Как REIO помог Vertical Hospitality автоматизировать работу с инвесторами
Как Vertical Hospitality управляет более чем 2 000 юнитами, экономит 2 млн ₽ в месяц и отвечает на вопросы за минуты благодаря личному кабинету REIO
Задача:
Автоматизировать процессы в отделе по работе с инвесторами
Причина:
На взаимодействие с каждым инвестором уходило много времени: нужно было отвечать на повторяющиеся вопросы, собирать данные из разных учетных систем. При этом количество собственников постепенно росло, имевшегося штата менеджеров становилось недостаточно.
Несколько слов о клиенте
Vertical Hospitality — российская УК, один из лидеров рынка апарт-отелей. Первый объект сети Vertical принял гостей в Санкт-Петербурге в 2014-м, а сегодня под брендом работают уже пять комплексов в Петербурге, Москве и Дубае.
Философия Vertical звучит просто: «контроль полного цикла». Девелопер, проектировщик, управляющий и маркетолог — все внутри одной команды. Такой формат позволяет вшивать ценности бренда уже на этапе концепции и сохранять их в ежедневной эксплуатации.
Где возникли трудности
С развитием сети увеличивалось и количество собственников — вырос и объем входящих запросов, которые менеджерам требовалось оперативно решать. Выявили четыре критичные точки:
- Разрозненные данные
Финансовая отчетность выгружалась из бухгалтерии, загрузка номера — из PMS. Чтобы свести все в единый отчет, финансовому менеджеру приходилось создавать файлы вручную. - Коммуникации по e-mail и мессенджерам
Общение через почту и мессенджеры замедляло поиск и предоставление информации. - Человеческий фактор
На 200 инвесторов требовались два менеджера. Пропорция 1:100 выглядела приемлемой, пока портфель не начал расти. - Риски доверия
Каждый собственник хочет быть на 100% уверен в эффективном управлении его недвижимостью. Любые задержки в ответах или несостыковки в цифрах — повод для переживаний и дополнительных звонков.
В какой-то момент стало очевидно: увеличивать штат в 10 раз — дорого и неэффективно. Нужен другой инструмент.
Поэтапное решение: личный кабинет REIO
В 2018-м Vertical Hospitality внедрила личный кабинет инвестора REIO — инструмент, который позволяет автоматизировать основные этапы работы с собственниками.
- Интегрировали учетные системы
Связали REIO с бухгалтерией и PMS; настроили автообновление данных.
Устранили ручное сведение отчетов. - Запустили дашборд ключевых метрик
Отображение ключевых метрик в реальном времени.
Собственник видит показатели без запроса к менеджеру. - Организовали централизованный чат 24/7
Перенесли общение из мессенджеров и почты в личный кабинет.
Переписка хранится в одном окне, история не теряется. - Подключили платежный модуль
Оплата картой или переводом прямо в кабинете.
Cократили дебиторку, убрали походы в банк из процесса. - Автоматизировали документооборот
Выгрузка отчетов и порядок согласования.
Время на отправку сократилось с нескольких дней до часов. Каждый инвестор знает, что, условно, 25-го числа нужно зайти в личный кабинет и все согласовать
«Сейчас все показатели автоматически рассчитываются и отображаются в личном кабинете. В этом плане работа менеджера, конечно, сильно упростилась, а собственники перестали тратить время на ожидание ответа и в каких-то моментах сами ориентируются в происходящем», —
Евгения Мамрукова, руководитель отдела работы с инвесторами Vertical Hospitality.
Что изменилось после внедрения
- Для обслуживания 2 000 инвесторов достаточно 5 менеджеров вместо прогнозируемых 20.
- Экономия фонда оплаты труда — около 2 млн ₽ ежемесячно.
- Телефонные звонки сократились вдвое.
- Рассылка закрывающих документов занимает 4 часа вместо 2–3 дней.
- Дебиторская задолженность уменьшилась втрое благодаря напоминаниям и оплате через личный кабинет.
- Ключевые метрики доступны инвестору мгновенно в дашборде.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании