Кому многозадачность в радость

Многозадачность — одна из самых противоречивых компетенций современных специалистов. Как-то на одном из тренингов участник группы отметил, что за последние 15 лет уровень требований к многозадачности его подчиненных вырос в 5 раз. И вместе с этим он признал, что не все выдерживают этот уровень, кому-то он дается легче, а кто-то явно не справляется.

Руководители голосуют «за»

 Все началось с парадигмы тотальной эффективности. Эффективным должно быть не только производство, но и обычная офисная деятельность: организация мероприятий, работа с партнерами и заказчиками, планирование нагрузки на сотрудников, проведение совещаний, работа с документами. То есть каждый сотрудник должен быть эффективным — выполнять работу с наименьшими затратами, например, времени. Кроме того, каждый сотрудник должен уметь выполнять разные задачи.

Дальше — больше. Рабочая ситуация стала меняться быстро и даже слишком быстро. Заказчики вносят изменения в ТЗ, клиенты просят согласовать изменения по логистике, коллега приболел и написал, что «документы для Льва Яковлевича лежат в «коммоне», где все «сканы». Вдруг приходит письмо от руководителя с указанием срочно сделать расчет для потенциального клиента, который ждать не может. Голова кругом, не знаешь, за что хвататься — именно так и говорят сотрудники, не очень любящие и умеющие быть многозадачными.

С точки зрения руководителя многозадачность — это нормально и быть иначе не может. Сотрудник ежедневно перемалывает большой объем информации, пишет и отвечает на письма, делает звонки, готовит отчеты, выполняет срочные и плановые расчеты, разрабатывает эскизы и тексты, оформляет документы, участвует в совещаниях. Он не может не быть многозадачным! И это правда.

Только на многозадачного сотрудника можно положиться — он не подведет в трудную минуту. И успеет сделать весь план задач. Это хороший, эффективный специалист.

По моим наблюдениям среднее число задач в день у типового специалиста — около 12-14. Из них 2-4 — сложные или трудоемкие. Иногда кажется, что 3 или 4 задачи он выполняет одновременно.

Психологи против и вот почему

Исследования — впрочем, весьма устаревшие — показали большое число ошибок и высокий уровень стресса у людей, которые пытались делать несколько дел одновременно или условно одновременно. 

Попробуйте, например, в верхней строке написать букву «А», затем в строке ниже поставить цифру «1». Затем в верхней строке после «А» написать «Б», а в нижней, по аналогии, «2». И так далее. Это сложно, потому что приходится думать в двух направлениях. Самое неприятное, что если сначала заполнить верхнюю строку, а потом строку с цифрами, то получится быстрее, легче и без ошибок.

Все дело в доминанте. Этот психологический феномен описал наш соотечественник — физиолог Ухтомский Алексей Алексеевич. Любая целевая деятельность направлена на решение какой-то задачи. Чтобы помочь этому, психика человека формирует доминанту: тормозит другие процессы, внимание и силы фокусирует на начатой задаче (деятельности). По мере завершения задачи наступает торможение этих процессов и чувство удовлетворения от сделанного. И даже от самого факта, что дело завершено.

Поэтому, когда мы бросаем одно дело на полпути и начинаем другое — это плохо для нашего организма в целом и мозга в частности. К тому же, возникает эффект Зейгарник — незавершенное дело «не отпускает», мы продолжаем думать о неоконченном письме, а следовало бы забыть и полностью отдаться новому процессу — внимательно сделать расчет и оформить ТЗ.

Психологи признают, что можно делать два дела одновременно, при условии, что одно из них не требует внимания, выполняется «на автомате», так сказать на рефлексах. Яркий пример — прогулка на велосипеде по знакомому парку. Управляя велосипедом можно ответить на звонок, выслушать короткое сообщение и даже запомнить — о чем шла речь.

Автор не рекомендует разговаривать по телефону в момент управления транспортным средством.

Но если оба дела требуют вашего внимания, осмысления, запоминания и принятия решений, то дело плохо. Будут ошибки, стресс повысится, времени потребуется больше и усталость придет раньше. Человек — не многозадачное создание, он не компьютер с двухядерным процессором.

Проблемы немногозадачных сотрудников

Неэффективность сотрудника, который не успевает выполнить поставленные задачи, складывается из нескольких ключевых проблем и ошибок его деятельности.

Сопротивление многозадачности. Это серьезная внутренняя проблема. Кажется, что окружающие не дают нормально работать. Только сосредоточишься — появляется новое дело. И это к этому делу заранее негативное отношение. Корень этой проблемы лежит в отношении к своему труду, к восприятию себя как узкого специалиста.

Игнорирование новых задач. Это проявляется в характерной фразе «да-да, я сейчас доделаю свою задачу и потом …». То есть по факту новая задача не принимается так, как следует. Возможно, в памяти останется след, что был разговор о каком-то вопросе, но чаще всего не остается.

Долгое переключение. Нельзя успеть сделать план на день, если переключение между задачами растягивается на часы, а иногда и на сутки — «я подумаю об этом завтра».

