Что учесть работодателю при составлении графика отпусков на будущий год

График фиксирует очередность отпусков и служит инструментом планирования рабочей деятельности на следующий год. Этот документ является обязательным для многих работодателей. За его отсутствие предусмотрена административная ответственность согласно ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Первый проступок влечет предупреждение либо наложение штрафа, который для организации может составить до 50 тыс. рублей. Повторное нарушение может привести к дисквалификации должностных лиц сроком от одного до трех лет и (или) штрафу до 70 тыс. рублей. Количество исключений ограничено.

• Если у вас микропредприятие, включая работодателей индивидуальных предпринимателей, до 15 сотрудников, или некоммерческая организация, то вы применяете типовые трудовые договоры, и отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков. В таком случае, в трудовом договоре указывается, что отпуск предоставляется работнику по письменному соглашению. Соответственно, каждый раз при уходе сотрудника в отпуск или изменении даты отдыха, фирме придется заключать с работниками новые письменные соглашения (ст. 309.2 ТК РФ). 
• Новые компании могут не составлять график на тот год, когда открылись. Пример: если  компания создана в марте 2025 года, то в этом случае первый график отпусков необходимо утвердить не позже 17 декабря. Текущий график на 2025 год может составляться по мере найма сотрудников, но это именно право, а не обязанность компании.
• Также не обязаны составлять графики отпусков работодатели — физические лица. В письменный трудовой договор в этом случае в обязательном порядке включаются: режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков. Если вы нанимаете горничную или садовника для собственного дома, график не нужен. Но по смыслу ч. 5 ст. 20 ТК РФ к работодателям, физическим лицам, относятся в том числе и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в установленном порядке. Соответственно, освобождаются ли от составления графика отпусков все ИП, или только те, которые включены в реестр субъектов МСП как микропредприятия (ст. 309.2), вопрос спорный. В связи с этим рекомендуем работодателям не отказываться от составления графика отпусков.

Как оформить и утвердить

Можно пользоваться унифицированной формой № Т-7, согласно Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или разработать и утвердить собственную. Важно, чтобы индивидуальный шаблон включал все обязательные сведения, и был подписан руководителем или другим уполномоченным в компании лицом.

График отпусков на 2026 год составляется заранее. Конкретные сроки составления документа определяются работодателем самостоятельно и могут быть зафиксированы во внутренней документации компании, например, в положении об отпусках либо ином локально-нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст.22 ТК РФ).

Главное, утвердить график не позднее чем за две недели до начала нового года, то есть до 17 декабря 2025 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Если в организации есть профсоюз, проект графика направляют до утверждения на согласование.

Если вы составите и утвердите график отпусков в ноябре, нарушений не будет, но за месяц могут поменяться сведения о работниках, и придется вносить дополнительные изменения.

При формировании графика учитывайте, что есть категории работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время,  среди которых — несовершеннолетние сотрудники; многодетные родители с детьми до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет; беременные женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него; почетные доноры России; чернобыльцы; супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом, и некоторые другие.  

В коллективном договоре или других локальных актах компании могут быть предусмотрены дополнительные льготы для различных категорий сотрудников, таких как одинокие матери, пенсионеры и другие. 
Целесообразно заранее взять у таких работников заявления с пожеланиями относительно времени отдыха, и отразить их в графике отпусков. При этом следует учесть, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. Также за год работники могут перейти в категорию «льготных». 

Пример: у водителя родится ребенок, и он захочет уйти в отпуск вне очереди , чтобы помогать супруге, пока та находится в отпуске по беременности и родам, а в данном случае работодателю придется пойти навстречу сотруднику.

Днем начала отпуска может быть любой день, в том числе и праздничный, но такие дни в число дней отпуска не включаются. Интересно, что в законе нет прямого предписания указывать в графике отпусков точные даты начала отпусков, однако Трудовой кодекс устанавливает обязанности работодателя, связанные с предоставлением отпуска. К таким относятся уведомление за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и выплата «отпускных» не позднее чем за три дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ) до начала отпуска.

Рекомендуем указывать в графике точные даты отпусков. Роструд в письме от 16.08.2024 № ПГ/17241-6-1 и от 25.10.2024 № ПГ/20978-6-1 придерживается той же позиции: понятие «график» отпусков в соответствующем определении подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска, период же, в свою очередь, подразумевает конкретные даты начала и окончания.

Топ нарушений работодателей при оформлении ежегодных отпусков: «что делать нельзя»

Вносить в локальный нормативный акт положение, согласно которому отпуска работникам предоставляют только частями (например: каждая часть не превышает 14 календарных дней). Также незаконным является исключительно в выходные дни. Такие условия снижают уровень гарантий, предоставляемых работникам Трудовым кодексом. Изначально у работника есть право на использование отпуска полной продолжительности. Правильно указывать: «По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней».

Делить отпуск на части без согласования с работником. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно только по взаимному согласию работника и работодателя, а не по указанию какой-либо из сторон трудового договора.
Если стороны не могут прийти к соглашению о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, то такой отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью).

Игнорировать действующий график, не предоставлять оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, а также не предоставлять ежегодный отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.124 ТК РФ).

Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров — комиссию по трудовым спорам, ГИТ или суд (ст. 382, 391 ТК РФ).

Указывать в графике отпусков только обязательные отпуска продолжительностью 28 дней. Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

Соблюдение этих рекомендаций позволит снизить риск споров с работниками, а также избежать штрафов и незапланированных проверок трудовой инспекции.