Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив.

В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету договоров. Приведенный анализ основан на опыте внедрений программы договорного учета, которую развивает наша команда «РП-Интеграция».

Рекомендуем Вам провести анализ того, что понимается под «договорным учетом» в Вашей компании и понять, встречаются ли походы, описанные ниже. Договорная работа — это зона ответственности каждого: от руководителей, игнорирующих регламенты, до рядовых сотрудников, путающих устные договоренности с документальными.

Восемь ошибочных подходов к договорному учету

1.  Отсутствие «процессного» подхода к договорной работе.

Договорной учет требует постоянной координации между работниками, вовлеченными в данный процесс. Эта работа включает в себя последовательность рутинных действий, которые рекомендуется выделить в отдельную группу бизнес-процессов, в результате чего достигается ряд преимуществ, таких как:

• распределение ролей и связей между ними;
• выявление «слабых» мест, устранив которые можно сэкономить время и увеличить безопасность (например, в случае с правильным выделением бизнес-процесса при организации доступа к персональным данным или организацией безопасного архива договоров и документов);
• обеспечение быстрой преемственности, так как новые сотрудники быстрее перенимают задачи и рабочие данные от прежних сотрудников.

2. Отсутствие метрик(показателей) для анализа эффективности договорного учета.

Для того чтобы улучшить какие-либо показатели, их необходимо измерять и сравнивать предварительные значения с достигнутыми после определенных действий. Это относится и к процессам договорного учета. Например, можно ввести метрики для анализа затраченного времени формирования шаблона договора. На подготовку шаблона договора «вручную» уходит существенно больше времени, чем формирование заполненного документа из специальной программы для работы с договорами.

Второй пример, анализ затраченного времени на отчет по исполнению договоров за определенный период времени. При ручной работе придется потратить существенное время на анализ сведений из разных файлов Excel и «сбор» их в одном файле. При построении отчетов в договорной программе уйдет несколько секунд, чтобы только указать условия для построения отчета.

3. Игнорирование вопросов «безопасности персональных данных».

Необходимо помнить, что «персональные данные» — это не только личные сведения сотрудников организации, это также ФИО и контакты другой стороны договора, которые передаются при согласовании или указываются в доверенностях и нотариальных документах. Если эти сведения продолжают храниться в открытом виде в файлах Word или Excel, почте или мессенджерах, то это явное нарушение безопасности персональных данных, которое влечет риски нарушения законодательства и последующие штрафы.

«Безопасный» договорной учет требует создания «защищенного» хранилища данных. Это можно организовать только через отдельное программное обеспечение с закрытой базой данных и доступом к ней сотрудников через логин и пароль. 

4. Ограниченное видение задач договорного учета.

Работа с договорами — это не только подписание и график оплат, это большая предварительная работа по поиску контрагента-партнера, обработки заявок, согласование договора и спецификаций, а также календарный план исполнения и т.п. 

5.  Отсутствие единого архива файлов договорного учета.

Это могут быть проекты договоров в Word, реестры в Excel, сканы подписанных договоров, дополнительных соглашений и первичных документов. Например, каждый работник хранит файлы на своих компьютерах и применяет собственные форматы реестров в Excel, не совпадающим с форматами коллег.  Таким же образом могут храниться разные шаблоны договоров на разных компьютерах.

При отсутствии общего хранилища рабочих файлов уменьшается безопасность хранения данных и увеличивается время поиска нужной информации.

6.  Отсутствие стандартизации шаблонов реестров договоров и прочих отчетов.

Например, руководителям интересны консолидированные общие отчеты с ключевыми показателями. А сотрудникам-исполнителям могут понадобиться более детальные отчеты. Для удобства рекомендуется выработать набор шаблонов под разные цели, чем каждый раз «изобретать» новый формат перед формированием отчетов. 

7.  Отсутствие системного подхода к проведению собраний по вопросам договорной работы.

Хаотичный подход к проведению планерок не самый эффективный метод для контроля и координации сотрудников-исполнителей по договорам или для решения проблем, которые уже произошли. Встречи должны быть регулярными с предварительным планированием времени проведения и обсуждаемых вопросов.

8.  Исполнение обязательств вне юридически закрепленных договоренностей.

Конечно, всегда будут ситуации, когда одна из сторон договора может попросить контрагента выполнить определенные работы вне условий договора, например начать работы до авансового платежа. В таком случае, проявляя инициативу и идя на встречу партнеру, не стоит забывать о возможных последствиях таких шагов. 

Практика показывает, что устные договоренности лежат в основе многих финансовых конфликтов, претензий и судебных исков. По возможности, фиксируйте договоренности на юридической основе, даже если это устные просьбы руководителя контрагента. Например, при изменении условий подписывайте дополнительные соглашения. 

Надеюсь, данный обзор поможет задуматься над договорным учетом Вашей организации и выявить места, которые требуют оптимизации. Ключевой рекомендацией для любой компании является применение специальной программы, которая минимизирует последствия возможных ошибок.