Учет документов: почему отсутствие контроля статусов приведет к потерям

Как показывает практика, руководители зачастую не задаются вопросом, сколько денег теряет компания из-за отсутствия контроля статусов договоров, актов и других первичных документов. На первый взгляд, контроль статусов документов не кажется ключевым вопросом управления. Но здесь могут скрываться финансовые потери.

При этом большинство компаний продолжают вести учет документов и их статусов в разрозненных Excel, электронной почте или мессенджерах, не имея единой картины происходящего.

Почему статусы документов имеют значение

Все виды документов проходят свой жизненный цикл. Договор создается, согласовывается, подписывается и передается на исполнение. Первичный документ формируется, отправляется контрагенту, возвращается подписанным и фиксируется в бухгалтерском учете.

Каждый этап движения документа имеет определенный статус. Если информация о текущем состоянии документа не известна, то компания может потерять контроль над процессом:

• Руководитель не понимает, где возникла задержка.
• Исполнитель не знает, кто должен выполнить следующее действие.
• Финансовая служба не может прогнозировать поступление денежных средств.

В результате проблемы может быть обнаружена только тогда, когда уже привели к потерям.

Рассмотрим пять видов возможных потерь бизнеса при отсутствии системного учета статусов документов.

Потеря 1. Замедление поступления денег

Наиболее распространенная проблема связана с закрывающими документами.

Компания выполнила работы, но акт находится на согласовании или не был своевременно отправлен заказчику. Без подписанного акта, контрагент не производит оплату.

Не сложно представить масштаб проблемы на примере ежемесячных реализаций в миллионы рублей. Из-за отсутствия контроля статусов, подписание актов задерживается и приводит к задержкам оплаты. В таком случае компания фактически кредитует клиентов за собственный счет. Это приводит к росту потребности в оборотных средствах и снижает финансовую устойчивость бизнеса.

Потеря 2. Рост дебиторской задолженности

Во многих компаниях менеджеры узнают о проблемах с документами случайно: после звонка контрагента или вопроса бухгалтерии.

Без системного контроля сложно своевременно выявить документы, которые зависли на этапе согласования, отправки или подписания.

В результате задолженность растет, потому что закрывающие документы не были вовремя оформлены или возвращены.

Практика показывает, что значительная часть просроченной дебиторской задолженности связана именно с организационными проблемами документооборота, а не с финансовыми трудностями контрагентов.

Потеря 3. Снижение производительности сотрудников

Без единой системы контроля, сотрудники могут регулярно выполняють непроизводительную работу:

• ищут документы в почтовой переписке;
• уточняют статусы у коллег;
• звонят контрагентам;
• проверяют разные Excel таблицы;
• готовят отчеты вручную.

И каждое такое действие занимает время, минуты или даже часы. Представим, что если указанные выше операции выполняют десятки сотрудников ежедневно, то компания может терять сотни рабочих часов ежемесячно. И это оплаченное время в отделах продаж, бухгалтерии, юридической службе и финансовом блоке.

Потеря 4. Управленческие решения на основе неполных данных

Руководители принимают решения, основанные на отчетах и показателях. Если информация по статусам документов не корректная, то и выводы оказываются ошибочными.

Например, финансовый директор прогнозирует ожидаемые поступления денежных средств на основе выставленных документов. Но по факту часть актов еще не подписана клиентами. Формально выручка будет отражена в системе, но фактически сроки получения оплат будут неопределенными. В таком случае, прогнозирование денежных потоков усложняется и возрастает риск кассовых разрывов.

Потеря 5. Репутационные риски

Качество взаимодействия между контрагентами определяется не только продуктом или услугой, но и организацией документооборота.

Потери документов и повторяющиеся запросы уже отправленных документов или необходимость несколько раз напоминать о подписании, могут создать впечатление отсутствия порядка в компании.

Особенно требовательны к таким ситуациям крупные заказчики, где соблюдение процедур делопроизводства зарегулировано и является обязательным требованием.

Почему проблема остается незаметной

Ключевая опасность заключается в том, что не все потери можно увидеть сразу. Так как не существует отчетов с заголовком «Завтра вы потеряете 100000 рублей из-за отсутствия контроля статусов».

Потери распределены между разными отделами и неожиданного проявляются в виде задержек, дополнительных трудозатрат и снижения эффективности.

Руководители часто могут недооценивать масштаб проблемы до тех пор, пока не начинают анализировать весь жизненный цикл документов.

Как решить проблему

Первый шаг — классифицируйте все виды документов, с которыми работают сотрудники.

Второй шаг — опишите этапы движения документов и с указанием возможных статусов на каждом этапе.

Третий шаг — назначьте ответственных сотрудников за каждый этап движения документа.

Четвертый шаг — обеспечить автоматический контроль сроков и прозрачность движения документов для всех участников процесса.

Современные программные решения учета документов могут позволить в режиме реального времени видеть:

• количество документов на каждом этапе;
• сроки нахождения в статусе;
• просроченные действия;
• проблемные места процесса;
• прогнозируемые риски.

На основе подобных данных руководство может оперативно корректировать процессы и предотвращать системные сбои.