Как грамотно организовывать производственные процессы

Для производственной компании очень важна системность и отлаженный алгоритм действий, что позволяет обеспечить стабильную эффективную работу на длительное время. О том, как выстроены производственные процессы на производстве ToDoFood, какие есть свои ценные наработки по предупреждению проблемных ситуаций, мы поинтересовались у собственника компании Евгения Гиркина.

 Очень важно, чтобы производство было обеспечено сырьем. Кто занимается этим вопросом, какие приемы используются в работе для предупреждения дефицита?

У нас диверсифицированная система. Изначально всеми закупками занимались руководители направлений — начальники производств (у ToDoFood три производственные площадки). Они сами заказывали все необходимое для своей производственной площадки сырье: муку, дрожжи, соль, сахар и т.д. И необходимые материалы — гофру, скотч, стрейч-пленку и др. Так как мы активно развиваемся и на каких-то площадках продукция дублируется, то стали отходить от этой практики. У нас появился отдел закупок, который централизованно занимается вопросами приобретения сырья и материалов. Но при этом у начальников производств также есть полномочия смотреть за стоимостью сырья на рынке и предлагать свои варианты. Например, если они найдут муку более дешевую, чем проходит по закупкам, то могут предложить ее протестировать. Специалисты смотрят — подходит новая мука или нет, если по качеству вопросов нет, то, соответственно, переходим частично на этого поставщика. Получается, что, так как у руководителей направлений производств стоит задача по уменьшению себестоимости, то они заинтересованы в том, чтобы сырье при высоком качестве, было дешевле. И если видят, что можно где-то уменьшить расходы за счет сырья, то этой возможностью они воспользуются. Также у руководителей по закупкам стоит задача — при возможности снижать себестоимость нашей продукции, а значит, стоимость закупочного сырья, поэтому они тоже постоянно мониторят цены — на муку, на дрожжи, все ингредиенты, которые используются у нас в производстве. И если появляются альтернативные поставщики, мы сразу их рассматриваем.

А как же старые поставщики? Вы с ними прощаетесь?

Нет, конечно, мы так не поступаем. Если нашли новых поставщиков, это не значит, что старые — «до свидания!». У нас в отношении этого вопроса тоже есть определенная диверсификация — у новых поставщиков (например, по муке) берем какое-то время определенный объем сырья (потому что они могут дать в начале цену ниже, чем старые поставщики, но подвести в другом, к примеру, со сроками поставки). Один раз они могут поставить сырье своевременно, а второй раз задержать. А для нас это критично. Поэтому мы сначала смотрим — насколько новый партнер корректно работает, подходит ли он нам. При этом мы работаем и с нашим постоянным поставщиком. Если видим в течении определенного времени, что новый поставщик зарекомендовал себя неплохо — цены те же, о которых мы изначально договорились, качество не ухудшается, сроки соблюдаются, то большую часть объемов сырья берем у него. Предыдущий поставщик получает меньший заказ, но если он сможет снизить цену до конкурентной, то сможет свои объемы нарастить. Если нет, то остается на второй позиции. Но совсем от него не уходим — ценим хорошие отношения, да и в наше время работать с одним поставщиком это большой риск. Таким образом, по каждому направлению у нас есть несколько поставщиков и есть еще резервные варианты.

С каким сырьем по поставкам наблюдается больше сложностей, и какие причины?

Так как основная продукция у нас — панировочные сухари Панко, то больше переживаний за главный ингредиент — муку. Бывают определенные сезоны, когда цена на нее резко возрастает. Как правило, это связано либо с тем, что собрали не очень хороший урожай, либо при больших квотах слишком много зерна ушло на экспорт. В этих случаях в связи с дефицитом зерна на внутреннем рынке возникает неблагоприятная ситуация для ценовой политике по муке. Эти риски по повышению цены на сырье мы не перекладываем на наших клиентов, а стараемся брать на себя. Практически лишаемся той маржи, которую зарабатываем. Поэтому если цена подскочит очень сильно, эти моменты могут для нас стать очень критичными.

И сейчас в вопросах поставок, вызывает опасение импортная продукция, в частности, которую мы привозим из Китая. Как, например, сырье для некоторых наших соусов. Из-за сложностей с оплатой есть риски, что или с задержками будем привозить товар, или с длинным логистическим «плечом» (когда везем не на прямую, а через разные страны). Вопрос, конечно, стараемся решить, но есть большие сложности. Поэтому на процедуру оплаты и доставки сейчас закладываем время с запасом, и стараемся это делать заранее.

Муку пшеничную и рисовую (идет для производства темпурной муки) закупаете только у отечественных производителей? Есть разница в муке для сухарей Панко и для лапши?

Исключительно российскую. У нас отличная мука по всем характеристикам (по белизне, по клейковине, другим свойствам). Мука и для производства сухарей, и для лапши идет высшего сорта, но, учитывая особенности характеристик сырья, используем его от разных производителей. По производству сухарей одни нюансы, лапши — другие. Для лапши мука идет чуть дороже, т.к. нам важно, чтобы она была определенного качества, не разламывалась, не крошилась, при варке не разъезжалась. Поэтому для обеспечения определенных свойств продукции используем сырье от конкретного производителя.

Сколько запасов должно быть в работе и сколько в резерве? Сколько ежемесячно нужно муки?

Мы пришли к тому, что 20-30% от месячного объема готовой продукции нам необходимо делать про запас. Если, например, в месяц делаем 100 т, то 20-30 т должно быть в резерве. Небольшой запас необходим на тот случай, если старые клиенты закупят больше, чем обычно, или появятся новые, чтобы если нужно будет отгрузить дополнительно товар, мы смогли это сделать. Но перед Новым годом всегда наблюдается ажиотаж, приходится даже распродавать все запасы, отгружать «с колес». Достаточно опасная ситуация, когда при задержке с поставкой товара можно потерять клиентов. Поэтому важно все грамотно рассчитывать, предусматривать разные варианты событий. И опять же, чтобы держать запасы, их нужно где-то хранить, это еще одна важная деталь производственной цепочки. В этом году планируем создать общую площадку, куда будет доставляться готовая продукция с трех производств, рассортировываться и отправляться клиенту в соответствии с его запросом (для удобства поставок продукции, изготовленной на разных производствах ToDoFood). Что касается главного сырья муки, то для производства в месяц нам необходимо примерно 350 т муки (18 фур).

Каждое производство имеет свою специфику, особенности и требует индивидуального подхода. Но большинство вопросов по обеспечению их всем необходимым для успешной работы — имеют схожий алгоритм, заданный как внешними, так и внутренними обстоятельствами, условиями. Преодолевать трудности проще, имея варианты «про запас».  А для этого не только необходимо обладать компетенциями, но и владеть высокоэффективными методами предупреждения и управления рисками.