Как пребординг помогает успешно адаптировать новых сотрудников

Знаете ли вы, что такое пребординг? Это процесс вовлечения кандидата в компанию до его первого рабочего дня. Он помогает избежать потери до 22% кандидатов. 

В данной статье Ирина Пайвина — HR-эксперт с опытом более 12-ти лет в гостиничном и ресторанном бизнесе, автор курса «Пребординг, как важная часть адаптации» на «Синктум» — расскажет, как: 

• эффективно использовать пребординг, чтобы не потерять кандидатов и увеличить доходы;
• внедрять технологичные и автоматизированные решения для пребординга и адаптации;
• использовать примеры других компаний и получить практические рекомендации по внедрению пребординга.

Бизнесу крайне важно минимизировать текучесть кадров и максимально эффективно адаптировать новичков. Статистика показывает, что 4% уходят после первого дня работы, а 17% — в первую неделю. Это увеличивает затраты на поиск и найм и негативно сказывается на репутации компании. Пребординг помогает решить эти проблемы.

Employee Journey Map (EJM)

EJM — это карта путешествия сотрудника. Она отображает точки его касания с компанией: от знакомства с брендом работодателя до отзывов после увольнения.

Чтобы узнать, на каком этапе человек чаще всего отказывается от работы в компании, необходимо проанализировать весь его карьерный путь. Его можно разделить на несколько этапов:

1. Поиск и прием на работу.
2. Адаптация (пре-, онбординг).
3. Эффективность.
4. Развитие.
5. Увольнение.
6. Этап после увольнения.

EJM помогает выявить проблемы через анализ данные на каждом этапе: от найма (качество кандидатов, причины отказов) до адаптации (текучесть в первые недели), эффективности (производительность, вовлеченность), развития (карьерный рост, обучение), увольнения (причины через интервью и опросы) и после увольнения (отзывы бывших коллег). С количественными и качественными данными, вы можете определить этапы с наибольшей текучестью и причины ухода, собрать обратную связь для выявления слабых мест и на основе этого разработать и внедрить стратегии для улучшения, мониторя изменения в показателях текучести и удовлетворенности сотрудников.

1. Что такое пребординг

Пребординг — это процесс подготовки нового специалиста к успешному началу работы в компании, который начинается после принятия решения о найме и заканчивается перед его фактическим выходом на работу. Обычные мероприятия пребординга включают:

• информирование;
• частые контакты;
• обучение;
• предоставление привилегий;
• оффер, повышающий значимость обязательств сотрудника до начала работы.

Пребординг и онбординг: отличия 

Пребординг

• Начинается после принятия решения о найме и заканчивается перед его фактическим выходом кандидата на работу.
• Это подготовка новичка к успешному началу работы.
• Акцент на предоставлении информации и ресурсов для успешного старта.
• Пребординг проходит вне рабочего времени, когда кандидат еще не присоединился к команде.

Онбординг

• Начинается в момент присоединения сотрудника к компании и продолжается в течение первых нескольких месяцев работы.
• Это помощь новичку в интеграции в команду и началу продуктивной работы.
• Акцент на активном вовлечении специалиста в рабочие процессы.
• Происходит в рабочее время и включает непосредственное участие в рабочих процессах компании.

2. Чем пребординг полезен для людей и компании

Пребординг — это инструментов для HR-стратегов. Благодаря ему процесс найма становится эффективнее и приносит значительные преимущества для компании и новых сотрудников. В условиях жесткой конкуренции на рынке труда кандидаты выбирают наиболее выгодные предложения: работу в интернет-магазинах, блогерство или переезд за границу. Российским компаниям важно не только привлечь кандидатов, но и показать, чем их вакансия уникальна. Пребординг — особенно ценный процесс для сотрудников. Он помогает компании выделиться среди конкурентов.

Преимущества 

1. Удержание сотрудников

Пребординг помогает удерживать потенциальных сотрудников, создать с ними постоянную коммуникацию и повысить вовлеченность. Например, вы можете отправлять им фотографии корпоративных мероприятий, информацию о компании или видеоролики, демонстрирующие корпоративную культуру и стратегию. Кандидаты лучше понимают компанию и хотят стать частью команды.

2. Сокращение времени адаптации

Чем информативнее и насыщеннее будет этап пребординга, тем меньше времени потребуется на адаптацию нового сотрудника после его прихода в компанию. Предоставляя кандидатам заранее информацию о бизнесе, продуктах и корпоративной культуре, вы уменьшаете время их интеграции в рабочий процесс.

3. Повышение уровня удовлетворенности сотрудников

Пребординг показывает кандидатам, что компания заботится о них с самого начала. Это как Employee Net Promoter Score (ENPS) до официального вступления в должность. Замеряя ENPS кандидатов, вы понимаете их уровень удовлетворенности и работаете над улучшениями, делая будущих сотрудников более счастливыми и мотивированными.

4. Создание позитивного бренда работодателя

Пребординг помогает укрепить положительный имидж компании. Кандидаты делятся впечатлениями друг с другом. Если они получают приятные и полезные сообщения от компании, это создает положительное восприятие бренда.

5. Усиление продуктивности

Знакомство кандидатов с бизнес-процессами, продукцией и услугами компании до начала работы повышает их продуктивность. Чем больше они знают о компании до первого рабочего дня, тем меньше времени потребуется на их обучение и введение в должность.

Важно не путать пребординг с онбордингом. Пребординг направлен на поверхностное информирование кандидата, а не на его принуждение к работе до официального начала. Сотрудник еще не подписал трудовой договор и не обязан выполнять задачи. Преждевременное требование выполнения рабочих задач может отпугнуть кандидата. Обратите внимание на предоставляемую информацию: она должна быть ознакомительной, а не рабочей.

