Как выбрать решение для роботизации: советы от экспертов

Сегодня, когда большинство компаний столкнулось с влиянием санкций, для оптимизации деятельности бизнесу как никогда требуется пересмотр текущих процессов. Для решения этой задачи есть множество способов, но важно выбрать тот, который подходит конкретной компании. В этой статье расскажем о технологии роботизации бизнес-процессов (RPA): кому подходит, а кому не нужна, какие задачи она упрощает и что нужно учесть при выборе решения. 

Как показывает практика, роботизация помогает, когда обычные средства автоматизации либо уже бессильны, либо дальнейшая автоматизация слишком дорога в реализации. Есть ряд признаков, по которым можно сделать вывод о том, что ваша компания нуждается в роботизации:

• Часть сотрудников тратит много времени на выполнение однотипных, рутинных и повторяющихся задач и вам необходимо высвободить их время для более интеллектуального труда.
• Человеческий фактор становится причиной большого количества ошибок при работе с данными.
• Вам требуется сократить затраты в целях оптимизации управления финансами.
• Вы хотите масштабировать бизнес с минимальными затратами. При увеличении объема услуг, как правило, требуется нанимать и обучать дополнительный персонал. Это долгий и затратный процесс. Роботизация, в свою очередь, позволит минимизировать потребность в новых сотрудниках для решения определенных задач.

Что такое роботизация и какие задачи можно ей поручить

Простыми словами RPA — автоматизация бизнес-процессов, основанная на программных роботах. Роботы (цифровые сотрудники) имитируют работу пользователя в информационных системах и приложениях, работают с теми же сайтами и программами (1С, MS Word, MS Excel и т.п.), что и человек. При этом программный робот не требует изменений в текущей IT-системе организации.

Наша практика показывает, что в среднем полный цикл роботизации одного процесса занимает около двух месяцев. Это опровергает опасения по поводу сложности и трудоемкости технологии. При этом робот:

• может работать 24/7 и может заменить несколько человек, а значит сократить затраты на оплату труда и вместе с этим увеличить KPI подразделения;
• не ошибается, ничего не забывает, все делает вовремя и не устает.

Средний срок окупаемости решения с помощью RPA-технологии составляет от 6 до 12 месяцев. Но чтобы добиться максимально быстрой окупаемости, необходимо внимательно подойти к подбору процесса для роботизации. Чем грамотнее подобран процесс, тем большее количество  человеко-часов высвободит робот, соответственно, экономия будет выше, а окупаемость — быстрее.

Анализ существующих бизнес-процессов позволяет выявить те из них, где роботизация принесет максимальную пользу. Среди различных отраслей, в которых уже сегодня российские компании применяют RPA, лидирует бухгалтерия и финансы. Процессы заполнения форм и ввода данных идеально подходят под роботизацию, позволяя уменьшить количество времени на операции и количество ошибок. Также под роботизацию хорошо подходят процессы логистики, клиентского сервиса и работы с кадрами. Подробнее о задачах рассказывали тут. 

Если обобщить, то роботы отлично справятся с такими задачами, как:

• Заполнение документов, автоматизация однообразных задач по вводу и переносу данных
• Формирование отчетов, ускорение процессов сверки данных и финансовых расчетов за счет цифровой автоматизации и т.п.

Идеальный процесс для роботизации:

• повторяющийся, хотя это и не обязательное условие. 

К примеру, недавно мы начали реализовать RPA-проекты по переходу компаний в новые мессенджеры с сохранением данных. Этот процесс является разовым, но тем не менее успешно роботизируется, экономя время и деньги. В итоге он обошелся заказчику дешевле классической автоматизации. 

• отлаженный и стабильный, который в ближайшее время не должен быть подвергнут изменениям;
• последовательный;
• трудоемкий (сотрудник затрачивает на него в идеале более 10% рабочего времени);
• в ходе выполнения процесса необходимо взаимодействовать сразу с несколькими программами, переключаться между вкладками и прочее. Именно такие процессы отнимают больше всего времени, а значит их нужно оптимизировать в первую очередь.

Избавляя специалистов от монотонной работы, робот позволяет повысить их производительность и удовлетворенность от решения более интеллектуальных задач. К косвенным эффектам можно отнести экономию на простоях, лицензиях на ПО, повышение удовлетворенности клиентов и прочее. 

Что препятствует внедрению RPA

Количество российских компаний, которые внедряют RPA в свои процессы, растет с  каждым годом. Тем не менее, мы до сих пор сталкиваемся с целым списком страхов перед данной технологией. Приведем самые популярные:

• Робот допустит ошибку

Робот не может ошибаться, он может не выполнить задачу по независящим от него причинам: нет подключения к Интернету, ему передали неверные данные, изменилась структура получаемых данных и т.п. Во всех перечисленных случаях робот настраивается так, чтобы он сообщал администратору о проблемах.

• Придется привносить существенные изменения в информационные системы, связанные с внедрением новой технологии

Практика показывает, что RPA — удобное решение в части интеграции в текущие системы предприятия. Лишь небольшой процент такой автоматизации требует изменений в текущих информационных системах и они, как правило, несущественны.

• А что, если робот допустит утечку данных? 

