РБК Компании

Внедрили ЭДО и открыли новый продукт: кейс колледжа IThub

Кейс IThub — современного колледжа информационных технологий и их проблемах с бумагой, и как внедрение сервиса ЭДО помогло расширить возможности для бизнеса
Внедрили ЭДО и открыли новый продукт: кейс колледжа IThub
Задача и причина

Задача:

Повысить эффективность бизнеса и ускорить согласование договоров между студентами-их родителями и самой образовательной организацией, которые требуют трёхстороннего подписания. Перед колледжем ITHub стояла задача в выборе подходящего сервиса электронного документооборота (ЭДО).

Причина:

Раньше бумажный документооборот занимал много времени и усилий - ожидание оригиналов доходило до 2-3 месяцев. Студенты и их родители могут удалённо выбрать программу, оплатить её на сайте, но договор нужно подписывать в колледже. Главная проблема — высокая занятость клиентов, не у всех есть время приехать в филиал за документами. Поэтому мы заказывали курьерскую службу, отправляли документы почтой. Каждое такое отправление требует контроля со стороны нашего менеджера.

Компания ITHub придерживается высокого качества для продукта, партнеров и сервисов, которыми пользуется. Они влияют на имидж компании. Когда выбрали сервис для ЭДО, сравнивали решения по пяти критериям.

  1. Стоимость. Чтобы не выйти за рамки бюджета;
  2. Мобильность. Чтобы клиент из любой точки мира мог подписать договор, даже стоя в очереди за кофе; 
  3. Простота внедрения. В компании есть свой отдел разработки, но они заняты внутренними задачами. Загружать их еще и проектом внедрения нового стороннего сервиса — не вариант;
  4. Удобство использования. Чтобы без дополнительных инструкций, обучающих видео, звонков в техподдержку можно было подписать документ;
  5. Безопасность. Компании важна максимальная безопасность и компании, и заказчиков. 

По последнему пункту многие сервисы не подходили — в большинстве решений используется простая электронная подпись, а это небезопасно и может привести к проблемам или даже судам. 

Идеальное решение и старт за несколько часов: про выбор и внедрение Nopaper 
«Параллельно с поиском сервиса для обмена документами со студентами, искали решение для кадрового ЭДО. О Nopaper узнали, как о решении для кадрового ЭДО. Прочитали про сервис и поняли — он идеально подходит для кейса со студентами. Во-первых, в Nopaper используется усиленная НЭП — она позволяет определить, кто и когда подписал документ, и с какого устройства. Во-вторых, мобильное приложение — его можно скачать на смартфон и подписывать — где бы ни был студент, как наш студент из Коста-Рики. В-третьих, в приложении user friendly интерфейс. Я сама попробовала зарегистрироваться, поняла, что это удобно и быстро», — заместитель директора по финансам и инвестициям колледжа информационных технологий IThub Мария Печковская.

Внедрили ЭДО и открыли новый продукт: кейс колледжа IThub
Мария Печковская

В-третьих, в приложении user friendly интерфейс. 
Про user friendly интерфейс

Это удобный и понятный интерфейс приложения, когда заходишь на сайт или в приложение и сразу понимаешь, куда нажимать, где и что найти. Без инструкций и подсказок от специалистов.
Сервис ЭДО должен быть таким же понятным, как заказ доставки: зашел в приложение, выбрал продукты, оплатил заказ и ждешь свой обед. 
Только вместо продуктов и корзины — документы и электронная подпись. Например, за 3 действия подписывается документ в Nopaper.

Уже через несколько часов внутренних согласований, подготовки доверенностей, был подписан первый электронный договор. 

15 минут на подписание и восторг руководителя продаж — про реакцию сотрудников и клиентов на изменения 

В компании каждый день происходит что-то новое: вместе с внедрением Nopaper запускались еще несколько систем ЭДО для других процессов. Поэтому сотрудники восприняли Nopaper очень хорошо. Все быстро оценили легкость и скорость электронного подписания.

Больше всего радовался руководитель отдела продаж для него Nopaper = упрощение работы отдела. Если раньше менеджер по продажам тратил много времени на контроль процессов, то теперь это время освободилось для встреч с клиентами. Сейчас менеджер готовит документ, загружает в Nopaper. Руководитель его согласовывает, клиенты и представитель колледжа подписывают документ. Весь процесс занимает 15 минут. 

Раньше на это могло уйти 2-3 месяца, пришлось бы заказывать доставку, контролировать отправку. А сейчас все просто. Хотя некоторым клиентам до сих пор сложно перестроится, они приезжают в колледж для подписания документов. Но уже больше 50% договоров подписывается электронно. 

Результат

Процесс подписания договора тремя сторонами занимает 15 минут. Помимо сокращения ресурсов сотрудников и денег на документооборот, Nopaper помог открыть полностью дистанционный формат обучения и сделать образование доступным для студентов из других городов и стран. Студенты и их родители удалённо подписывают договор на обучение и получают образование в том числе и онлайн – на платформе IThub distant.

Интересное:

Новости отрасли:

Все новости:

Профиль

Дата регистрации11.07.2012
Уставной капитал10 000,00 ₽
Юридический адрес г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный округ Можайский, б-р Большой, д. 42 стр. 1, этаж Цокольный, помещ. 136 Рм2
ОГРН 1126670019189
ИНН / КПП 6670380574 773101001
Среднесписочная численность64 сотрудника
ГлавноеЭкспертыДобавить
новость
КейсыМероприятия