Какие тренды развития систем проектного управления актуальны в 2024 году

С чем работает бизнес, чтобы оставаться технологически гибким и адаптивным? Что движет ИТ-рынком кроме импортозамещения и искусственного интеллекта?

О тенденциях развития систем проектного управления рассказывает Денис Мочалов, директор продукта ELMA365 Проекты.

Рост значимости систем проектного менеджмента

Несмотря на реактивность тренда удаленной работы этот формат занятости остается в чистом или гибридном виде в некоторых компаниях, которые не готовы отказываться от преимуществ взаимодействия с удаленными сотрудниками. Такой подход логичен — работа с удаленным сотрудником удобна в первую очередь тем, что узкопрофильных специалистов можно «зацепить» из другого города и даже из другой страны, не тратясь на обеспечение рабочего места в офисе.  

В результате системы проектного управления становятся не просто инструментами постановки и контроля задач подчиненных в рамках офиса. Такой формат стал жизненно необходимым, чтобы организовать совместную работу территориально распределенной команды. Эти решения могут взять на себя не только роль вспомогательной системы — то есть, когда основная коммуникация происходит в мессенджере или видеоконференциях. Мы говорим о том, что сервис проектного управления может практически полностью перетягивать на себя функцию передачи информации и совместной работы с задачами и документами. При этом личное общение используется только для синхронизации, а также разрешения сложных задач, требующих одновременного вовлечения нескольких сотрудников, и поддержания других процессов работы проектной команды.

Общение команды в контексте задач и проектной документации

В современных реалиях наращивания скоростей коммуникаций и принятия решений важно не только дать инструмент коммуникации для команды, с чем справляются корпоративные мессенджеры, а предоставить возможность объектно-ориентированного общения в привязке к задачам и документам.

Мы уже привыкли к преимуществу использования подобного подхода в системах документооборота и управления контентом. Стоит в качестве тренда проектного управления ожидать повышение роли инструментов контекстной коммуникации и в системах проектного управления.

Комплексные цифровые решения позволяют не только ставить задачи, обмениваться файлами и отслеживать прогресс, но и организовывать совместную работу по задачам и проектной документации. Также они предлагают чаты в рамках задач или тикетов, дают возможность быстро привлекать к обсуждению участников проекта и получать оперативную информацию «по месту».

Простота оказывается более удобной просто сама собой: ведь комфортнее зайти в задачу календарного плана и «вызвать» сотрудника на «карточку» задачи, чем передавать контекст в электронном письме или во время звонка, а потом объяснять, куда нужно зайти и какую информацию предварительно посмотреть. Таким образом, удобная организация рабочего пространства и высокая скорость коммуникаций — одна из важных тенденций проектного управления в 2024 году.

ИИ

За предыдущий год генеративный искусственный интеллект сделал большой качественный скачок и отметился широким использованием в различных сферах. Не исключением стало и проектное управление. ИИ в проектах может использоваться для прогнозирования и оптимизации календарных планов, предсказания возможных рисков и проблем в проектах, и в целом — для принятия решений на основе больших данных. Также возможно использование ИИ-инструментов в части сокращения времени на создание и описание задач. Ожидаем появление ИИ на борту информационных систем проектного управления.

Несмотря на высокую востребованность и информационный шум вокруг этих инструментов нельзя не упомянуть дополнительные уязвимости, которые несет в себе их использование. В основном они связаны с нарушением конфиденциальности данных и искажений, которым подвержен искусственный интеллект.

ИИ может выполнять вспомогательную  роль предупреждения и рекомендации, генерации описаний простых заданий. Но ИИ не станет системой, которой можно доверить критическую информацию или цепь автономного мониторинга в проектном управлении. Цена ошибки в некоторых сферах  высока, решающая роль здесь еще долго будет оставаться за человеком.

Негативным трендом использования ИИ в проектах станет его применение в маркетинговых целях. В 2024 году появятся вендоры, которые будут сообщать о наличии искусственного интеллекта в различных частях своей системы. Здесь все еще важно скептически отнестись к подобным функциям — с высокой долей вероятности они несут в себе неоправданные риски или не являются ИИ-инструментами по своей сути.

Если все-таки есть стремление опередить конкурентов и использовать новейшие инструменты в своей практике, стоит посмотреть в сторону ИИ-сервисов отдельно от систем проектного управления. Параллельно рекомендуем накопить опыт и насмотренность. И потом уже с более зрелыми требованиями подойти к запросам использования искусственного интеллекта на борту ИСУП.

