность персонала склада. Также система регистрирует все изменения, внесенные в данные, например «изменение количества товара» или «изменение комплектации заказа» и генерирует отчеты, чтобы своевременно выявлять подозрительную активность. Если товар был перемещен в другую зону, WMS регистрирует это действие с указанием пользователя, времени и места. Система предоставляет детализированную аналитику и мониторинг обо всех операциях, что позволяет:

• проверить точность данных о запасах, сравнить фактическое количество товара на складе с учетными данными, чтобы выявить несоответствия и установить причины их возникновения (например, ошибки при приемке товара, кражи, порча);
• анализировать эффективность складских процессов, отчеты WMS позволяют оценить время выполнения операций, выявить узкие места в работе склада и определить области для оптимизации и непрерывных улучшений;
• обеспечить соответствие требованиям законодательства, WMS может генерировать отчеты о перемещении товаров, что важно для соблюдения правил хранения опасных веществ, контроля качества продукции чувствительных отраслей (фармацевтика, электроника, детское питание и т.п.). Система позволяет быстро получить информацию о наличии товара на складе, что значительно ускоряет и упрощает процесс инвентаризации и помогает выявить причины задержек в выполнении заказов, определить эффективность работы сборщиков.

5. Интеграция с другими системами. WMS может интегрироваться с системами видеонаблюдения, что дает возможность объединить данные об операциях с видеозаписями, может получать информацию от систем охранной сигнализации и незамедлительно реагировать на нарушения безопасности. Например, при срабатывании сигнализации WMS может предоставить информацию о том, кто в этот момент работал в определенной зоне, чтобы найти оптимальное решение в случае возникновения споров. Для успешной реализации необходимо выбрать систему, которая поддерживает интеграцию с системами контроля доступа, установить (электронные ключи, биометрические системы, видеонаблюдение) и настроить программное обеспечение для эффективного взаимодействия.

6. Управление сроками годности и серийными номерами. Одним из важнейших аспектов работы системы является управление сроками годности и серийными номерами поступающих на склад грузов. Для этого используются следующие механизмы:

• регистрация дат изготовления и окончания срока годности, при поступлении товара на склад WMS регистрирует дату изготовления и срок годности. Эта информация связывается с уникальным идентификатором товара (штрих-кодом, артикулом), также фиксируется серийный номер товара;
• классификация товаров по срокам годности, WMS классифицирует товары по сроку годности, выделяя товары с истекающим сроком и те, которые скоро станут негодными к употреблению;
• автоматическое формирование заказов в соответствии с принципом FIFO, WMS формирует заказы таким образом, чтобы товары с ближайшим сроком годности были отгружены первыми. Это минимизирует риск списания товаров из-за истечения срока годности или возвратов от клиентов по причине непригодности. Например, система отслеживает сроки годности лекарственных препаратов и формирует заказы в соответствии с FIFO, также регистрирует серийные номера по партиям, что позволяет отслеживать дефектные партии и проводить возврат, осуществлять отзыв со стороны производителя в установленные сроки и по правилам фармацевтической отрасли (предоставляет все необходимые данные, такие как дата, количество, серия, номер автотранспорта и т.п.). Для производителей продуктов питания WMS также может стать незаменимой, система управляет сроками годности молочных, мясных, рыбных продуктов и других скоропортящихся товаров, система генерирует предупреждения о приближении срока годности и помогает избежать потерь из-за порчи. В отрасли электроники регистрирует серийные номера электронных устройств, что позволяет отследить историю каждой единицы продукции и провести гарантийный ремонт в случае возникновения дефектов, оперативно отследить нахождение изделий. Кладовщик не сможет отпустить товар с истекшим сроком годности, пока система не «разрешит» это;
• генерация уведомлений о приближении срока годности дает возможность принять своевременные меры в части оборачиваемости товаров, такие как распродажа, уценка или перенаправление на другие склады.

Таким образом, WMS оснащена функциями, которые помогают защитить данные в части обеспечения контроля доступа, шифрования данных, резервного копирования и проводить систематические аудиты на основе фиксирования всех действий всех пользователей и регистрации любых попыток в изменении данных. Хочу обратить внимание, что важно не просто автоматизировать операционную детальность при помощи WMS, но и подобрать надежного поставщика, чтобы нужные функции системы были настроены под реальные запросы склада. Обеспечивалось обновление и донастройка системы в случае изменений внутренних процессов или принятия решения масштабировать бизнес.

В заключении отмечу, что использование WMS предоставляет владельцам бизнеса комплексный подход к обеспечению контроля доступа в сочетании с «физическими» системами безопасности. Это позволяет эффективно защищать активы компании, соблюдать законодательные требования в разных отраслях и повышать общую эффективность работы склада.