Как подписывать документы удаленно

Цифровизация документооборота

«Зачем нужна эта цифровизация?», «переход на электронный документооборот слишком сложный», «раньше подписывали бумаги — и сейчас так можно» — знакомые высказывания? На самом деле, электронный документооборот (ЭДО), как и электронная подпись (ЭП), значительно упрощают ведение бизнеса в современных реалиях, когда сотрудники могут быть удаленными, клиенты — жить в другой части страны. Даже находясь в одном городе, становится сложно и дорого подписывать документы — ехать, стоять в пробках или отправлять курьера. Бывает и так, что после подписания вы обнаружили ошибку, и документ надо переподписывать. Повторная отправка — это трата времени, средств и человеческих ресурсов. Цифровизация документооборота ускоряет процесс подписания и обмена документами, снижает риск их потери или порчи, а значит и увеличивает доходы компании.

Электронный документооборот имеет все шансы вытеснить бумажный, на это нужно время и повышение уровня осведомленности о сферах применения ЭП. Меры регуляторов положительно влияют на популяризацию электронного документооборота. Например, сейчас некоторые виды отчетности можно сдавать только в электронном виде. Все юридические лица сдают бухгалтерскую отчетность, декларацию по НДС и пояснение к ней только в электронном виде. Эта и подобные меры способствуют цифровизации всех отраслей экономики и переходу на новые IT-решения.

Электронная подпись — важная часть ЭДО

Долгое время считалось, что ЭДО — это обмен документами исключительно между организациями (сегмент B2B). Но на самом деле это более широкое понятие, которое охватывает любой обмен электронными документами: B2B, B2G, B2C и даже C2C. Какими бы ни были стороны электронного документооборота, им обязательно потребуется электронная подпись (ЭП). Это цифровой аналог рукописной подписи, который позволяет подписывать документы в электронном виде, в том числе через системы ЭДО. Электронная подпись позволяет подписывать документы удаленно и юридически значимо. 

В бумажном документообороте используется только один вид подписи — рукописный. 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует порядок выдачи и применения электронной подписи и выделяет три вида ЭП: простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

ПЭП — это комбинация цифровых данных, подтверждающая действия пользователя, например, авторизация на сайте при помощи логина и пароля или кода из СМС, получение онлайн-заказа по QR-коду, почтового отправления по коду в СМС.

Усиленные виды подписи одинаково надежны, потому что для их формирования используется система криптографической защиты информации (СКЗИ), которую невозможно взломать. Поэтому они подходят для ведения рутинного документооборота бизнеса. УНЭП подписывают практически все документы: акты, соглашения, договоры, накладные и другие. Этот вид подписи подходит для взаимодействия с клиентами, сотрудниками и партнерами. При помощи УКЭП можно обмениваться документами с госорганами: сдавать отчетность, регистрировать юрлицо, подавать документы в суд, регистрировать право собственности на недвижимость в Росреестре.

Кто и как может выпустить ЭП

Краткий ответ — любой человек, имеющий паспорт РФ. Выпустить электронную подпись может даже 14-летний подросток. Конечно, квартиру он с помощью ЭП не купит (без согласия родителей), но подписывать документы, например, при устройстве на работу или поступлении в университет, он сможет самостоятельно.

Усиленными видами ЭП пользуются предприниматели, их клиенты, партнеры и сотрудники, самозанятые. Подписать договор оказания услуг, кадровые документы, акты выполненных работ, товарно-транспортные накладные и многое другое можно в онлайн-формате. Физлицо, кстати, при помощи ЭП может даже зарегистрировать юрлицо. Существуют сервисы электронной подписи, которые упрощают жизнь предпринимателям и сотрудниками, позволяя им обмениваться документами с клиентами, контрагентами, подрядчиками и даже использовать подпись в личных целях — например, для покупки квартиры.

Простая электронная подпись выпускается в момент подписания документа. Для создания усиленной неквалифицированной электронной подписи требуется идентификация личности. Ее может провести бизнес самостоятельно — тогда выпустить УНЭП будет так же просто, как и ПЭП. Либо компания может переложить эту обязанность на удостоверяющий центр (УЦ) или ЕСИА — в таком случае подписантам нужно лично встретиться с представителем УЦ или пройти проверку документов с помощью Госуслуг онлайн. Чтобы выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись, всем участникам документооборота необходимо пройти очную идентификацию личности. Сделать это можно при личной встрече с  доверенным лицом удостоверяющего центра, аккредитованного Минцифры.

Для признания документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, юридически значимыми, нужно заключить дополнительное соглашение — один раз с каждым контрагентом. Но не всегда: существуют сервисы, которые включают этот пункт в пользовательское соглашение. Для квалифицированной электронной подписи дополнительное подписание также не потребуется, она приравнивается к рукописной по умолчанию.

Что в итоге

Подписывать документы в электронном формате — это легко, быстро, надежно и юридически значимо. Электронная подпись пригодится как предпринимателям, так и сотрудникам или самозанятым в любой сфере бизнеса. ЭП можно использовать для подписания разных документов. ПЭП — для подтверждения базовых операций, такие как авторизация на сайте, УКЭП — для документооборота с государством, УНЭП — для работы с сотрудниками и клиентами, подписания деловых бумаг, договоров, актов. Электронную подпись можно выпустить, не выходя из дома или офиса, что делает ее удобным инструментом цифровизации.