Управление изменениями

Для отечественного бизнеса доля рисков в деятельности возрастает из-за постоянного перестраивания логистических и коммуникационных цепочек, ограничений доступности или изменения функциональных возможностей цифровых продуктов из-за временной или перманентной недоступности поставщиков и их политики на «токсичных» для западных игроков рынках. Поэтому все более значимыми становятся жизненная необходимость работы с рисками проекта и управление изменениями.

Сейчас недостаточно провести идентификацию рисков, проработать варианты реагирования на их реализацию и настроить мониторинг. Важно пойти дальше — включить расчеты в экономическую модель проекта, управление изменениями в процессы: разработки продукта, взаимодействия с заказчиками, управления стоимостью и сроками проекта.

Приведем такой пример. При строительстве электростанции (а это строительство продолжается несколько лет) с рынка может уйти поставщик того или иного оборудования. Нужно учесть, какое влияние окажет замена узла на аналогичный и как изменятся стоимость и сроки поставки от нового поставщика. Важно также понимать, сохранятся ли требуемые характеристики готового объекта, поскольку могут  пострадать выходная расчетная мощность, надежность и стоимость обслуживания. 

Разумеется, в проектах такого порядка очень важен расчет окупаемости. Если интегрировать математическую модель расчета и прогнозирования в систему проектного управления, то можно принимать решения на основе данных и аргументированно выстраивать стратегию общения с инвесторами. 

Применение гибких методологий за пределами IT

В 2024 году мы встретим все большее применение гибкого управления проектами в сфере маркетинга, дизайна, организации мероприятий, разработки образовательных продуктов и организации различных производств — промышленного, автомобильного, связанного с продуктами питания либо фармацевтикой.

Несмотря на то, что гибкие методологии были разработаны для IT-сферы, чтобы уменьшить время разработки продуктов и оптимизировать коммуникации проектных команд и управление релизным циклом продуктов, мы видим, что такие инструменты как канбан, Lean Production, итеративное и инкрементальное развитие продуктов позволяют проверять больше гипотез при меньших затратах и сокращать время вывода продуктов на рынок. Как итог — рост популярности использования подходов и специализированного программного обеспечения для организации работы.

Гибридные методологии управления проектами

Несмотря на популяризацию гибких методологий управления проектами невозможно во многих сферах отойти от классического календарного управления и исполнения проекта «по водопаду».

Новым направлением в проектной работе является совмещение календарного планирования и гибких методов управления проектами. Например, дорожная карта проекта или группы проектов могут быть представлены в виде диаграммы Ганта и рассматриваться как классический waterfall. Но внутри каждой из верхнеуровневых задач допускается работа по agile или другой гибкий подход или инструмент.

Если это взаимодействие на различных уровнях проектной деятельности организовано в рамках единой системы или цифровой платформы, то обмен данными о прогрессе выполнения тех или иных этапов будет проходить в автоматическом режиме. С помощью служебных бизнес-процессов и процедур мы можем выстроить контроль и мониторинг исполнения проектных задач и отдельных пунктов календарных планов.

Таким образом, при правильном подходе к автоматизации проектной деятельности можно объединять преимущества нескольких, казалось бы, противоположных методологий проектного управления.

Руководители верхнего звена получают информацию в виде исполняемых дорожных карт. Руководители проектных команд и более мелких подразделений эффективно производят результат с помощью современных подходов к организации производства и разработки.

Удовлетворенность заказчика, длительные деловые отношения и лояльность

Помимо бережливого производства, оптимизации расходов на ведение проектной деятельности, технологий привлечения новых клиентов и экспансивных подходов к работе с рынком продолжается уже давно намеченный тренд на формирование длительных деловых отношений с текущими клиентами.

Внедрение этапов постмониторинга результатов и циклов сбора и обработки обратной связи в проект могут дать положительный эффект в росте LTV (Lifetime Value) клиента и возможности рекомендации или референса для вашей компании. Также сбор данных об удовлетворенности клиентов помогают для переработки проектных практик и сбора новой информации для проектов разработки продуктов.

Практики и инструменты работы клиентского сервиса будут интегрированы в проектную деятельность, в том числе, с помощью информационных систем проектного управления и других цифровых инструментов, поддерживающих проектную деятельность.