Управление топливными активами: кейс для финдиректоров
Как агрохолдинг централизовал финансовый учет топлива, отказался от Excel и перешел к точному планированию
«Русская Аграрная Группа» — это вертикально-интегрированный холдинг с разнообразной структурой активов (мегафермы, свинокомплексы, элеватор). Расходы на топливо для обслуживания парка из ~70 единиц техники долгое время являлись одной из наиболее существенных и слабоконтролируемых статей бюджета.
На момент перехода на цифровую платформу учета топлива предприятие имело:
- Устаревшую систему отчетности: учет велся в Excel-таблицах, что не соответствовало масштабу компании.
- Отсутствие единых стандартов: формы отчетности не были унифицированы, что делало консолидацию данных по холдингу крайне трудоемкой и долгой.
- Человеческий фактор: все данные собирались, обрабатывались и сводились вручную, что приводило к ошибкам, задержкам и появлению «брешей» в виде неучтенных расходов.
- Реактивное, а не проактивное управление: финансовые службы были вынуждены «латать дыры» вместо того, чтобы заниматься стратегическим планированием и прогнозированием.
Для финансового директора и руководства холдинга было важно получить цифровой инструмент, который обеспечил бы прозрачность, точность и полный контроль над топливными расходами.
Интеграция с 1С и другие этапы
«Русская Аграрная Группа» осознала, что эффективное финансовое планирование невозможно без точного учета ключевых операционных затрат. В качестве пилотного проекта для перехода на автономное топливообеспечение и цифровой учет была выбрана одна из мегаферм холдинга.
Ключевые цели:
- Для руководства: создать надежную платформу для перехода от учетных функций к планированию и прогнозированию.
- Для управления: обеспечить высокую степень детализации данных и точность планирования расходов на топливо.
- Для отчетности: перейти к единым стандартам учета и автоматизировать процесс сбора данных.
Проект внедрения цифровой платформы учета и контроля топлива был реализован в несколько этапов:
1. Интеграция с 1С: первоочередной задачей стала настройка обмена данными между платформой и учетной системой 1С, что обеспечило единое информационное пространство и исключило двойной ввод данных.
2. Настройка финансовых инструментов: в системе были настроены все необходимые финансовые инструменты учета (списание топлива, планирование бюджетов, учет фактического расхода).
3. Автоматизация отчетности: вместо ручного свода таблиц в Excel были настроены автоматизированные аналитические отчеты, данные стали поступать в систему в режиме 24/7.
4. Унификация процессов: все процедуры — от подачи заявки на топливо до его списания и формирования отчетов — были стандартизированы, что устранило хаос и разночтения в данных.
Результаты пилотного проекта полностью соответствовали поставленным задачам и устранили первоначальные причины проблем.
Финансовый и управленческий результат:
- Достигнута 100% прозрачность расходов: руководство и финдиректор в режиме реального времени видят все операции с топливом, «бреши» в виде неучтенных расходов полностью устранены.
- Внедрено точное планирование: на основе фактических данных и индивидуальных лимитов холдинг научился корректно формировать будущие расходы на топливо, повысив эффективность финансового планирования в целом.
- Переход от учета к аналитике: финансовые службы освободились от рутинного сбора данных и перешли к более важным функциям — анализу, планированию и поиску путей оптимизации.
Операционный результат:
- Корректный учет топлива: система обеспечила автоматизированный и безошибочный учет всего движения ГСМ.
- Автоматизированная отчетность: все отчеты создаются в системе автоматически, без участия человека.
- Сокращение трудозатрат: консолидация отчетности теперь не требует ручного труда, что исключило ошибки и сэкономило десятки часов работы ежемесячно.
Внедрение цифровой платформы позволило «Русской Аграрной Группе» совершить важный скачок в управлении топливом. Холдинг получил инструмент для финансового контроля, который превратил топливные затраты из источника непредвиденных потерь в управляемый и планируемый ресурс.