Почему 1С:Фреш не подходит для управления торговлей и что выбрать
Клиенту нужно было вести 1С:Управление торговлей в облаке без покупки сервера и переплаты за лицензии на пики нагрузки. 1С:Фреш не подошел по функционалу
Задача:
Ко мне обратился руководитель торговой компании среднего размера. Компания вела оперативный и управленческий учет в 1С:Управление торговлей: в системе ежедневно работали 12–15 сотрудников, а в пиковые периоды (праздники, распродажи) количество одновременных пользователей вырастало до 25–26 на срок 5–7 дней.
Задача заключалась в том, чтобы перенести 1С:Управление торговлей в облако и при этом:
- отказаться от покупки и обслуживания собственного сервера;
- обеспечить стабильную работу системы и приемлемое время отклика как в обычные дни, так и на пиках;
- сохранить полный функционал конфигурации без перехода на более простые решения;
- контролировать доступ аутсорсинговой бухгалтерии к базе;
- платить за реальное использование, а не за максимальное количество лицензий, нужное только несколько дней в году.
Причина:
До изменений компания использовала локальный сервер и столкнулась с несколькими накопившимися проблемами.
- Высокие капитальные затраты. Покупка сервера, его установка и настройка, а также создание минимальной IT-инфраструктуры потребовали заметных вложений. При планировании пиковых нагрузок сервер брали с запасом, который в обычные дни практически не использовался.
- Переплата за лицензии и мощности. Клиентские лицензии рассчитывались исходя из пикового числа пользователей — 25–26 человек. При этом 80–90% времени в системе одновременно работали только 12–15 сотрудников, то есть значительная часть мощности и лицензий простаивала, но оплачивалась.
- Постоянные операционные расходы. Для сопровождения локальной инфраструктуры требовались IT-специалисты: следить за состоянием сервера, обновлять платформу 1С, делать резервные копии, контролировать дисковое пространство и оборудование. Это создавало постоянные расходы и зависимость бизнеса от узкого круга людей.
- Риски потери данных. Любой серьезный сбой сервера или хранилища данных требовал срочного восстановления. Для торговой компании с большим объемом операций даже короткий простой в учетной системе мог обернуться ощутимыми потерями.
Руководитель пришел к выводу, что для компании с неравномерной нагрузкой и ограниченным штатом IT-сотрудников локальная модель перестала быть эффективной и оправданной. Поэтому он решил перейти к облачной модели работы 1С.
Этап 1. Анализ облачных вариантов
Первым кандидатом для переноса в облако был 1С:Фреш как официальный сервис от фирмы 1С. Логика была простой: использовать знакомый бренд и типовой облачный продукт.
Однако сразу выяснилось ключевое ограничение: 1С:Фреш не поддерживает конфигурацию 1С:Управление торговлей, которую использует компания. Сервис ориентирован на типовые конфигурации, такие как Бухгалтерия и Управление нашей фирмой, а специализированная конфигурация управления торговлей в этом перечне отсутствует.
Для компании это означало бы:
- отказ от привычной модели учета товаров, заказов, складов и аналитики;
- переобучение всех пользователей на другую конфигурацию;
- пересмотр и перестройку внутренних процессов;
- отказ от части привычных отчетов и доработок.
Менять рабочие бизнес-процессы и функциональность только ради того, чтобы «поместиться» в рамки типового облачного сервиса, руководитель счел неправильным. Поэтому 1С:Фреш был исключен из рассмотрения по объективным техническим причинам.
Этап 2. Формулировка требований к альтернативе
После отказа от 1С:Фреш требования к облачному решению были зафиксированы более формально. Новое решение должно было:
- Поддерживать конфигурацию 1С:Управление торговлей без необходимости перехода на другую конфигурацию.
- Обеспечивать стабильную работу при росте нагрузки с 12–15 до 25–26 одновременных пользователей.
- Позволять компании самостоятельно управлять доступом аутсорсинговой бухгалтерии к базе, в том числе быстро закрывать доступ при смене подрядчика.
- Давать возможность оплачивать ресурсы исходя из фактического использования, а не по «верхнему пределу» на весь год.
На этом этапе стало понятно, что нужен сервис, который работает с полноценными конфигурациями 1С и соответствует требованиям по гибкости и управляемости.
Этап 3. Внедрение облачного решения Альтап
В качестве подходящего варианта был выбран облачный сервис Альтап, который позволяет размещать конфигурации 1С в том виде, в котором они уже используются у клиента, без переделок. Для компании это означало, что 1С:Управление торговлей можно перенести в облако «как есть», не меняя логику работы и не переписывая доработки.
