Ошибки в УПД при работе с маркировкой: избежать нельзя повторять

Универсальный передаточный документ, он же УПД, в контексте маркировки товаров в России является важным инструментом фиксации перемещения товаров между контрагентами и обеспечения прослеживаемости на всех этапах цепочки поставок. Поэтому корректность его заполнения крайне важна для всех участников оборота во избежание серьезных финансовых издержек. В этой статье разберем самые частые ошибки при работе с УПД, причины их возникновения, последствия и профилактические меры.

1. Несоответствие кодов маркировки в УПД и фактических данных

Ошибка может заключаться в том, что в документ вносятся коды, которые:

• еще не были выпущены в оборот производителем/импортером;
• уже выведены из оборота (списаны, возвращены);
• принадлежат другому товару.

Последствия: товар блокируется в системе, сделка не признается. А далее могут последовать и штрафные санкции (до 300 000 ₽ для юрлиц).

Решение: проверять статус кодов через «Честный знак» перед формированием УПД.

2. Отсутствие обязательных реквизитов в УПД

Исходя из практики, чаще всего пропускают следующую информацию:

• Код маркировки DataMatrix.
• Статус операции («продажа», «возврат»).

Решение: использовать автоматизированные системы формирования УПД с обязательной проверкой полей.

3. Неверный статус операции

В данной ошибке чаще всего доминирует человеческий фактор. Типичные сценарии:

• «Возврат» оформляется как «продажа».
• Перемещение между складами без смены статуса владельца.

Последствия могут отображаться в налоговых рисках, так как ФНС вправе оспорить вычеты по НДС.

4. Дублирование кодов в разных документах

Ошибка заключается в том, что один и тот же код маркировки указывается в УПД для двух разных операций. Причиной такого недочета чаще всего также является человеческий фактор или сбои в синхронизации данных.

Решение: внедрить систему контроля уникальности кодов в рамках одной транзакции.

Как избежать ошибок: практические рекомендации

Большинство перечисленных ошибок можно избежать путем внедрения простых, но эффективных мер:

• Интеграция с ГИС МТ. Подключите ERP-систему к «Честному знаку» для автоматической проверки кодов.
• Автоматизация документооборота. Используйте сервисы формирования УПД с валидацией данных.
• Аудит перед отправкой. Рекомендуем внедрить двухэтапную проверку: программный контроль полей и выборочная ручная верификация.
• Обучение сотрудников. Проведите тренинг по работе с маркировкой для сотрудников, работающих с УПД (бухгалтерия, логисты и др.).

Ошибки в УПД — это не просто технические недочеты, а прямые финансовые потери для бизнеса. Именно они приводят к прямым денежным издержкам и остановкам операций. Единственный способ минимизировать такие риски — автоматизация и постоянный контроль данных.