Конфигурация портов и сетевые протоколы RPA-платформ могут быть настроены для поддержки общих требований брандмауэра. Для взаимодействия с веб-сервером используется https-протокол, опционально можно и http. Большинство RPA-платформ поддерживают  защищенную связь с использованием протокола TLS 1.2.

• Страх перед потерей рабочих мест.

Цель RPA — автоматизировать рутинные и монотонные задачи, освобождая сотрудников для более важных сложных и творческих задач, тем самым, повысить комфорт и мотивацию специалистов, снизить текучку кадров.

Кому не стоит внедрять RPA

RPA, как и абсолютно любой другой инструмент, имеет свои недостатки, которые ограничивают его применение. О нецелесообразности использования роботизации стоит задуматься:

• Малому бизнесу с небольшими внутренними процессами. В данном случае роботизация из-за недостаточного объема рутинных операций, скорее всего, не окупится.
• Компаниям с часто меняющимися процессами. Цифровой сотрудник действует по заданному алгоритму, смена которого неминуемо потребует корректировки кода программного робота, а значит постоянных затрат на разработку.
• Организациям, чьи сотрудники пока не обладают достаточным уровнем развития цифровых навыков. Использование программного робота требует от специалистов определенных технических навыков, а также готовности к изменениям. Если эти условия не соблюдены, на этапе внедрения роботизации в эксплуатацию возможно возникновение серьезных трудностей и конфликтов.
• Компаниям с невысоким уровнем цифровизации. Организации, в которых используется, в основном, бумажный документооборот могут испытывать трудности с внедрением RPA, поскольку программный робот может работать только с документами на электронных носителях.
• При наличии небольшого бюджета. Стоимость разработки и внедрения RPA, а также затраты на оборудование и обучение персонала могут сделать программных роботов недоступным решением для компаний с небольшим финансовым оборотом.

Таким компаниям роботизация, скорее всего, не нужна. Но в каждом конкретном случае целесообразно провести анализ процессов в индивидуальном порядке. Рассчитать окупаемость можете с помощью калькулятора.

Лайфхаки от SimbirSoft: как провести роботизацию в компании максимально эффективно

В ходе практической реализации кейсов мы выявили ряд проблем, которые часто встречаются при роботизации процессов. Но именно эти трудности позволили подготовить наработки в области RPA, которыми мы с вами готовы поделиться.

Во-первых, часто повторяющийся процесс ≠ идеальный процесс для роботизации. Если сотрудник выполняет операцию большое количество раз в день — это не делает ее подходящей под RPA. Прежде всего, нужно проанализировать время, которое сотрудник в месяц тратит на данную операцию, и число таких сотрудников. Лишь достаточное количество высвобожденных человеко-часов может гарантировать окупаемость проекта. Это правило работает и в обратную сторону. Процесс может быть редким, но если он при этом высвобождает большое количество времени в месяц, стоит рассмотреть возможность его роботизации.

Во-вторых, новичкам непросто определиться с выбором  RPA-платформы. На этом рынке сейчас множество крупных игроков. Настоятельно рекомендуем не делать упор на популярность, а сосредоточиться на удобстве использования и оптимальной стоимости. 

В-третьих, определиться с подходом по написанию программного робота. Сейчас в RPA их два: 

• погрузить рядового сотрудника в разработку, когда компания обучает конкретного специалиста, например, бухгалтера, написанию роботов, чтобы он, зная процесс изнутри, в дальнейшем мог его роботизировать. 
• погрузить разработчика (стороннего или внутреннего) в процессы компании, после чего он будет заниматься написанием программного робота. 

Мы настоятельно рекомендуем выбирать второй подход. Поскольку мы сталкивались с ситуациями, когда  кейсы требовали продумывания комплексных алгоритмических решений, и даже опытные разработчики испытывали трудности в написании сложных сценариев для робота. 

В-четвертых, важна тщательная проработка технического задания для роботизации. Несоблюдение этого пункта ведет к постоянным корректировкам сценария, что затягивает процесс разработки и внедрения робота. Эта проблема распространена в сфере RPA, поскольку составлением ТЗ, как правило, занимаются люди, которые раньше этого не делали. 

В-пятых, возможности RPA-платформ не безграничны. Как показывает практика, не все процессы возможно автоматизировать. Чтобы не потратить бюджет зря, важно до начала разработки предварительно изучить все затрагиваемые информационные системы на предмет потенциальной возможности автоматизации с помощью инструментов RPA.

Вместо вывода

В завершение еще раз подчеркну, RPA — не просто модный тренд, но реальный, действующий и отлично зарекомендовавший себя инструмент автоматизации бизнес-процессов в различных отраслях. Активное развитие и внедрение искусственного интеллекта открывает перед  компаниями, использующими RPA, целый ряд новых возможностей. Ключевые из них — интеллектуальная обработка запросов и автоматизация процесса принятия решения. 

Взгляд на RPA не как на угрозу, а как на отличную возможность для снижения затрат,  времени выполнения операций и улучшения качества процессов позволит преодолеть барьеры, отделяющие компанию от инновационного развития.

Несомненно, при рассмотрении технологии RPA как инструмента для своей компании значительным плюсом является соотношение цены и качества решения. Так было в нашем случае. Подробнее об этом рассказывали в кейсе. Такой подход делает программных роботов привлекательным для компаний разного уровня.