Внедрение было разбито на несколько шагов.
Шаг 1. Миграция базы (4 часа)
База 1С:Управление торговлей была перенесена в облако в исходном виде. Сохранились все подсистемы, справочники, отчеты, роли пользователей и существующие доработки. Это позволило сотрудникам продолжить работу в уже знакомом интерфейсе и с привычными процессами.
Шаг 2. Настройка прав и доступа (1 час)
Далее были настроены права для сотрудников компании и аутсорсинговой бухгалтерии. Для внешней бухгалтерской фирмы выделили отдельную базу 1С:Бухгалтерия, а доступ к ней клиент теперь может выдавать и отзывать самостоятельно. Это сняло зависимость от технических специалистов при управлении доступами.
Шаг 3. Тестовый период (1 неделя)
Перед окончательным переходом была проведена проверка работы системы в двух режимах:
- в штатном режиме с 12–15 пользователями;
- под нагрузкой с 26 одновременными сеансами.
В обоих сценариях система работала стабильно, без задержек и подвисаний, время отклика оставалось комфортным для работы с документами.
Шаг 4. Переход в промышленную эксплуатацию
После удачного тестирования сотрудники перешли на работу в облаке. Отдельно отметили, что удаленным пользователям стало удобнее работать: доступ к базе осуществляется напрямую через облако, без необходимости подключаться к офисному серверу.
Этап 4. Работа в облаке и контроль затрат
В повседневной работе облачная модель показала себя более предсказуемой как по качеству работы, так и по расходам.
В обычные дни система обслуживает 12–15 пользователей без каких-либо проблем с производительностью. В периоды пиковых нагрузок количество сеансов увеличивается до 25–26, при этом пользователи не ощущают снижения скорости работы.
Отдельное преимущество для компании дало использование подневного учета работы пользователей. Руководитель теперь видит, сколько людей и в какие дни реально работали в системе, и понимает, как формируются расходы:
- в обычные периоды оплата соответствует числу активных пользователей;
- в пиковые дни стоимость возрастает пропорционально росту числа сеансов, но только на эти конкретные даты;
- после завершения пика расходы автоматически снижаются вместе с уменьшением нагрузки.
Что получила компания
- Снижение переплаты за лицензии и мощности.
Ранее лицензии и серверные мощности закладывались исходя из максимальной нагрузки — 25–26 пользователей, и оплачивать приходилось этот максимум круглый год. После перехода в облако расходы стали зависеть от реального числа активных пользователей. В результате доля переплаты за неиспользуемые ресурсы существенно сократилась, а общая сумма затрат на лицензии и инфраструктуру за год уменьшилась. - Стабильная работа при пиках нагрузки.
Система выдерживает рост числа пользователей до 25–26 сеансов без падения производительности. Во время пиковых периодов пользователи не сталкиваются с зависаниями и долгой обработкой документов, что особенно важно для торговой компании в сезон высокого спроса. - Более высокий уровень надежности.
Риски, связанные с отказом локального оборудования, ушли на сторону облачного провайдера. Резервное копирование и защита данных встроены в сервис, и компании больше не нужно самостоятельно следить за сохранностью базы. - Упрощенное управление доступом.
Руководитель и ответственные сотрудники получили возможность самостоятельно управлять доступом к базам: подключать и отключать пользователей, в том числе аутсорсинговую бухгалтерию. При смене подрядчика по бухгалтерскому учету достаточно отозвать доступ и выдать его новой компании. - Сохранение привычных процессов.
За счет того, что Альтап позволяет работать с конфигурацией 1С:Управление торговлей без ее изменения, компании не пришлось перестраивать учет, переписывать регламенты или переучивать персонал. Переход в облако не стал стрессом для пользователей.
Практические рекомендации для компаний в похожей ситуации
Если вы используете специализированные конфигурации 1С и рассматриваете переход в облако, имеет смысл обратить внимание на три ключевых момента:
- поддерживает ли облачный сервис именно вашу конфигурацию без урезаний;
- можно ли оплачивать ресурсы исходя из фактического использования, а не только максимального значения;
- есть ли у вас возможность самостоятельно управлять доступом и быстро менять аутсорсеров при необходимости.
Такой подход помогает избежать переплат и сохранить устойчивость бизнес-процессов при смене технической платформы.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты