Почему важно соблюдать различия в функционале сотрудников внутри отделов

Функционирование любого агентства похоже на работу слаженного механизма: каждая деталь выполняет свою определенную задачу, без которой не смогут быть реализованы другие. Точно так же, как в заводных часах отсутствие какого-либо винтика может привести к коллапсу, так и в компании неправильные настройки организации влекут за собой отрицательный результат всей деятельности. Для того, чтобы это избежать, важно подобрать гармоничную команду.

Работа отделов

Правильный подбор сотрудников играет ключевую роль в успехе любого агентства, от того он достаточно непростой. Этот ресурсно затратный процесс требует основательного подхода, поскольку выбор правильных людей обеспечивает ожидаемый результат от процесса. Однако перед тем, как приступить к подбору персонала, необходимо убедиться, что вы понимаете строгую иерархию рабочего процесса и собственные ожидания от сотрудника.

Мы уже говорили об основных структурных отделах брендингового агентства, которые составляют его ключевую деятельность: отдел лидогенерации, отдел продаж и отдел производства. В этих отделах у каждого сотрудника есть конкретный набор функций и определенная зона ответственности при производстве ключевого продукта.

Например, ключевым продуктом в отделе продаж будет валовая выручка компании. Она включает в себя количество проданных проектов и количество сгенерированных денег. В распоряжении начальника этого отдела — руководители проектов, которые доводят клиентов до закрытых сделок.

Работа коммерческого отдела не может обойтись без PR-отдела или отдела лидогенерации, который отвечает за привлечение новых заказчиков. С помощью различных каналов коммуникаций, — реклама, сарафанное радио, SMM, — специалисты выстраивают специальную стратегию продвижения агентства и обеспечивают положительный имидж и привлечение новых контрагентов.

Креативный отдел — заключительный, но далеко не маловажный этап маршрута продукта, который производит само агентство. Именно его сотрудники отвечают за исполнение непосредственных обязанностей перед заказчиком и реализацию оговоренного проекта. Как правило, это наиболее дорогостоящий ресурс для агентства. Но стоит предусмотреть, что затраты будут присутствовать всегда, будь они постоянные, если компания нанимает квалифицированного специалиста в штат, или переменные, если прибегают к помощи подрядчиков.

Четко сформированный пул задач каждого сотрудника отделов снижает риски агентства и повышает рентабельность проекта: команда сдает работу в срок, качественно выполняет работу и хорошо взаимодействует с клиентом. Это также делает взаимоотношения «работник — работодатель» более прозрачными, поскольку эффективная структура организации работы позволяет совмещать и систему самоконтроля сотрудника, и систему наблюдения собственника. Он может продолжать заниматься стратегическим планированием, не отвлекаясь на технические задачи.

Эффективная иерархия

На примере работы креативного отдела, который входит в структурный отдел производства, можно отследить принцип работы эффективной иерархической структуры. Начнем с основания иерархии, то есть с креативного дизайнера, который реализует все поступающие ему задачи. Нарисовать логотип, придумать приятную цветовую гамму, разработать упаковку — все, что непосредственно касается продукта. Дизайнер выступает исполнителем поручений, которые ему направляет арт-директор.

Арт-директор — среднее звено между основанием и верхушкой структурной иерархии. Именно он отвечает за реализацию проекта, который к нему закреплен, и правильно делегирует характер и силы необходимой работы в рамках поставленных задач. Большими полномочиями и ответственностью обладает креативный директор.

Несмотря на то, что глава креативного отдела не занимается проектом настолько точечно, его зона ответственности от этого не становится меньше. Креативный директор руководит всей креативной командой агентства, следит за тем, чтобы работа была выполнена в соответствии со всеми пожеланиями заказчика, добавляет различные авторские правки. Руководитель отвечает за то, чтобы обязанности были выполнены в срок, в противном случае падает рентабельность проекта и прибыли для агентства может и не быть.

Так, от дизайнера мы получаем продукт, а от арт-директора и креативного директора, помимо реализованной работы, продукт их руководства всем процессом.

Выводы

Четкое разграничение зон ответственности способствует более эффективному производству и, как следствие, увеличению прибыли агентства. Поскольку зачастую работник и работодатель по-разному понимают свои функциональные обязанности ввиду разного видения стандартов и опыта, важно вводить в курс дела и рассказывать об установленных правилах. Такая градация в должностных обязанностей ведет к порядку и улучшенной координации между сотрудниками. Каждый работник имеет ясное представление о своем вкладе и ответственности, что способствует повышению мотивации и уверенности в своей работе.

В результате, уровень качества и объем производства возрастает, что сказывается на увеличении количества клиентов.