Почему результатов может и не быть

Пребординг может не принести желаемых результатов, если не уделять внимания:

• Вовлеченности и приверженности руководства

Пребординг не будет эффективным без вовлеченности руководителя. Если руководитель не считает важным поддерживать общение с кандидатом, эффект будет минимальным. Задача HR — наглядно показать эффективность пребординга с помощью данных: сокращение времени адаптации, снижение стоимости кандидата и уменьшение процента отказов до трудоустройства. Важно понять, что мотивирует руководителя и использовать персонализированный подход.

• Персонализации и гибкости

Подходите индивидуально к каждой группе кандидатов, будь то рабочие на заводе или IT-директора. Определите, что лучше всего подходит для каждого кандидата: ежедневные сообщения, еженедельные обновления или даже бумажные письма.

• Интеграции технологий

Используйте технологии для автоматизации процессов. Например, ручное управление через мессенджеры или автоматизированные чат-боты. Вложите время в настройку технологий, чтобы упростить себе работу и сделать пребординг более эффективным. Это позволит автоматизировать многие задачи и избежать необходимости постоянно помнить о каждом кандидате.

• Сотрудничеству между отделами

HR необходимо активно сотрудничать с другими подразделениями компании, создавая синергию и улучшая процессы. Необходимо донести до руководителей и сотрудников необходимость и пользу таких технологий. Начните с пилотного проекта с самым лояльным руководителем, чтобы показать эффективность на практике. Успешный опыт одного подразделения станет примером для других. Важно не только убеждать, но и объяснять, зачем это нужно компании.

3. Как разработать пребординг

Разберем преимущества пребординга для компании и сотрудника, а также действия при внедрении этой системы.

Для компании:

• Назначьте наставника для новичка.
• Уведомьте команду о новом кандидате.
• Поддерживайте связь с кандидатом.

Для будущего сотрудника:

• Поделитесь лонгридом о компании. 
• Подготовьте для стажера welcome-пак.
• Отправьте приветственное письмо перед первым днем работы.

Эти шаги помогут коллегам подготовиться к приходу новеньких, обеспечат наличие наставника и готовность руководителя с планом адаптации.

Уведомите коллег заранее, чтобы избежать недоразумений. В быстром ритме работы руководитель может забыть о дате, когда приходит новый человек. Напомните об этом лично, автоматизировано или с помощью чек-листов, чтобы обеспечить плавный процесс адаптации.

Пример из собственного опыта

За последние 4 года я переезжала 4 раза и знаю, как важно знать, что компания ценит тебя. Например, когда я переехала с Урала в Крым, мне отправили письмо, где рассказали о погоде, местных особенностях, дресс-коде и удобной обуви. Также предоставили информацию о жилье, ближайших магазинах и интересных местах. Такое проявление заботы было очень приятно.

Мне прислали подробные инструкции: как добраться от аэропорта, кому позвонить по приезде, где заселиться, контактные данные руководителей. Это сделало мой переезд комфортным и без стресса.

В других компаниях, где не было такой поддержки, я часто не знала, кому звонить и куда идти. Это создавало много неудобств, особенно если переезд был ночью.

Поэтому важно заранее предоставить релокантам всю необходимую информацию. Это поможет избежать стрессов и негативных ситуаций. Подумайте о коллективе и обеспечьте комфортный переход в новую среду.

Организация

1. Для эффективного пребординга разработайте шаблон приветственного письма с информацией о компании, местных особенностях, дресс-коде и полезных контактах. Важно отправить письмо до первого рабочего дня, чтобы сотрудник чувствовал заботу и был готов к началу работы.
2. Используйте CRM, HRM или LMS-системы для автоматизации процесса. Платформы помогут настроить адаптацию под ваши нужды. Внедрение чат-ботов также упростит взаимодействие с новичками.
3. Подумайте, как сделать процесс интересным и полезным для компании, используя доступные технологии и ресурсы.

Инструменты для бюджетных пребординга и онбординга: чат-боты 

Если у вас нет возможности внедрить крупную корпоративную платформу, рассмотрите использование чат-ботов. Это экономичный и простой вариант, особенно для небольших компаний. 

Например, существуют компании, специализирующиеся на чат-ботах для адаптации сотрудников. Они помогут с настройкой и оптимизацией. Получите коммерческие предложения от нескольких поставщиков и выберите наиболее подходящий вариант по бюджету и функционалу.

Этапы адаптации

Этапы адаптации начинаются на пребординге и продолжаются во время онбординга. Сотрудники проходят через стадии:

1. Эйфории.
2. Ностальгии.
3. Разочарования.
4. Принятия.

От нас зависит, как быстро они достигнут стадии принятия и вернутся к эйфории. Мы можем сократить негативные процессы и усилить позитивные.

Выводы

Инвестируйте в сотрудников и будущее вашей компании. Пребординг поможет привлечь и удержать таланты, создать условия для их быстрой адаптации и высокой продуктивности.

Подведем итоги

• Пребординг — это комплекс мероприятий, который может быть гибким и оригинальным для вашего бизнеса.
• Процесс может быть как ручным, так и автоматизированным.
• Бюджет зависит от возможностей, но креативный подход всегда приветствуется.
• Пригласите кандидатов на Welcome Day. Расскажите о новых направлениях компании. 
• Эффективный пребординг принесет много пользы и полезной информации.

Внедряя систему пребординга, вы демонстрируете стратегическое мышление и заботу о сотрудниках с самого начала их пути в компании.