Бесшовная миграция «Систэм Электрик» из Confluence в Minerva Knowledge
Как «Систэм Электрик» провела миграцию всей базы знаний без потери важного контента и получила премию «Импортозамещение года»
После ухода Confluence из России «Систэм Электрик», ведущий российский производитель комплексных решений в области распределения электроэнергии и автоматизации, столкнулся с задачей импортозамещения и необходимостью оперативной замены существующей базы знаний.
Компании было важно подобрать оптимальный аналог Confluence для разработчиков, сотрудников RnD и IT-департамента, а также обеспечить быструю и качественную миграцию. Поскольку ранее команды активно использовали базу знаний, были сформулированы ключевые требования:
- при переходе весь контент и закрепленные за сотрудниками роли должны быть сохранены;
- новое решение должно обладать высоким качеством и удобным функционалом;
- система должна соответствовать строгим требованиям значимых заказчиков и интегрироваться с другими корпоративными системами.
Результатом внедрения должно было стать единое пространство с мощным поисковиком, удобным редактором и другими инструментами для совместной работы команд.
Внедрение системы происходило по методологии Waterfall. Критерии выбора платформы были сформированы с учетом запросов бизнеса и потребностей конечных пользователей:
Кибербезопасность. Новый продукт должен быть полностью российским, без
зарубежного open-source-ядра. Платформа должна разворачиваться на серверах компании, чтобы минимизировать риски утечки данных.
Бесшовная миграция. Команда искала решение с готовым инструментом для переноса данных из Confluence. Важно было провести миграцию быстро и без потерь.
Соответствие требованиям госзакупок. Поскольку оборудование компании используется в инфраструктурных проектах, «Систэм Электрик» регулярно участвует в тендерах и госзакупках. Это значит, что новая система управления знаниями должна быть зарегистрирована в реестре российского ПО.
Широкая функциональность. Система должна поддерживать разнообразные типы контента: статьи, таблицы, файлы, чертежи, иллюстрации, и обеспечивать обмен знаниями о проектах, клиентах и процессах в едином пространстве.
Удобный интерфейс. Важно было, чтобы сотрудники могли приступить к работе с новой системой сразу, без долгого обучения.
В течение 1.5 месяцев фокус-группа из конечных пользователей тестировала решения от 7 вендоров. После работы с триал-версиями была собрана обратная связь, сформированы ключевые требования и проведен тендер.
По его итогам «Систэм Электрик» выбрала поставщика — компанию Minervasoft и систему управления знаниями Minerva Knowledge, а затем провела пилотный запуск, который плавно перетек в промышленную эксплуатацию.
В процессе реализации проекта возникло несколько сложностей:
Сжатые сроки и ограничения миграции. После ухода Atlassian из России компании нужно было быстро перейти на новое решение. Однако коллеги из Confluence не смогли предоставить API-ключ, поэтому команда «Систэм Электрик» выгрузила отдельный space, развернула отдельную среду, создала API-ключ и только после этого приступила к миграции.
Сложная структура контента. К моменту переезда база знаний содержала множество подпапок. Стандартный мигратор не позволял корректно перенести всю структуру, поэтому специалисты Minervasoft доработали инструмент и обеспечили полный перенос архивных данных.
В итоге переход «Систэм Электрик» из Confluence занял около пяти месяцев — от момента формирования критериев выбора до полного внедрения системы и ее адаптации под задачи компании. Сейчас платформа Minerva Knowledge постоянно обновляется, внедряются новые функции, а число пользователей продолжает расти.
В процессе переезда «Систэм Электрик» не только успешно заменила иностранное ПО, но и получила премию «Импортозамещение года» от CNews. В результате компания:
Внедрила технологически зрелую систему и сделала ее максимально удобной и понятной для сотрудников. Сначала пользователи шаг за шагом присоединялись к проекту, а потом случился эффект лавины — количество активных участников выросло в 3,5 раза.
Обеспечила быстрый и точный поиск по всем репозиториям и статьям, сохранив привычную wiki-структуру и предусмотрев гибкое управление доступами к проектам и страницам. Это позволило быстро получить первые результаты без специальных метрик измерения эффективности.
Выявила и зафиксировала новые знания. Во время переезда сотрудники осознали, что многие знания не зафиксированы. Внедрение нового решения позволило организовать совместную работу с документами и стало стимулом для создания новых материалов: с момента запуска системы количество статей и проектов возросло в 5 раз.
Провела импортозамещение Confluence с минимальными потерями. Технические возможности платформы Minerva Knowledge, включая автоматический мигратор и встроенные плагины, позволили максимально сохранить не только структуру контента, но и ролевую модель.
Благодаря внедрению новой системы рабочие процессы «Систэм Электрик» стали «антихрупкими»: удалось повысить их эффективность и минимизировать риски потери знаний.
Интересное:
Все новости:
Публикация компании
Контакты