Как компании перейти к использованию электронной транспортной накладной

Внедрение электронных транспортных накладных (ЭТрН) в бизнес-процессы автомобильных грузоперевозок происходит с некоторыми задержками, но момент, когда электронный формат накладной станет обязательным для всех игроков рынка, приближается. Чем раньше компания внедрит новый подход к работе с документами, тем меньше трудностей испытает впоследствии. Директор по развитию «Биржи грузоперевозок ATI.SU» Александр Вильде делится опытом запуска ЭТрН. 

ЭТрН: медленно, но верно

Электронная транспортная накладная — цифровой аналог классической бумажной транспортной накладной, которая применяется для оформления грузовых автомобильных грузоперевозок на территории России. Чтобы документ стал юридически значимым — он должен иметь утвержденный формат, его нужно подписать квалифицированной электронной подписью, а документооборот должен происходить через оператора ИС ЭПД в соответствии с определенным регламентом.

ЭТрН планомерно вводится в России с 2020 года: поначалу почти целый год по инициативе Минтранса ее оформление проводилось в экспериментальном порядке для проверки эффективности утвержденных механизмов взаимодействия участников перевозок друг с другом и с регуляторами. Параллельно с этим велась подготовка нормативно-правовой и технической базы для ее внедрения. В настоящий момент применение ЭТрН продолжает носить рекомендательный характер, а сроки перевода этого документа в статус обязательного сдвигаются. Например, среди последних новостей — перенос даты вступления в силу положения об использовании ЭТрН при обороте алкоголесодержащей продукции с 1 июня 2024 года на 1 сентября 2026 года. 

В то же время крупнейшие игроки логистического рынка оценивают возможность перевода своих бизнес-процессов на ЭТрН, не дожидаясь финальной «отмашки» регуляторов. Чтобы предоставить компаниям соответствующие инструменты, «Биржа грузоперевозок ATI.SU» запустила сервис ЭТрН в рамках собственной системы ЭДО «АТИ-Доки» в декабре 2023 года — для бета-тестирования, а с мая 2024 года — для всех участников. Таким образом, клиенты платформы уже около полугода могут, не спеша работать с новым процессом, подключать соответствующие программные инструменты, обучать персонал, отлаживать все звенья цепочки взаимодействия. 

Как работает ЭТрН

Формирование и обмен ЭТрН обеспечивается благодаря действию государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), в которой происходит сбор, обработка и хранение электронных документов. Передачу данных ЭТрН в ГИС ЭПД каждый участник грузоперевозки (грузоотправитель, перевозчик или грузополучатель) производит через информационную систему (ИС) одного из аккредитованных Минтрансом операторов ЭДО (операторов ИС ЭПД). Для того чтобы системы разных операторов могли обмениваться данными, уже существуют и дорабатываются механизмы межоператорского роуминга. Проверка ЭТрН в ходе грузоперевозки предусмотрена с помощью QR-кода, который содержит информацию из документа, и доступен без доступа к интернету. 

Чтобы начать обмениваться электронными накладными, участник процесса грузоперевозок должен выбрать оператора ИС ЭПД и заключить с ним договор, встроить использование ЭТрН в свои бизнес-процессы, провести, при необходимости интеграции с используемым учетным ПО.

В рамках экосистемы ATI.SU система электронного документооборота (СЭД) для грузоперевозок «АТИ Доки» развивается уже более 10 лет, а с 2020 года «АТИ Доки» аккредитованы ФНС как оператор ЭДО.

Сейчас ЭТрН оформляется в системе «АТИ-Доки», а в будущем ее можно будет создать в стороннем сервисе и загрузить в СЭД через сайт Биржи или бесплатный API. Формирование ЭТрН производит сотрудник компании-грузоотправителя в момент отправки груза или заранее. Он создает накладную и отправляет перевозчику. Перевозчик отправляет ЭТрН водителю в приложении «АТИ Водитель». Водитель подтверждает, что получил груз, при необходимости вносит свои замечания и подписывает ЭТрН простой электронной подписью (ПЭП) в приложении. Затем перевозчик подтверждает загрузку и подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью в АТИ-Доках.

На разгрузке грузополучатель подтверждает получение груза и подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью в АТИ-Доках. Затем водитель подтверждает, что передал груз, и подписывает электронную накладную ПЭП в приложении «АТИ Водитель». Перевозчик подписывает документ КЭП в «АТИ Доках» и завершает документооборот.

Внедрение ЭТрН: сроки и сложности

По нашей практике, с основными сложностями по внедрению ЭТрН сталкиваются грузоотправители как инициаторы создания накладных. В этой категории компаний, по нашим оценкам, срок внедрения сервиса может составлять от двух месяцев. 

Внедрение подразделяется на три этапа. На подготовительном этапе согласование ответственных лиц и сроков займет примерно неделю, определение критериев работы и участников документооборота — также, подключение и обучение сотрудников — около месяца (но это можно делать параллельно). На этапе тестирования примерно неделя уйдет на запуск пилота с дублированием накладных на бумаге и еще неделя — на подведение его итогов и формирование коммерческого предложения. Наконец, ввод решения в промышленную эксплуатацию тоже занимает около недели. 

Перевозчикам и грузополучателям подключить ЭТрН несколько проще: поскольку все участники ATI.SU автоматически получают доступ к «АТИ Докам», им достаточно иметь (или получить) КЭП и настроить соответствующее ПО. 

Процесс внедрения ЭТрН уже довольно хорошо отлажен и имеет стандартный алгоритм. Однако, общаясь с клиентами, мы обратили внимание на ряд других сдерживающих факторов. 

Прежде всего, многих заставляет расслабиться необязательный статус ЭТрН. Рынок грузоперевозок, несмотря на большое количество доступных игрокам цифровых инструментов, все еще остается очень консервативным. Если пока все работает стабильно на бумаге, участники рынка не торопятся что-то менять, тем более, что это потребует определенных затрат. В таком случае стоит напомнить, что рано или поздно транспортная накладная обязательно перейдет в электронный вид, и чем больше компания затягивает для себя процесс перехода, тем сложнее будет организовать его потом, особенно в условиях спешки. 

Второй барьер — грузоотправитель не зарегистрирован на ATI.SU. Для таких клиентов в «АТИ-Доках» скоро появится функция роуминга для обмена ЭТрН с другими операторами ИС ЭПД. 

Третий барьер — отсутствие у перевозчиков КЭП. Решение этой проблемы простое: руководители юридических лиц и ИП могут бесплатно за несколько минут получить КЭП в УЦ ФНС, а сотрудники — использовать КЭП физлица + машиночитаемую доверенность (МЧД). Водитель же использует приложение «АТИ Водитель» и подписывает документы простой ЭП. 

Более серьезным барьером, на наш взгляд, является нежелание некоторых участников рынка выходить из «серой» зоны. Новая схема документооборота, которая предложена регулятором, делает процесс грузоперевозки, гораздо прозрачнее для государства. 

Резюме

ЭТрН — достаточно сложный документ, который предусматривает, что все участники процесса грузоперевозок — грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, а также регулятор — должны взаимодействовать в едином информационном поле. Несмотря на это, разработчики СЭД и операторы ЭДО делают все возможное, чтобы оградить своих клиентов от излишних технических сложностей. По факту переход на ЭТрН организаций сегодня представляет собой четко описанный процесс — им необходимо только выбрать наиболее подходящих оператора ЭДО и софт. 

Что дает переход на ЭТрН: снижение затрат на создание, обработку и хранение документов, повышение скорости формирования документов и обмена ими с клиентами и партнерами, оптимизация расходов на печатную технику и комплектующие.