Выполнение задач не в той последовательности. Встречается два типовых способа — немедленно переключиться на новую задачу или «задвинуть» ее в конец списка и продолжать двигаться по утреннему плану. Велик риск самые важные дела не сделать, потому что не хватит времени, сил или нужные для этого люди будут заняты.

Ошибки планирования ресурсов.  Мы выделяем на задачу слишком малое время. Или коллеги, участие которых было нужно в этой задаче, оказываются заняты или вообще отсутствуют.

Ошибки. По причине «некачественного» переключения на новую задачу, в процессе ее выполнения мы продолжаем думать на другой задачей, которая осталась не завершенной. И это источник как мелких, так и существенных ошибок. На их исправление требуется дополнительное время.

Конфронтация с руководителем.  Она неизбежна, поскольку задачи выполняются с опозданием и не в той последовательности. 

Как научиться быть многозадачным

Как же совместить в одном сотруднике требование времени — быть многозадачным — и природную однозадачность человека?

Условно всех людей можно разделить на два лагеря: люди перемен и люди постоянства. Вторые ходят проторенными дорогами, вникают в суть, придерживаются правил и хотят, чтобы эти правила были. Им сложно отклоняться от плана, алгоритма. Главное — они всегда хотят, чтобы все начатое было завершено. Многозадачность им дается труднее, особенно, когда «прилетает» задача неожиданная, новая и не очень понятная. Люди перемен словно рождены, чтобы пробовать все новое, искать, начинать, переключаться, не зацикливаться и не унывать, если что-то пошло не так.

• Принять задачу. Правильно принять задачу — хорошее начало. Не нужно ее сразу начинать делать. Не нужно вникать в ее суть. Нужно просто ее принять — положить в отведенное для новых задач место. Возможно, таких мест у вас несколько — здесь новые задачи от коллег, там — от руководителя, а в этом лотке «разное». Есть много способов — важно зафиксировать факт — новое дело и как-то его назвать.
• Запомнить точку остановки. В любом деле бывают перерывы. Главное запомнить — что делал, на чем остановился, какой следующий будет шаг. Это похоже на процесс составления письма. Вот сейчас допишу абзац, в котором прошу Заказчика ознакомиться с документами и согласовать перечень работ на декабрь и сделаю перерыв. Чтобы потом вернуться и продолжить письмо с этого места.
• В перерыве можно забыть о письме и переключиться на процесс ранжирования и сортировки задач, которые разложены по своим «лоткам». Заодно и чаю попить — ведь мы на перерыве.
• Принять решение. В конце перерыва мы принимаем решение — какой задачей теперь займемся. Ведь мы отсортировали задачи по приоритету. Возможно, мы не будем дописывать начатое письмо Заказчику, а срочно разработаем пост для соцсетей или перезвоним руководителю по важному вопросу. Или ответим коллеге на его вопрос, от которого зависит его работа. Или встанем и направимся в цех №2, где будут обсуждать опытный образец лопасти винта.
  В этот момент мы принимаем решение о том, что делать дальше и. 
• Углубиться в задачу. Статистика говорит, что на это требуется от 2 до 15 минут. Зависит от задачи и типа личности сотрудника. Люди перемен это делают быстрее.
• Работать продуктивно. В этот период отключаем все, что мешает. Все внимание — на задачу, которой сейчас заняты. На нас будут сыпаться поглотители времени и внимания и соблазнять нас. Нет, мы работаем и точка! Работаем хотя бы минут 20-40. Новые задачи — см. пункт 1 — правильно принимаем: не отвлекаясь, складываем в соответствующие лотки.

Дальше вы знаете, что делать — запомнить точку остановки и так далее.

Враги многозадачности:

• Отсутствие навыка расставлять приоритеты.
• Плохая память — не льстите себе, запишите задачу!
• Плохой навык концентрации на выполняемой задаче.
• Неспособность сказать «нет» отвлекающим факторам.
• Плохой навык сортировки задач.
• Неправильное использование «календаря» — менеджера задач.

Существует множество рекомендаций по самодисциплине и самоорганизации, я хочу обратить внимание лишь на один инструмент. Он помогает действительно качественно выполнять задачу. Зачем я это делаю? Или «почему я это буду делать?».
Этот вопрос помогает снять внутренне сопротивление новой задаче, правильно расставить приоритеты. И вообще, делает нашу работу осмысленной и эффективной.

О способах и методике рациональной расстановки приоритетов поговорим в другой публикации, как и о конфликте приоритетов, который часто возникает у специалистов в режиме многозадачности.

Выводы

 Некоторым людям многозадачность дается сложнее. Это не повод понижать свой «рейтинг» в глазах руководителя, а для руководителя это не повод отказываться от такого сотрудника.

Многозадачности можно и нужно обучаться и обучать своих специалистов. Многозадачность — это алгоритм управления потоком задач для эффективного выполнения заданного количества задач в отведенное время.